10 τρόποι για τη βελτίωση της γραφής στο χώρο εργασίας

Οι δεξιότητες γραφής μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί. Όσο καλύτερα επικοινωνείτε σε χαρτί, μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σε δημοσιευμένα κομμάτια όπως ενημερωτικά δελτία και άρθρα, τόσο περισσότεροι άνθρωποι καταλαβαίνουν το όραμά σας και την πρόοδο που κάνετε για να φέρει αυτό το όραμα στη ζωή.

Χρησιμοποιήστε λέξεις που αναφέρονται στα άτομα

Βάλτε τους ανθρώπους στο γράψιμό σας όποτε είναι δυνατόν. Πληκτρολογήστε "διαχειριστές" αντί για "διαχείριση." Χρησιμοποιήστε λέξεις όπως "εσείς, αυτοί, ο κ. Roberts" ή "υπάλληλοι" αντί για αφαιρέσεις όπως "το εργατικό δυναμικό", " "Ή" ενδιαφερόμενα μέρη "Προσπαθήστε να συμπεριλάβετε αναφορές σε συγκεκριμένους ανθρώπους για να εξανθρώψετε το γράψιμό σας.

Κόψτε το γαρύφαλλο

Ο κλάδος σας μπορεί να απαιτήσει πολλές φράσεις ή λέξεις κλειδιά, αλλά όπου είναι δυνατόν, να αποκοπεί η φράση υπέρ της απλής ομιλίας. Για παράδειγμα, μια φράση όπως "συντονισμένες μεθοδολογίες" θα μπορούσε απλώς να αναδιατυπωθεί "συνεργαζόμενη". Ο Jargon τείνει να απομακρύνει το γράψιμό σας από τον αναγνώστη, ώστε να βρει απλούστερους τρόπους να πει το ίδιο πράγμα που λέει η ορολογία. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε την ορολογία, εξηγήστε το με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Οφέλη έναντι λειτουργιών

Εστιάστε το γράψιμό σας στα οφέλη για τον αναγνώστη αντί για λεπτομέρειες σχετικά με τη θέση, το προϊόν ή το θέμα σας. Εξηγήστε σαφώς γιατί ο αναγνώστης σας θα επωφεληθεί από αυτό που γράφετε και θα ακολουθήσετε αυτό, διευκρινίζοντας τα οφέλη αυτά.

Παράγραφος

Σπάστε το κείμενό σας σε όσο το δυνατόν περισσότερες παραγράφους. Βαρύ μπλοκ αδιάλειπτου κειμένου μπορεί να εκφοβίσει έναν αναγνώστη και να τον αναγκάσει να παραλείψει το μεγαλύτερο μέρος αυτού που γράφετε. Κάθε παράγραφος θα πρέπει να έχει ένα θέμα. Αν βρεθείτε να προσθέσετε ένα θέμα σε μια παράγραφο, ξεκινήστε μια νέα.

Γράψτε για το κοινό σας

Κρατήστε το ακροατήριό σας ενώ γράφετε. Ένα κομμάτι για τους μηχανικούς απαιτεί πολύ διαφορετική γλώσσα από ένα κομμάτι για τους εργάτες παραγωγής σας. Σκεφτείτε τους αναγνώστες σας καθώς γράφετε και επιλέγετε λέξεις που μπορούν να καταλάβουν.

Χρησιμοποιήστε Πόντους Bullet

Δεν χρειάζεται να γράφετε προτάσεις για όλα όσα θέλετε να πείτε. Αν μπορείτε να ομαδοποιήσετε αρκετές ιδέες-κλειδιά και να τις ορίσετε ως σημεία με κουκκίδες, παρέχετε ένα οπτικό σπάσιμο στο κείμενό σας και ανακουφίσετε το κενό για τους αναγνώστες σας που βγαίνουν από τη φράση μετά από πρόταση.

Διαλέξτε το μήκος της καταδίκης

Ακολουθήστε τις σύντομες προτάσεις με μακρά. Το διαφορετικό μήκος της φράσης μπορεί να σας βοηθήσει να κρατήσετε το ενδιαφέρον των αναγνωστών σας. Προσπαθήστε να δώσετε προσοχή στο ρυθμό του τι γράφετε δια δομήσεως των παραγράφων σας με μια ποικιλία διαστάσεων φράσεων. Μπορείτε ακόμη να συμπεριλάβετε φράσεις που περιέχουν μία ή δύο λέξεις. Για παράδειγμα, "Το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών δήλωσε ότι ήταν πολύ απασχολημένος για να βοηθήσει τον πελάτη. Φαντάσου το."

Χρησιμοποιήστε Κεφάλαια και Υποκατηγορίες

Διαχωρίστε μεγάλο κείμενο με τίτλους και υποτίτλους. Μπορείτε να τα βάλετε με έντονους χαρακτήρες, ώστε ο αναγνώστης σας να έχει ποικίλες οπτικές ενδείξεις. Αυτός ο αναγνώστης μπορεί επίσης να επιστρέψει και να ξαναδιαβάσει τμήματα που σημειώνονται με τίτλο.

Συνοψίστε στην αρχή και στο τέλος

Πείτε στους αναγνώστες σας τι πρόκειται να μιλήσετε, να παράσχετε αυτό το υλικό και στη συνέχεια να συνοψίσετε τι είπατε. Η εισαγωγή και το συμπέρασμά σας μπορούν να οδηγήσουν το σημείο στο σπίτι σας και να βοηθήσουν τους αναγνώστες να θυμούνται τι προσπαθήσατε να μεταδώσετε.

Χρησιμοποιήστε Επανάληψη

Μη φοβάστε να επαναλάβετε τον εαυτό σας. Είναι εντάξει να πω κάτι δύο ή τρεις τρόπους. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι όλοι οι αναγνώστες θα πιάσουν το σημείο σας, ειδικά αν η επανάληψη χρησιμοποιεί διαφορετική γλώσσα από την αρχική πρόταση.

Συνιστάται

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της επιχειρηματικής ηθικής
2019
Ο φορητός υπολογιστής μου έρχεται μόνο με μπλε λωρίδες όταν προσπαθεί να συνδεθεί
2019
Σημασία της ύπαρξης σημείου επαφής για μια εταιρεία
2019