Τα βασικά της λήψης πρακτικών
Κάθε οργάνωση που βασίζεται σε δημόσιες ή ιδιωτικές συνεδριάσεις για τη λήψη αποφάσεων θα πρέπει να καταγράφει αυτές τις συνεδριάσεις για μελλοντική αναφορά και ως αρχείο καταλογισμού των ευθυνών δεν θα πρέπει να τηρούνται οι ανάλογες αρμοδιότητες. Ενώ τα πρακτικά δεν είναι επίσημα πρακτικά μιας συνάντησης, χρησιμεύουν για να διευκρινιστούν τα μέτρα που ελήφθησαν, τα στοιχεία που κατατέθηκαν και οι αποφάσεις που ελήφθησαν σε μια συνεδρίαση. Είναι ευθύνη του γραμματέα του οργανισμού να λαμβάνει ακριβή και αποτελεσματικά πρακτικά σε κάθε συνεδρίαση.
Βασικές πληροφορίες
Κάθε σετ πρακτικών πρέπει να περιλαμβάνει βασικές πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη, αρχίζοντας από τον τύπο της συνεδρίασης - επιτροπή ή γενικό - και την ώρα και την ημερομηνία έναρξης. Ο γραμματέας θα πρέπει επίσης να καταγράφει τα ονόματα όλων των παρόντων μερών, αν τυχόν μέλη εξαιρέθηκαν από τη συνάντηση πριν αρχίσει. Εάν τα μέλη φτάσουν αργά στη σύσκεψη, σημειώστε το χρόνο κατά τον οποίο έφθασαν. Επιπλέον, αν ένας πληρεξούσιος αντιπροσωπεύει ένα μέλος ή μια απαρτία των μελών, όπως στην περίπτωση της συνέλευσης των μετόχων, τα πρακτικά πρέπει να αντανακλούν την παρουσία του. Ο γραμματέας θα πρέπει επίσης να καταγράφει την ώρα που η συνεδρίαση διακόπτεται.
Περιεκτικό περιεχόμενο
Τα πρακτικά των συνεδριάσεων δεν προορίζονται να χρησιμεύσουν ως καταγραφή της συνάντησης αλλά για την καταγραφή των αποφάσεων και των ενεργειών της ομάδας. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να συμπεριλαμβάνουν μόνο τις ενέργειες της επιτροπής και να μην καταγράφουν συνομιλίες ή να περιλαμβάνουν αιτιολογίες για αποφάσεις που λαμβάνονται ή άλλες πληροφορίες. Τα πρακτικά συνεδριάσεων θα πρέπει να καταγράφουν τις ενέργειες, τα συμπεράσματα και τις προσκλήσεις της ομάδας για πρόσθετη έρευνα. Εάν ψηφιστούν οι ενέργειες, ο γραμματέας θα πρέπει να καταγράφει τα ονόματα οποιωνδήποτε μελών της επιτροπής που διαφώνησαν με τη δράση ή απείχαν από την ψηφοφορία.
Οργάνωση
Αν και δεν χρησιμεύουν ως αντίγραφο μιας συνάντησης, τα πρακτικά θα πρέπει να αντανακλούν τη ροή της συνάντησης και να ακολουθούν την ημερήσια διάταξή της, αναφέροντας παλιές επιχειρήσεις και ψηφίσματα πριν από τη δημιουργία νέων επιχειρήσεων, όπως οργανώνονται από το βασικό πρωτόκολλο συνάντησης. Όταν ο γραμματέας πληρώνει λεπτά, θα πρέπει να ξεκινάει με τον τύπο συνάντησης και την ημερομηνία επικεντρωμένη, και στη συνέχεια να συνοψίζει τις ενέργειες με μια διπλή απόσταση, πεντάθυρο indent σε κάθε νέα παράγραφο. Αφού οριστικοποιηθεί και τεθεί από το γραμματέα ένα τελικό αντίγραφο των πρακτικών, θα πρέπει να υπογράψει και να δώσει τα πρακτικά πάνω από το όνομά της.
Εγκριση
Πολλοί οργανισμοί διανέμουν τα τελικά κείμενα των λεπτών στα μέλη τους, αφού ο γραμματέας τελειώσει το τελικό αντίγραφό του. Αυτό μπορεί να είναι πριν από μια μεταγενέστερη συνεδρίαση, πριν από την επίσημη έναρξη ή ως μέρος της ημερήσιας διάταξης της επόμενης συνεδρίασης. Στο πλαίσιο της διαδικασίας συνάντησης, τα μέλη της ομάδας πρέπει να σημειώσουν εάν εγκρίνουν τις σημειώσεις της προηγούμενης συνάντησης ή εάν παρέμειναν αδιάβαστες. Ο γραμματέας πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την έγκριση των πρακτικών των προηγούμενων συνεδριάσεων στα πρακτικά της συνεδρίασης που συντάσσει, η οποία χρησιμεύει για την κατάρτιση ενός αρχείου, σύμφωνα με το οποίο τα μέλη της ομάδας αναγνωρίζουν την αξιοπιστία των πρακτικών σε περίπτωση ανάγκης για διαβούλευση στο μέλλον.