Διοικητική επικοινωνία στις επιχειρήσεις

Η επικοινωνία είναι μια βασική επιχειρηματική δεξιότητα που περιλαμβάνει την ανάγνωση, ακρόαση, ομιλία και γραφή. Οι διοικητικές επικοινωνίες περιλαμβάνουν τη σύνταξη επιχειρηματικής αλληλογραφίας, όπως σημειώσεις, ανακοινώσεις, εκθέσεις και επιστολές, μιλώντας σε συναντήσεις και παρουσιάσεις και ακούγοντας όλα τα επίπεδα των εργαζομένων, των συναδέλφων και των ανωτέρων σας να είναι παραγωγικοί και αποτελεσματικοί στη θέση σας. Η ποιότητα των επικοινωνιών επηρεάζει τις επιχειρήσεις σε πολλούς τομείς, συμπεριλαμβανομένων των εργασιακών σχέσεων, της αποτελεσματικότητας των πωλήσεων και των αντιλήψεων της ηγεσίας.

Στόχοι επικοινωνίας στην επιχείρηση

Οι τέσσερις βασικοί στόχοι των επιχειρηματικών επικοινωνιών είναι η κατανόηση του δέκτη, η ανταπόκριση του δέκτη, η ευνοϊκή σχέση και η οργανωτική καλή θέληση. Τα μηνύματα πρέπει να είναι ξεκάθαρα, ώστε ο παραλήπτης να κατανοεί τι επικοινωνεί ο αποστολέας και να του ζητηθεί να απαντήσει σωστά. Οι αποστολείς έχουν την ευθύνη να δημιουργήσουν ευνοϊκές σχέσεις και καλή θέληση για τις εταιρείες τους μέσω θετικών επαγγελματικών επικοινωνιών.

Σχέδια επικοινωνιών επιχειρήσεων

Υπάρχουν διάφορα πρότυπα επιχειρηματικών επικοινωνιών που αντικατοπτρίζουν τη δομή και το σκοπό τους. Για παράδειγμα, η εσωτερική ροή επικοινωνιών προς τα πάνω, προς τα κάτω ή οριζόντια μεταξύ των αποστολέων και των δεκτών. Παραδείγματα επικοινωνιών που ανεβαίνουν προς τα πάνω είναι εκθέσεις και προτάσεις. Οι επικοινωνίες που εξελίσσονται προς τα κάτω είναι πολιτικές και οδηγίες. Οριζόντια ροή επικοινωνιών μεταξύ ομάδων εργασίας ή ατόμων που χρειάζονται να μοιραστούν πληροφορίες ή προσπάθειες. Άλλα πρότυπα στις διοικητικές επιχειρηματικές επικοινωνίες είναι επίσημα και ανεπίσημα και γραπτά και λεκτικά.

Διαδικασία Επικοινωνίας

Τόσο ο αποστολέας όσο και ο παραλήπτης έχουν σημαντικούς ρόλους στη διαδικασία επικοινωνίας, αλλά ο αποστολέας έχει μεγαλύτερη ευθύνη για να εξασφαλίσει την επιτυχία της επικοινωνίας. Οι γραπτές και λεκτικές επικοινωνίες διακινούνται μέσω διαφόρων καναλιών και οι αποστολείς πρέπει να χρησιμοποιούν τα καταλληλότερα κανάλια για το συγκεκριμένο κοινό για βέλτιστα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, μια ανακοίνωση μιας νέας πολιτικής θα πρέπει να είναι σε επίσημο σημείωμα για την καθιέρωση μόνιμου αρχείου και μια ανακοίνωση των τριών κορυφαίων πωλητών θα μπορούσε να γίνει σε συνεδρίαση πωλήσεων και στη συνέχεια να τεθεί στο ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας.

Εμπόδια στις επικοινωνίες των επιχειρήσεων

Οι προσεκτικά προετοιμασμένες επιχειρηματικές επικοινωνίες μπορεί να αποτύχουν εάν τα εμπόδια δεν ληφθούν υπόψη και εξαλειφθούν. Τα εμπόδια μπορούν να προκύψουν κατά τη διάρκεια οποιουδήποτε μέρους της διαδικασίας επικοινωνίας. Τα κοινά εμπόδια στις επιτυχημένες επικοινωνίες περιλαμβάνουν φτωχή επιλογή λέξεων ή λανθασμένη γραμματική, ορθογραφία και στίξη που καθιστούν το μήνυμα ασαφές ή δέκτες που ανιχνεύουν επιπτώσεις και συμπεράσματα και πιθανώς παρερμηνεύουν την έννοια. Άλλοι πιο λεπτές φραγμοί επικοινωνίας περιλαμβάνουν την έλλειψη ενδιαφέροντος των δεκτών, τη δυσκολία της γλώσσας και τη μεροληψία.