Η καλύτερη μέθοδος εκτίμησης για τους διαχειριστές γραφείου
Οι βέλτιστες πρακτικές ανθρώπινου δυναμικού συνιστούν έντονα τη διεξαγωγή ετήσιων αξιολογήσεων των επιδόσεων των εργαζομένων σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων των διευθυντικών στελεχών. Οι αξιολογήσεις απόδοσης αποτελούν μέρος ενός μεγαλύτερου συστήματος - διαχείρισης απόδοσης. Τα συστήματα διαχείρισης απόδοσης περιλαμβάνουν περιγραφές θέσεων εργασίας, πρότυπα απόδοσης, πειθαρχικές πολιτικές, αναγνώριση εργαζομένων και επίσημες αξιολογήσεις απόδοσης. Οι εκτιμήσεις είναι χρήσιμες για τον προσδιορισμό των επιτευγμάτων των εργαζομένων, των επιδόσεων και των επαγγελματικών στόχων. Για έναν διευθυντή γραφείου ο οποίος συνήθως συντονίζει διοικητικές λειτουργίες για ολόκληρη την επιχειρηματική λειτουργία, είναι απαραίτητη μια εκτίμηση απόδοσης. Η πρόκληση για τους εργοδότες είναι να επιλέγουν την καλύτερη μέθοδο αξιολόγησης για τους εργαζομένους.
Τυπικές ευθύνες
Οι ρόλοι και οι ευθύνες των διαχειριστών γραφείου διαφέρουν ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, την τοποθεσία, τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που παρέχονται και την εξειδίκευση και την εξουσία του διευθυντή γραφείου. Πολλοί διευθυντές γραφείων επιβλέπουν τους υπαλλήλους γραφείου, διατηρούν τα αποθέματα γραφείου, εξασφαλίζουν απρόσκοπτη λειτουργία των διαδικασιών γραφείου, παρακολουθούν τις δαπάνες και αναφέρουν τις πράξεις λογιστικής στην ανώτερη διοίκηση και προσλαμβάνουν και μισθώνουν προσωπικό υποστήριξης. Σε μια μικρή επιχείρηση, ο διευθυντής γραφείου συνήθως αναφέρει στον πρόεδρο της εταιρείας. Το κλειδί για μια αποτελεσματική μέθοδο αξιολόγησης της απόδοσης για έναν διευθυντή γραφείου είναι μια περιγραφή θέσης εργασίας, σύμφωνα με το άρθρο του Jeffrey Denning του Νοεμβρίου του 2000 με τίτλο "Πώς γίνεται ο διευθυντής γραφείου σας;
Δεξιότητες και προσόντα
Ένας διευθυντής γραφείου πρέπει να έχει ένα συνδυασμό λειτουργικής εμπειρογνωμοσύνης, βασικών ικανοτήτων και επαγγελματικών χαρακτηριστικών που του επιτρέπουν να εκτελεί τα καθήκοντά του. Η καλύτερη μέθοδος αξιολόγησης της απόδοσης για έναν διευθυντή γραφείου εξαρτάται επίσης από τις δεξιότητες και τα προσόντα της. Ως εκ τούτου, μια αξιολόγηση δοκίμιο που απευθύνεται σε κάθε δεξιότητα, λειτουργία και ικανότητα είναι απόλυτα κατάλληλη. Μια αξιολόγηση δοκίμων απαιτεί χρόνο για να ολοκληρωθεί, αλλά παρουσιάζει την ευκαιρία να αξιολογηθεί το επίπεδο εμπειρογνωμοσύνης του διευθυντή γραφείου και πόσο καλά χρησιμοποιεί τις βασικές ικανότητες, όπως η επικοινωνία, η διαχείριση του χρόνου και οι ικανότητες επίλυσης συγκρούσεων.
Αξιολόγηση των μεθόδων εκτίμησης
Ένας διευθυντής γραφείου έχει πολλά καθήκοντα που δεν είναι εύκολο να ποσοτικοποιηθούν. Για το λόγο αυτό, μια κλίμακα βαθμολόγησης γραφικών δεν είναι η κατάλληλη επιλογή. Οι κλίμακες βαθμολόγησης γραφικών χρησιμοποιούν απλές αριθμητικές τιμές για την αξιολόγηση των διακριτών λειτουργιών εργασίας. Η αναγκαστική διανομή, που ονομάζεται επίσης αναγκαστική κατάταξη, οι μέθοδοι αξιολόγησης ενδέχεται να μην είναι η κατάλληλη επιλογή. Οι αναγκαστικές εκτιμήσεις των επιδόσεων, που διαδόθηκαν από τον πρώην διευθύνοντα σύμβουλο της General Electric, Jack Welch, απαιτούν από τον κριτή να κατατάξει το εργατικό δυναμικό σε τρεις ομάδες. Χρησιμοποιώντας τη μέθοδο αναγκαστικής κατάταξης, το 20% του εργατικού δυναμικού είναι υπάλληλοι που ταξινομούνται ως εργαζόμενοι υψηλής απόδοσης, το 70% είναι μέσοι ερμηνευτές και το 10% είναι υπάλληλοι των οποίων η απόδοση δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες. Στην ιδανική περίπτωση, οι αναγκαστικές αξιολογήσεις αξιολόγησης είναι ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος για να αξιολογηθεί η απόδοση παρόμοιων εργαζομένων. Τα καθήκοντα ενός διευθυντή γραφείου μπορεί να διαφέρουν σημαντικά από τους άλλους υπαλλήλους. Ως εκ τούτου, η θέση του διευθυντή γραφείου δεν έχει αντίστοιχη δουλειά για να κάνει συγκρίσεις για την αξιολόγηση της απόδοσης.
Η καλύτερη επιλογή
Οι κατάλληλες εκτιμήσεις απόδοσης για έναν διευθυντή γραφείου μπορεί να περιλαμβάνουν τη διαχείριση βάσει στόχων (MBO), το δοκίμιο ή την αφήγηση ή την αξιολόγηση 360 μοιρών. Ένας διευθυντής γραφείου του οποίου οι στόχοι είναι σαφώς καθορισμένοι - όπως η μείωση του κόστους των αναλωσίμων γραφείου κατά 15 τοις εκατό σε διάστημα ενός έτους - μπορούν να αξιολογηθούν με τη μέθοδο MBO. Οι αξιολογήσεις MBO περιέχουν τους στόχους των εργαζομένων και παρακολουθούν την πρόοδο ως δείκτες απόδοσης κατά την περίοδο αξιολόγησης. Μια αξιολόγηση δοκίμιου ή αφηγηματικής απόδοσης είναι πιο υποκειμενική και απαιτεί από τον εκτιμητή να ξοδεύει πολύ χρόνο γράφοντας αποσπάσματα σχετικά με τα επιτεύγματα του εργαζομένου, τις ελλείψεις απόδοσης και την επίτευξη στόχων. Παρόλο που συχνά είναι δύσκολο να διευκολυνθούν, οι εκτιμήσεις απόδοσης 360 βαθμών είναι πολύτιμες επειδή ζητούν την ανατροφοδότηση από τους συνομηλίκους, τους υφισταμένους και τους εποπτικούς διευθυντές του γραφείου, γεγονός που παράγει μια καλά στρογγυλεμένη εκτίμηση της απόδοσης των θέσεων εργασίας του διαχειριστή γραφείου και της αλληλεπίδρασης με όλα τα επίπεδα του προσωπικού.