Τα πλεονεκτήματα των αρχείων ".DOT" στο Word

Το πρόγραμμα Microsoft Office Office παρέχει μια ολόκληρη σειρά χρήσιμων εργαλείων επεξεργασίας κειμένου και δημιουργίας εγγράφων. Ένα από αυτά τα εργαλεία, το πρότυπο, επιτρέπει στους χρήστες να αυτοματοποιούν τη δημιουργία εγγράφων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πολλά παρεχόμενα πρότυπα διαθέσιμα "εκτός πλαισίου" στο Word. Ή, μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα διατηρώντας μορφοποιημένα έγγραφα ως αρχεία ".dot". Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δημιουργήσετε κανονικές μορφές εγγράφων που περιλαμβάνουν αυτοματοποιημένα σενάρια εντολών, εξασφαλίζοντας αποτελεσματική παραγωγή εγγράφων με κανονική μορφοποίηση.

Αρχεία προτύπων της Microsoft

Κατά την εγγραφή εγγράφων στο Microsoft Word, μπορεί να διαπιστώσετε ότι χρησιμοποιείτε παρόμοια μορφή χαρτιού σε διάφορα έγγραφα. Επιπλέον, αυτή η μορφή δεν υπάρχει στη βιβλιοθήκη προτύπων που περιλαμβάνεται στο Word. Για να επαναχρησιμοποιήσετε αυτή τη μορφή ξανά και ξανά χωρίς να αλλάζετε χειροκίνητα τις ρυθμίσεις διαστήματος και μορφοποίησης κατά την αρχή κάθε εγγράφου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο ".dot" ή ένα πρότυπο εγγράφου.

Μορφοποίηση

Όταν δημιουργείτε αρχικά ένα έγγραφο, μπορείτε να αλλάξετε την απόσταση, τις γραμματοσειρές, τα περιθώρια και άλλες ρυθμίσεις ώστε να ταιριάζουν με τις απαιτούμενες προδιαγραφές μορφής. Για παράδειγμα, μια τάξη ή ένα έργο που απαιτεί έγγραφα να συμμορφώνονται με τη μορφοποίηση MLA αναμένεται ότι όλα τα έγγραφα θα έχουν διπλά διαστήματα, περιθώρια μιας ίντσας και μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά όπως το New Times Roman στα 12 σημεία. Επιπλέον, το MLA απαιτεί ένα συγκεκριμένο σχήμα κεφαλίδας και αρίθμησης σελίδας. Μπορείτε να διαμορφώσετε ένα έγγραφο για να συμπεριλάβετε όλα αυτά τα στοιχεία πριν εισαγάγετε οποιοδήποτε περιεχόμενο και να αποθηκεύσετε το αρχείο ως ".dot". Αργότερα, κατά τη δημιουργία ενός νέου εγγράφου, μπορείτε να επιλέξετε το πρότυπο χωρίς να χρειάζεται να επαναλάβετε τη διαδικασία μορφοποίησης.

Μακροεντολές

Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε "μακροεντολές" σε όλο το έγγραφό σας. Μια μακροεντολή αντιπροσωπεύει μια σειρά εντολών που μπορείτε να συνδυάσετε σε μία μεγάλη εντολή. Το εργαλείο δημιουργίας μακροεντολών στο Word καταγράφει αυτές τις εντολές έτσι ώστε να μπορεί να καταγραφεί το μεγαλύτερο μέρος οποιασδήποτε ακολουθίας ενεργειών. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε τη δημιουργία ενός γραφήματος με συγκεκριμένα χρώματα ή μεγέθη που περιλαμβάνονται. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τη συγκεκριμένη μακροεντολή από μια λίστα ή να την εκχωρήσετε σε ένα πλήκτρο πρόσβασης για γρήγορη πρόσβαση. Τα πρότυπα μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν τις μακροεντολές σας που ορίζονται από το χρήστη, οι οποίες θα εκτελούνται αυτόματα όταν χρησιμοποιείτε το πρότυπο.

Πλεονεκτήματα των προτύπων

Τα πλεονεκτήματα των αρχείων προτύπου ".dot" φαίνονται προφανή. Μπορείτε να δημιουργήσετε στυλ εγγράφων για επαναχρησιμοποίηση σε μια μελλοντική ημερομηνία. Επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτοματοποιημένα συμβάντα για πρότυπα που εκτελούνται κάθε φορά που ανοίγετε το πρότυπο. Αυτό σας δίνει έναν τρόπο να απλοποιήσετε τη δημιουργία εγγράφων όταν εργάζεστε σε κοινά έγγραφα του Word. Όταν χειρίζεστε ένα μεγάλο αριθμό εγγράφων, αυτή η απλοποίηση καθίσταται απαραίτητη, επειδή κάθε μικρό εργαλείο εξοικονόμησης χρόνου αυξάνει συνολικά τα κέρδη μεγάλης απόδοσης.