Επωφεληθείτε από τη διαχείριση έργων μάθησης

Οι κατάλληλες τεχνικές διαχείρισης έργων βοηθούν τους διαχειριστές να ανταποκριθούν στις ανάγκες της επιχείρησής τους εξασφαλίζοντας ότι τα έργα τους παραμένουν εγκαίρως, εντός προϋπολογισμού και υπό έλεγχο. Υπάρχουν πολλές ανταγωνιστικές τεχνικές διαχείρισης έργων, που προσφέρουν παρόμοια οφέλη.

Τα γεγονότα

Η διαχείριση του έργου παρέχει ένα τυποποιημένο πλαίσιο εντός του οποίου μπορείτε να αναλύσετε ένα έργο σε μικρότερα υπο-έργα και εργασίες. Η διαχείριση έργου εκχωρεί όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την ολοκλήρωση ενός έργου σε κατηγορίες θεωρητικών πόρων, πράγμα που σας επιτρέπει να προσδιορίσετε αν έχετε επαρκείς πόρους για να ολοκληρώσετε το έργο. Οι εργαζόμενοι σας, ο χρόνος που πρέπει να αφιερώσουν στο έργο σας, τα εργαλεία που χρησιμοποιούν και ακόμη και τα κτίρια στα οποία εργάζονται μπορούν όλοι να θεωρηθούν πόροι του έργου.

Σημασία

Η διαδικασία κατάρρευσης των μεγάλων έργων σας σε μικρότερα καθήκοντα και κριτήρια αναφοράς αποκαλύπτει επίσης την εργασία στο έργο σας, η οποία μπορεί να παρεμποδίζει την ομαλή ροή της εργασίας. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να σημειώσει ότι πολλά επιμέρους έργα διαρκούν περισσότερο από το προγραμματισμένο και η ομοιότητα μεταξύ τους είναι ότι όλα συγκεντρώνονται σε εβδομαδιαίες συναντήσεις με 10 ή περισσότερους ανθρώπους. Άλλες ομάδες έργων που συναντώνται σε μικρότερες ομάδες εκπληρώνουν τους στόχους τους. Ο διαχειριστής μπορεί να αναγνωρίσει εύκολα αυτές τις μεγαλύτερες συναντήσεις ως εμπόδιο. μπορεί να καταστήσει τη διαδικασία πιο αποτελεσματική, σπάζοντας τις ομάδες περαιτέρω ή θέτοντας ένα σκληρό όριο στο χρόνο συνάντησης.

Τύποι

Οι τύποι διαχείρισης έργων κυμαίνονται από τα προσωπικά συστήματα, όπως η μεθοδολογία Getting Things Done, για τη διάλυση των έργων σε ατομικά καθήκοντα και πλαίσια, σε μεγάλα οργανωτικά συστήματα που κατανέμουν πόρους και καθορίζουν μεθόδους ροής εργασίας μέσα στον οργανισμό. Ένας εξαιρετικός τρόπος για να δοκιμάσετε διάφορες μεθόδους είναι να δοκιμάσετε διάφορες εφαρμογές λογισμικού διαχείρισης έργων για να προσδιορίσετε ποια μοντέλα ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησής σας.

Χρονικό πλαίσιο

Η επίτευξη των στόχων του έργου σας εγκαίρως προϋποθέτει την επίτευξη πολλών περισσότερων σημείων αναφοράς στο δρόμο, μεταξύ της έναρξης και του τερματισμού του έργου σας. Πολλά από τα επιμέρους έργα που πρέπει να ολοκληρώσετε θα έχουν εξαρτήσεις. για παράδειγμα, σε ένα πρόγραμμα λογισμικού, η ομάδα τεκμηρίωσης δεν μπορεί να ξεκινήσει τη δουλειά της μέχρι να τελειώσει η ομάδα διεπαφής χρήστη. Εάν και τα δύο υπο-έργα θα διαρκέσουν δύο εβδομάδες το καθένα αλλά το συνολικό έργο θα λήξει σε τρεις εβδομάδες, θα έχετε μια χρονική κρίση πόρων - παρόλο που και οι δύο ομάδες έχουν αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσουν το έργο τους, η ομάδα τεκμηρίωσης δεν θα μπορέσει να ξεκινήσει αρκετά νωρίς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία διαχείρισης έργου, όπως Gantt charting, για να αποκαλύψετε εξαρτήσεις και να ανακατανείμψετε εσωτερικές προθεσμίες για να ικανοποιήσετε τους γενικούς στόχους σας.

Σκέψεις

Η αυστηρότητα της εφαρμογής μιας μεθοδολογίας διαχείρισης έργων παρέχει στον διαχειριστή σαφέστερη εικόνα της πορείας του έργου. Ωστόσο, τα διευθυντικά στελέχη δεν πρέπει να πέσουν στην παγίδα να ξοδεύουν περισσότερο χρόνο με τα συστήματά τους παρά να διαχειρίζονται τα έργα τους, ειδικά όταν οι εφαρμογές λογισμικού το καθιστούν διασκεδαστικό - εάν είναι μη παραγωγικό - να το πράξουν.