5 Είδη επιχειρηματικών εγγράφων

Μια εταιρεία χρησιμοποιεί έγγραφα για να επικοινωνεί, να πραγματοποιεί συναλλαγές και να αναλύει την παραγωγικότητά της. Τα επιχειρηματικά έγγραφα κυμαίνονται από σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως σύνθετες νομικές συμφωνίες Ορισμένα έγγραφα εκπονούνται από υπαλλήλους και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ενώ άλλα συντάσσονται από επαγγελματίες εκτός της εταιρείας, όπως λογιστές και δικηγόρους. Δεδομένου ότι τα έγγραφα αποδεικνύουν τις συναλλαγές ενός οργανισμού και μπορούν να αναφερθούν για τα επόμενα χρόνια, είναι σημαντικό να είναι καλά γραπτά.

Ηλεκτρονικά μηνύματα και μνημόνια

Συνεργάτες συνήθως χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να μεταφέρουν πληροφορίες μεταξύ τους. Πριν από την επικράτηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήθηκαν μνημόνια για μηνύματα εντός του κέντρου. Τα μηνύματα χρησιμοποιούνται ακόμα σε περιπτώσεις όπου ένα μήνυμα προορίζεται να συνοδεύει ένα συγκεκριμένο αρχείο και σε περιπτώσεις που απαιτούν περισσότερο ιδιωτικό από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τόσο ένα σημείωμα όσο και ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναγνωρίζουν τον αποστολέα και τον παραλήπτη και περιέχουν μια γραμμή θέματος. Το κείμενο μορφοποιείται σε μία ή περισσότερες παραγράφους.

Επιχειρηματικές επιστολές για την εξωτερική επικοινωνία

Οι επιχειρηματικές επιστολές χρησιμοποιούνται για να επικοινωνούν με άτομα εκτός του γραφείου. Οι παραλήπτες μπορούν να περιλαμβάνουν πελάτες, συνεργάτες σε άλλες επιχειρήσεις, παρόχους υπηρεσιών, επαγγελματίες που συμβουλεύουν την επιχείρηση, κυβερνητικούς αξιωματούχους και αιτούντες εργασία. Ένα επιχειρηματικό γράμμα συνήθως μορφοποιείται σε στυλ μπλοκ, στο οποίο όλα τα στοιχεία του γράμματος, εκτός από το επιστολόχαρτο, ευθυγραμμίζονται με το αριστερό περιθώριο.

Μπορεί να αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να παραδίδεται μέσω ταχυδρομείου. Εάν αποστέλλεται επιστολή στο κείμενο ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο αποστολέας περιλαμβάνει το όνομά του, τον τίτλο εργασίας και τα στοιχεία επικοινωνίας στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επιχειρηματικές αναφορές για πληροφορίες μετάδοσης

Οι επιχειρηματικές αναφορές μεταφέρουν πληροφορίες σε μορφή που είναι πιο επίσημη και συνήθως μεγαλύτερη από ένα γράμμα. Οι εκθέσεις καλύπτουν διάφορα θέματα, όπως συμμόρφωση με την ασφάλεια, στοιχεία πωλήσεων, οικονομικά στοιχεία, μελέτες σκοπιμότητας και σχέδια μάρκετινγκ. Μπορούν να περιλαμβάνουν στατιστικά στοιχεία, διαγράμματα, γραφήματα, εικόνες, μελέτες περιπτώσεων και αποτελέσματα έρευνας. Ορισμένες εκθέσεις δημοσιεύονται προς όφελος των επενδυτών. Εάν μια αναφορά είναι περιοδική, όπως μια μηνιαία αναφορά πωλήσεων, χρησιμοποιείται ένα πρότυπο για ευκολία και για να είναι δυνατή η σύγκριση με προηγούμενες αναφορές.

Συναλλακτικά Έγγραφα για την Διενέργεια Επιχειρήσεων με Πελάτες

Μια εταιρεία χρησιμοποιεί έγγραφα για να συναλλάσσεται με τους πελάτες της. Για να εξοικονομήσετε χρόνο, αυτά τα έγγραφα μπορεί να μορφοποιηθούν ως έντυπο, όπως φόρμα παραγγελίας, σελίδα αποστολής, τιμολόγιο ή απόδειξη. Οι τύποι των χρησιμοποιούμενων εγγράφων συναλλαγής ποικίλλουν κάπως ανάλογα με τη φύση μιας επιχείρησης. Ένας ασφαλιστικός πράκτορας, για παράδειγμα, δημιουργεί ασφαλιστικές αιτήσεις και πολιτικές, ενώ ένας δανειστής χρησιμοποιεί αιτήσεις δανείου και έγγραφα υποθήκης.

Σε ορισμένους τομείς, οι επιχειρήσεις συνάπτουν συμφωνίες και συνάπτουν συμβάσεις με άλλους. αυτά τα έγγραφα μπορούν να συνταχθούν από τον δικηγόρο της εταιρείας.

Χρηματοοικονομικά έγγραφα για τη διαχείριση της επιχείρησης

Μια επιχείρηση χρησιμοποιεί οικονομικά έγγραφα για να παραμείνει στον προϋπολογισμό της, να ετοιμάσει προτάσεις προϋπολογισμού και να υποβάλει φορολογικές δηλώσεις. Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν τα αρχεία παραλαβής, τις εκθέσεις μισθοδοσίας, τους καταβλημένους λογαριασμούς, τις τραπεζικές καταστάσεις, τις καταστάσεις αποτελεσμάτων, τους ισολογισμούς και τα έντυπα υποβολής φορολογικών δηλώσεων. Αυτά τα έγγραφα μπορούν να συνταχθούν από τον λογιστή της εταιρείας.

Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης χρησιμοποιεί αυτά τα έγγραφα για να καθορίσει την οικονομική επιτυχία της εταιρείας και να εντοπίσει περιοχές που είναι μη παραγωγικές. Ένας επικεφαλής τμήματος μπορεί να χρησιμοποιήσει οικονομικά έγγραφα για να ετοιμάσει μια πρόταση προϋπολογισμού.

Συνιστάται