Επιχειρηματική επιστολή Αποδέκτης εθιμοτυπία

Μια καλά γραπτή και καλά μορφοποιημένη επαγγελματική επιστολή σας δίνει την ευκαιρία να εντυπωσιάσετε έναν πιθανό πελάτη ή άλλο συνεργάτη. Οι πρώτες εντυπώσεις αποτελούν σημαντικό μέρος της απόκτησης και διατήρησης πελατών. Δεν θέλετε να χάσετε μια ευκαιρία γιατί εσείς έχετε αναγγείλει εσφαλμένα ένα όνομα πελάτη ή δεν γνωρίζετε σε ποιον απευθυνόταν. Είναι καλύτερο να γνωρίζετε πάντοτε σε ποιον γράφετε και να αποφεύγετε να χρησιμοποιείτε στην επιστολή σας "σε ποιον μπορεί να αφορά".

Εσωτερική διεύθυνση

Όλες οι επιχειρηματικές επιστολές πρέπει να περιλαμβάνουν τη διεύθυνση του παραλήπτη, που ονομάζεται εσωτερική διεύθυνση, κοντά στην κορυφή. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση περίπου μία ίντσα κάτω από τη γραμμή ημερομηνίας, στην αριστερή πλευρά του γράμματος. Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα του ατόμου, αν το γνωρίζετε, καθώς και το όνομα της επιχείρησης. Επίσης, γράψτε την πλήρη διεύθυνση, συμπεριλαμβανομένης της πόλης, του κράτους και του ταχυδρομικού κώδικα. Εάν στέλνετε την επιστολή σε άλλη χώρα, συμπεριλάβετε το όνομα της χώρας στη γραμμή κάτω από την πόλη. Πληκτρολογήστε το όνομα της χώρας χρησιμοποιώντας όλα τα κεφαλαία γράμματα.

Τίτλοι

Θα πρέπει σχεδόν πάντα να χρησιμοποιήσετε έναν τίτλο όταν απευθύνεστε σε ένα άτομο σε μια επιχειρηματική επιστολή. Για παράδειγμα, όταν πληκτρολογείτε την εσωτερική διεύθυνση, γράψτε την "κυρία Ann Smith" αντί για "Ann Smith". Η εξαίρεση από αυτό είναι αν το άτομο έχει τιμητικά αρχικά, όπως το Ph.D. Εάν συμβαίνει αυτό, είναι περιττό να γράψετε "Dr. Ann Smith, Ph.D." Χρησιμοποιήστε το ένα ή το άλλο αλλά όχι και τα δύο. Εάν απευθυνθείτε σε μια γυναίκα και δεν είστε σίγουροι αν είναι παντρεμένος ή όχι, χρησιμοποιήστε πάντα την "κυρία" αντί για την "Δεσποινίς" ή την κα. "Εάν ένα άτομο έχει ανδρόγυνο όνομα και δεν είστε σίγουροι για το φύλο, παραλείψτε να χρησιμοποιήσετε τον" κ. "ή" κα "και απλά πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα του ατόμου.

Πολλοί παραλήπτες

Χειριστείτε μια επιστολή σε πολλά άτομα με έναν από τους δύο τρόπους. Αν πληκτρολογείτε μια επιστολή σε ένα τμήμα, πληκτρολογήστε το όνομα του τμήματος ως την πρώτη γραμμή της εσωτερικής διεύθυνσης, στη συνέχεια το όνομα της επιχείρησης και το υπόλοιπο της διεύθυνσης. Κάτω από τη διεύθυνση, γράψτε "Προσοχή", ακολουθούμενη από την κύρια επαφή σας στο συγκεκριμένο τμήμα. Μια άλλη επιλογή είναι να απευθυνθείτε στην επιστολή σε ένα μόνο άτομο και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "CC" στο τέλος της επιστολής, ακολουθούμενο από το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση οποιουδήποτε άλλου προσώπου που θα την λάβει.

Χαιρετισμός

Αν δεν έχετε προσωπική σχέση με τον παραλήπτη, χρησιμοποιήστε τον τίτλο και το επώνυμο του ατόμου στο χαιρετισμό. Αν δεν είστε σίγουροι για τον τίτλο, χρησιμοποιήστε το πλήρες όνομα, όπως "Αγαπητέ Lynn Smith". Σε μια επιχειρησιακή επιστολή, χρησιμοποιείτε πάντοτε ένα παχύ τετράγωνο μετά το χαιρετισμό, ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε το όνομα του ατόμου. Αποθηκεύστε κόμματα για προσωπικά γράμματα. Εάν απευθυνθείτε σε πολλούς ανθρώπους σε ένα τμήμα, γράψτε κάτι σαν "χαιρετισμούς", όπως "Αγαπητοί κυρίες και κύριοι" ή "Αγαπητοί γιατροί".