Κανόνες ελέγχου για τις δηλώσεις προμηθευτών

Οι δηλώσεις προμηθευτών δεν αντιστοιχούν πάντα με τα πραγματικά παραληφθέντα προϊόντα. Ορισμένες εταιρείες κάνουν το λάθος να βασίζουν τα αποθέματα τους αριθμούς σχετικά με τον αριθμό των προϊόντων πωλητές ισχυρίζονται ότι έχουν αποσταλεί. Σύμφωνα με τη Lavante, οι παραδοσιακές επιχειρήσεις ελέγχουν μόνο το 5 με 20% των προμηθευτών τους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την ανάκτηση ενός εκατομμυρίου δολαρίων για κάθε 1 δισεκατομμύριο δολάρια που ελέγχθηκε. Ο έλεγχος μεγαλύτερου ποσοστού προμηθευτών θα μπορούσε να αποφέρει ακόμη μεγαλύτερες αποταμιεύσεις. Ακολουθήστε μερικούς απλούς κανόνες για να ελέγξετε τις δηλώσεις προμηθευτών.

Διπλότυπο Billings

Ελέγξτε τις δηλώσεις προμηθευτή για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν διπλότυπα. Μερικές φορές, οι πωλητές θα επαναδημοσιεύσουν μια δήλωση εάν δεν έχουν λάβει πληρωμή. Μπορείτε εταιρεία μπορεί να κάνει το λάθος να πληρώσει τις δύο δηλώσεις, αν και είναι για το ίδιο σύνολο αγαθών. Ο πρώτος κανόνας των ελεγκτικών δηλώσεων είναι να ελέγξετε για διπλότυπους λογαριασμούς.

Λείπει Credits

Θα έχετε πιστώσεις που προέρχονται από προμηθευτές για προϊόντα που λείπουν σε μια αποστολή, προϊόντα που έχουν υποστεί ζημία και επιστροφές. Θα πρέπει να δημιουργήσετε χαρτιά στο τέλος της συναλλαγής που δείχνει την απαίτηση για αυτές τις πιστώσεις. Ελέγξτε τα χαρτιά σας από τις πιστώσεις των πωλητών για να δείτε αν λάβατε όλες τις εκπτώσεις από το λογαριασμό σας που θα έπρεπε να έχετε πάρει. Ο δεύτερος κανόνας ελέγχου λογαριασμού του πωλητή είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει όλες τις πιστώσεις που έχετε έρθει.

Λείπει πληρωμές

Οι πωλητές μπορούν να κάνουν λάθη στις δηλώσεις επεξεργασίας. Ελέγξτε τα αρχεία πληρωμών σας σε σχέση με εκείνα του πωλητή που εφαρμόστηκε στο λογαριασμό σας. Θα πρέπει να υπάρχει αντιστοιχία 100 τοις εκατό. Αν διαπιστώσετε μια πληρωμή που δεν πιστώθηκε, υποστηρίξτε την απαίτησή σας στον πωλητή με ακυρωμένη επιταγή ή τραπεζική επιβεβαίωση ότι η πληρωμή έγινε ηλεκτρονικά. Ο κανόνας εδώ δεν δέχεται ποτέ τη λογιστική του πωλητή για τις πληρωμές που λάβατε ως ένδειξη των πληρωμών που στείλατε.

Χρηματοδοτικές χρεώσεις

Μπορεί να υποβάλετε χρεώσεις χρηματοδότησης με έναν πωλητή που φέρει το οφειλόμενο υπόλοιπο που οφείλετε. Αυτά τα τέλη σπάνια εμφανίζονται στα τιμολόγια. Ελέγξτε τις δηλώσεις ενός πωλητή για να μάθετε πόσα συγκεντρώνετε σε χρεώσεις χρηματοδότησης. Ο κανόνας για τον έλεγχο των τελών χρηματοδότησης για την ακρίβεια μπορεί να σας εξοικονομήσει χρήματα.

Λείπει Τιμολόγια

Η δήλωση του πωλητή πρέπει να αναφέρει τα τιμολόγια που σας έστειλαν. Αν ανακαλύψετε ότι δεν έχετε όλα τα τιμολόγια που δηλώνει ότι πρέπει να έχετε, ο πωλητής μπορεί να σας χρεώνει για κάτι που δεν έχετε λάβει.

Ποσότητες Διαφορές

Ίσως ο πιο σημαντικός κανόνας για την εξακρίβωση των δηλώσεων προμηθευτή είναι να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζετε τον ίδιο αριθμό μονάδων που ελήφθησαν καθώς ο πωλητής εμφανίζει τις αποστολές. Θα πρέπει να έχετε μια διαδικασία ελέγχου των αποστολών και μπορείτε να συγκρίνετε τα παραστατικά παραλαβής σας με τις δηλώσεις πωλητών. Μπορεί να πληρώνετε για εμπορεύματα που δεν έφτασαν ποτέ.

Συνιστάται