3 Είδη επιχειρηματικών εγγράφων

Οι επιχειρήσεις ασχολούνται με εκατοντάδες διαφορετικά είδη εγγράφων, αλλά τα έγγραφα συνήθως μπορούν να ταξινομηθούν ως ενημερωτικά, αρνητικά ή πειστικά. Οι τύποι μηνυμάτων μπορεί να αλληλεπικαλύπτονται. για παράδειγμα, ένα μήνυμα μπορεί να είναι αρνητικό και ενημερωτικό. Σχεδόν όλα τα επιχειρησιακά έγγραφα επιχειρούν να χρησιμοποιήσουν το μήνυμα του εγγράφου για να δημιουργήσουν καλή θέληση, προσαρμόζοντάς τα στις ανάγκες του σκοπούμενου κοινού. Οι συγγραφείς προσαρμόζουν έγγραφα ανάλογα με μια σειρά από μεταβλητές κοινού, συμπεριλαμβανομένου του μεγέθους, της θέσης και των χαρακτηριστικών του κοινού.

Ενημερωτικά Έγγραφα

Τα ενημερωτικά έγγραφα περιλαμβάνουν οικονομικές καταστάσεις, ενημερωτικά δελτία, εκθέσεις έρευνας, περιλήψεις, σημειώσεις ευχαριστίας και προσαρμογές λογαριασμού. Οι μεταδόσεις είναι μια άλλη μορφή ενημερωτικού μηνύματος που εξηγεί τι αποστέλλεται. Τα φαξ και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα έρχονται συχνά με γράμματα μετάδοσης. Για να παράσχει το προτεινόμενο μήνυμα, τα πληροφοριακά έγγραφα πρέπει να είναι σχετικά και σύντομα ή απλά, εάν δεν είναι δυνατή η σύντομη αναφορά. Τα θετικά ενημερωτικά έγγραφα δεν χρειάζονται το ίδιο επίπεδο καλής θέλησης με τα πειστικά ή αρνητικά έγγραφα, αλλά τα ενημερωτικά μηνύματα θα πρέπει να εξακολουθούν να εξετάζουν το ενδεχόμενο ακροατήριο.

Αρνητικά έγγραφα

Τα αρνητικά έγγραφα χρησιμοποιούνται για διάφορους σκοπούς, συχνά για να ζητήσουν συγνώμη ή να εξηγήσουν μια αρνητική κατάσταση. Είδη αρνητικών εγγράφων περιλαμβάνουν απόρριψη, πειθαρχικές ανακοινώσεις, αρνητικές αξιολογήσεις απόδοσης, απολύσεις και πυροβολισμούς. Για να δημιουργήσουν ή να επιδιορθώσουν την καλή θέληση, οι συγγραφείς των αρνητικών εγγράφων μπορεί να επιχειρήσουν να αναδιατυπώσουν τις πληροφορίες ως θετικές ή πειστικές. Οι συγγραφείς των αναδιατυπωμένων αρνητικών εγγράφων πρέπει να διασφαλίσουν ότι τα αρνητικά στοιχεία εξακολουθούν να είναι κατανοητά και ότι το κοινό αντιλαμβάνεται το μήνυμα που προορίζεται για το έγγραφο.

Πειθαρχικά έγγραφα

Τα πειστικά έγγραφα προσπαθούν να πείσουν το κοινό να εγγραφεί στην άποψη των συγγραφέων. Οι διαφημίσεις, τα βιογραφικά σημειώματα, οι εκτιμήσεις επιδόσεων και τα αιτήματα συγκέντρωσης χρημάτων είναι όλα τα είδη πειστικών εγγράφων. Η συγγραφή ενός πειστικού εγγράφου μπορεί να πάρει λίγο περισσότερη στρατηγική από το να γράφει άλλα είδη εγγράφων επειδή ο συγγραφέας πρέπει να προβλέψει και να αντιμετωπίσει πιθανές αντιρρήσεις του κοινού. Οι πειστικοί συγγραφείς εγγράφων μπορούν να απευθύνουν τις αντιρρήσεις του κοινού, προσελκύοντας συναισθήματα και προσφέροντας λόγους να λάβουν άμεσα μέτρα.

Οικοδόμηση Υπεραξίας

Πέραν των άλλων σκοπών, τα επιχειρηματικά έγγραφα συνήθως δημιουργούν ή αποκαθιστούν καλή θέληση με το κοινό που επιθυμεί. Η υπεραξία επιτρέπει στο κοινό να γνωρίζει ότι ο αποστολέας εγγράφων είναι προσεκτικός και φιλικός. Αυτή η θεώρηση καθιστά το κοινό πιο πιθανό να κατανοήσει και να δράσει στο μήνυμα του εγγράφου. Οι συγγραφείς εγγράφων καταδεικνύουν καλή θέληση διοργανώνοντας πληροφορίες που ταιριάζουν στις ανάγκες του κοινού, δίνοντας έμφαση στις θετικές πληροφορίες, επιδεικνύοντας ευγένεια και δόμηση του εγγράφου σύμφωνα με τα επιχειρηματικά και βιομηχανικά πρότυπα