Συμβουλές σχετικά με την αποστολή μηνυμάτων W-2 στους υπαλλήλους
Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν στους υπαλλήλους να λαμβάνουν τα W-2 τους απευθείας από το γραφείο και αποστέλλουν μόνο αυτές τις μισθολογικές και φορολογικές δηλώσεις στους πρώην υπαλλήλους. Άλλες εταιρείες αλληλογραφίας IRS Form W-2 σε όλους τους υπαλλήλους για εταιρικούς ή διοικητικούς λόγους, ανεξάρτητα από το καθεστώς των εργαζομένων. Η Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδήματος απαιτεί από τις επιχειρήσεις να διατηρούν όλα τα W-2s επιστρεφόμενα σε αυτά ως μη παραδοτέα για τέσσερα χρόνια. Μπορείτε να λάβετε μέτρα για να προστατέψετε την εταιρεία σας από την άσκοπη αποθήκευση εγγράφων κατά την αποστολή του W-2s.
Επαλήθευση διεύθυνσης
Επαληθεύστε τη διεύθυνση που έχετε καταχωρίσει για κάθε εργαζόμενο. Οι εργαζόμενοι ενδέχεται να κινηθούν και να μην ενημερώσουν τις πληροφορίες τους. Αυτό μπορεί να συμβεί πιο συχνά όταν έχετε εργαζόμενους που εγκαταλείπουν την εταιρεία σας κατά τη διάρκεια του έτους. Η επαλήθευση ότι έχετε σωστές πληροφορίες μειώνει τον κίνδυνο απώλειας μηνυμάτων W-2, μειώνει τον αριθμό τηλεφωνικών κλήσεων από υπαλλήλους που ζητούν διπλότυπες φόρμες και μειώνει τον χρόνο που δαπανάτε για την επεξεργασία αυτών των αιτημάτων.
Τιτλοφόρηση
Η πιο αποτελεσματική μέθοδος προετοιμασίας των φακέλων W-2 για αλληλογραφία είναι η χρήση τυποποιημένων ετικετών. Οι προεκτυπωμένες ετικέτες μειώνουν τον κίνδυνο απώλειας των μηνυμάτων W-2 μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λόγω δυσανάγνωσης ή εσφαλμένων πληροφοριών διεύθυνσης. Εάν εκτυπώνετε τα έντυπα από ένα σύστημα λογισμικού, η διεύθυνση του υπαλλήλου είναι ήδη δακτυλογραφημένη στο W-2. Χρησιμοποιήστε φακέλους W-2 με παράθυρα διευθύνσεων για αυτές τις προτυπωμένες φόρμες - μπορούν να βρεθούν σε πολλά εθνικά καταστήματα εφοδιασμού γραφείων. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση του εργαζομένου εμφανίζεται μέσω του παραθύρου.
Διεθνείς υπάλληλοι
Αν έχετε εργαζόμενους που ζουν στο εξωτερικό, πρέπει να προετοιμάσετε W-2 φακέλους για διεθνή αλληλογραφία. Πακετάρετε τους φακέλους με τον ίδιο τρόπο όπως και για τους οικιακούς υπαλλήλους, αλλά σημειώστε τους "Air Mail". Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση του υπαλλήλου έχει επισημανθεί σωστά για παράδοση στη χώρα όπου ζει. Οι εργαζόμενοι που εισπράττουν εισόδημα από τις ΗΠΑ είναι γενικά υποχρεωμένοι να το αναφέρουν στο IRS. Η εταιρεία σας υποχρεούται να παρέχει στην υπηρεσία κοινωνικής ασφάλισης τις πληροφορίες W-2 όλων των εργαζομένων, ανεξάρτητα από το πού ζουν οι υπάλληλοι.
Προθεσμία αλληλογραφίας
Το IRS απαιτεί από τις επιχειρήσεις να τοποθετούν τα έγγραφα W-2 του υπαλλήλου στο ταχυδρομείο το αργότερο στις 31 Ιανουαρίου. Αυτό είναι νωρίτερο από την προθεσμία υποβολής των εγγράφων W-2 στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης. Η μη παράδοση των εντύπων στους υπαλλήλους μέχρι την 31η Ιανουαρίου μπορεί να οδηγήσει σε κυρώσεις από το IRS.