10 Συμβουλές για Εθιμοτυπία Επιχειρηματικών Email

Το επιχειρησιακό email έχει αντικαταστήσει αντίγραφο αλληλογραφίας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι αυτή η ταχύτερη προσέγγιση στην επικοινωνία θα πρέπει να είναι λιγότερο επαγγελματική από την παραδοσιακή αντίστοιχη. Η εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχει περισσότερες απαιτήσεις από το ταχυδρομείο σαλιγκαριών, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για τη χρήση χαρακτηριστικών email όπως Forward, CC και BCC.

Χρησιμοποιήστε μια ενημερωτική γραμμή θέματος

Επιλέγοντας τη σωστή γραμμή θέματος όχι μόνο εφιστά την προσοχή στο email σας, αλλά και ένας έξυπνος τρόπος για να δώσετε προσοχή στο υποκείμενο θέμα και να αποφύγετε σύγχυση. Εάν γράφετε για να προγραμματίσετε μια κλήση συνδιάσκεψης, η "Κλήση Con" δεν είναι μια καλή γραμμή θέματος. "Τηλεφωνική συνδιάσκεψη με την αποθήκη του Joe" δίνει στους παραλήπτες περισσότερες πληροφορίες και διευκολύνει την αναζήτηση στα αρχεία εισερχομένων και αρχείων αναφοράς όταν χρειάζεται να ανακτήσετε κάτι στο μέλλον.

Να είστε διακριτικοί στη γραμμή "Αποστολή προς γραμμή"

Όποιος έχει συμμετάσχει ποτέ σε μια ατελείωτη αλυσίδα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαντά σε όλους, συνειδητοποιεί ότι δεν χρειάζεται να αντιγραφεί όλοι σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλη την ώρα. Όταν αποφασίζετε ποιος πρέπει να λάβει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, ρωτήστε τον εαυτό σας αν αυτό το άτομο πρέπει πραγματικά να είναι στο βρόχο. Εάν προγραμματίζετε μια συνάντηση με τον Διευθύνοντα Σύμβουλό σας, αντιγράψτε με οποιονδήποτε τρόπο τον βοηθό σας και τον βοηθό του προϊσταμένου σας για να συμβάλλετε στο συντονισμό της διαδικασίας, αλλά δεν χρειάζεται να βγείτε σε άλλους εκτός αν έχουν ένα δεσμευμένο μερίδιο στη σύσκεψη ή το αποτέλεσμά της.

Ξέρτε ποιον να CC

Φυσικά, υπάρχουν στιγμές που είναι σκόπιμο να CC ή να αντιγράψετε πολλά άλλα μέρη. Αυτό περιλαμβάνει όταν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι:

  • Βρείτε χρόνους για μια συνάντηση ομάδας

  • Ζητώντας εισροή για μια ιδέα ή ένα σχέδιο

  • Κρατώντας κάποιον σαν διευθυντή έργου στο βρόχο συνομιλίας

Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το χαρακτηριστικό γνώρισμα CC του επιχειρησιακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αποδείξουν σε άλλους ότι λαμβάνουν μέτρα. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνήσετε με έναν πιθανό πελάτη, ίσως το CC το αφεντικό σας να υποδείξει ότι η αλληλεπίδραση διεξάγεται καλά ως ευγένεια ή FYI.

Χρησιμοποιήστε την Τυφλή αντιγραφή κυρίως για την προστασία προσωπικών δεδομένων του παραλήπτη

Η τυφλή αντιγραφή είναι περισσότερο θέμα κοινής λογικής από μια εθιμοτυπική υπόθεση, αλλά υπάρχει ένας χρόνος και χώρος για τη χρήση της, ιδιαίτερα ως χαρακτηριστικό προστασίας της ιδιωτικής ζωής. Για παράδειγμα, αν στέλνετε ένα μεγάλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας, πείτε σε μια συγκεκριμένη ομάδα πελατών, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία BCC, σας επιτρέπει να διατηρήσετε τη λίστα παραληπτών ιδιωτική. Μην καταχραστείτε το χαρακτηριστικό, ωστόσο, βυθίζοντας σε ακατάλληλα μέρη μια συνομιλία που φαίνεται να είναι ιδιωτική.

Να είστε προσεκτικοί με τις Forward

Η δυνατότητα προώθησης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια βολική αλλά δυνητικά επικίνδυνη μέθοδος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης, εάν χρησιμοποιηθεί ακατάλληλα. Κατά τη διαβίβαση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαβάστε προσεκτικά τα περιεχόμενα ολόκληρου του μηνύματος, ιδιαίτερα αν πρόκειται για αλυσίδα, πριν χτυπήσετε Αποστολή. Στα ομαδικά μηνύματα, μερικές φορές ένας παραλήπτης προστίθεται ή αφαιρείται, ειδικά εάν υπάρχει συνεχής συνομιλία ευαίσθητης φύσης. Δεν θέλετε να προωθήσετε ακούσια κάτι που εμφανίζει μια συζήτηση ή υλικό που δεν προορίζεται για τα μάτια τους.

Μην χρησιμοποιείτε συστηματικά την απάντηση σε όλους

Όπως οι ατελείωτες CC και Forward, η λειτουργία Απάντηση σε όλους μπορεί να είναι χρήσιμη ή ενοχλητική. Εξετάστε αν θέλετε πραγματικά να απαντήσετε σε όλους σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας ή αν μπορεί να πεταχτούν από την αλυσίδα τα μη εμπλεκόμενα μέρη. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν πρόκειται για λίστες ομάδας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Συνημμένα αναφοράς στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο

Το Email σας διευκολύνει να μοιράζεστε γρήγορα έγγραφα, παρουσιάσεις, διαφάνειες και φωτογραφίες. Ωστόσο, όταν πρόκειται να προωθήσετε ένα συνημμένο, τα περισσότερα συστήματα ρίχνουν συνημμένα μετά από ένα ή δύο γύρους για να εξοικονομήσουν χώρο στο διακομιστή. Εάν στέλνετε σε κάποιον ένα συνημμένο, αναφέρετε το στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο και ελέγξτε ότι είναι συνημμένο πριν το στείλετε.

Διακοπή λέγοντας 'Ναι'

Και σταματήστε να λέτε "όχι" επίσης. Το επιχειρησιακό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένας γρήγορος τρόπος να ρωτήσετε τους συναδέλφους γρήγορες ερωτήσεις και ενώ μπορεί να είναι εύκολο να απαντήσετε με ένα γρήγορο ναι ή όχι, βεβαιωθείτε ότι η απάντησή σας είναι σαφής και δεν απαιτεί διευκρινίσεις. Εάν κάποιος ρωτήσει δύο ερωτήσεις σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαντήστε με δύο απαντήσεις και κάνετε το μήνυμά σας ακριβές.

Παρατηρήστε τις βασικές δεξιότητες

Ο επαγγελματικός χαρακτήρας εξακολουθεί να απαιτείται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επιχειρήσεων, ειδικά όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ανώτερους ή πελάτες και όταν χειρίζεστε ζητήματα εξυπηρέτησης πελατών. Συγκεκριμένα, το πρώτο σκέλος μιας αλυσίδας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να ξεκινά με ένα χαιρετισμό όπως "Hello" ή "Dear." Χρησιμοποιήστε ένα μπλοκ υπογραφής στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνει τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας επίσης.

Μην καταχραστείτε τη λειτουργία υψηλής προτεραιότητας

Μην είστε το αγόρι που φώναξε τον λύκο, σηματοδοτώντας τα πάντα "Επείγοντα". Είναι ενοχλητικό και οι συνάδελφοί σας και οι πελάτες σας θα μεγαλώσουν για να το θυμούνται. Μια αλλαγή στην ημερήσια διάταξη μιας συνάντησης με τον αρχηγό που αρχίζει σε πέντε λεπτά είναι επείγουσα. Τα ελεύθερα ντόνατς στην απογευματινή αίθουσα την επόμενη Παρασκευή δεν είναι.

Όταν πρόκειται για επιχειρηματική αλληλογραφία, είναι πάντα καλύτερο να σφάλεσαι από την πλευρά του επαγγελματισμού και των παραδοσιακών πρωτοκόλλων αλληλογραφίας απ 'ό, τι πρόκειται να συναντήσετε ως flip ή αλαζονικό.

Συνιστάται

Οι επιπτώσεις των στολών στην επιχείρηση
2019
Πώς να προσθέσετε φόρο προμηθευτή σε QuickBooks
2019
Δραστηριότητες και παιχνίδια για δεξιότητες ομαδικής εργασίας
2019