Επιχειρηματικές εκθέσεις έναντι επιστολών επιχειρήσεων
Οι επιχειρηματικές αναφορές και οι επιχειρηματικές επιστολές είναι δύο διαφορετικά είδη στον τομέα της γραφής στο χώρο εργασίας. Ενώ μια επιχειρηματική έκθεση μπορεί να προηγείται από μια επιχειρησιακή επιστολή και μια επιχειρησιακή επιστολή μπορεί να έχει μια επιχειρηματική έκθεση ως συνημμένο, πρόκειται για δύο τελείως διαφορετικά έγγραφα που εξυπηρετούν δύο διαφορετικούς σκοπούς. Είναι σημαντικό να καταλάβετε πώς μπορείτε να γράψετε και τα δύο, εάν θέλετε να είστε επιτυχημένος επιχειρηματίας.
Είδος
Επειδή μια επιχειρηματική αναφορά και μια επιχειρησιακή επιστολή είναι δύο διαφορετικά είδη, ισχύουν διαφορετικά περιεχόμενα και κανόνες μορφοποίησης. Ενώ και η επιχειρησιακή έκθεση και η επιστολή πρέπει να είναι γραμμένες με σαφήνεια και όσο το δυνατόν πιο κοντά, μια επιχειρησιακή επιστολή θα πρέπει σπάνια να εκτείνεται πέρα από μια σελίδα. Ωστόσο, οι αναφορές των επιχειρήσεων είναι συχνά αρκετές σελίδες, αποτελούνται από προσαρτήματα, διαγράμματα, γραφήματα και φωτογραφίες εκτός από το κείμενο. Επιπλέον, τα γράμματα χρησιμοποιούνται γενικά όταν ένα άτομο έχει ένα συγκεκριμένο ζήτημα να επικοινωνήσει. Οι εκθέσεις, από την άλλη πλευρά, μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε συνδυασμό με τη λήψη συγκεκριμένης απόφασης, αλλά μπορούν επίσης να συνταχθούν απλά για να μοιραστούν πληροφορίες σχετικά με ένα έργο.
Σκοπός
Επιχειρηματικές επιστολές και εκθέσεις μπορούν να γραφτούν για διάφορους σκοπούς. Σε ορισμένες περιπτώσεις, και οι δύο μπορεί να γραφτούν για να ενημερωθούν. Μια επιχειρηματική επιστολή μπορεί να είναι γραμμένη για να ειδοποιήσει έναν υπάλληλο ότι έχει προσληφθεί ή απολυθεί. Επιχειρηματικές επιστολές μπορούν επίσης να αποστέλλονται σε όλους όσους εργάζονται σε μια εταιρεία, μαζί με τους μετόχους της, για να τους ενημερώσουν για μια ορισμένη επιτυχία της εταιρείας. Και οι δύο δημοσιεύσεις μπορούν να γραφτούν για να πεισθούν. Οι επιχειρησιακές επιστολές είναι συχνά αιτήματα για μεγαλύτερο μισθό, περισσότερους πόρους, ελεύθερο χρόνο ή άδεια για την κατεύθυνση ενός συγκεκριμένου προγράμματος, για παράδειγμα. Επιπλέον, μπορούν να συνταχθούν αναφορές για να πεισθεί ένας διαχειριστής να μην διακόψει ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα ή να δώσει περισσότερα κεφάλαια σε έναν τομέα της επιχείρησης. Οι επιχειρηματίες που χρειάζονται να γράψουν ένα έγγραφο το οποίο είτε πείθουν είτε ενημερώνουν, ίσως χρειαστεί να επιλέξουν μεταξύ επιστολής επιχειρήσεων ή έκθεσης. Εάν έχετε πολλές πληροφορίες για να επικοινωνήσετε, μια έκθεση επιτρέπει τη μεγαλύτερη επέκταση και είναι καλύτερη επιλογή σας. Εάν θέλετε να επικοινωνήσετε μια συγκεκριμένη, συνοπτική επιτυχία, μια επιστολή είναι η καλύτερη επιλογή σας.
Κοινό
Και οι δύο συγγραφείς επιχειρηματικών επιστολών και εκθέσεων πρέπει να εξετάσουν το κοινό τους όταν γράφουν. Ενώ οι αναφορές είναι γενικά γραμμένες για ευρύ κοινό, καθώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν από οποιονδήποτε από στελέχη και μετόχους σε εργαζόμενους και δυνητικούς πελάτες, τα γράμματα συνήθως έχουν πιο συγκεκριμένο κοινό. Παρόλο που μπορείτε να γράψετε μια επιχειρηματική επιστολή σε περισσότερα από ένα άτομα ή να αντιγράψετε πολλά άτομα σε μια επιστολή, οι άνθρωποι συνήθως γράφουν επιχειρησιακές επιστολές σε έναν συγκεκριμένο συνάδελφο ή ομάδα. Σε κάθε περίπτωση, οι πληροφορίες, η γλώσσα και άλλα στοιχεία που συμπεριλαμβάνετε πρέπει να υπαγορεύονται από το κοινό σας. Για παράδειγμα, αν γράφετε μια στατιστική αναφορά για υπαλλήλους που δεν έχουν ιστορικό στατιστικών στοιχείων, θα πρέπει να προσθέσετε μια λεπτομερή επεξήγηση των επιπτώσεων των στατιστικών σας.
Μορφή
Οι μορφές επιχειρησιακών επιστολών και αναφορών αλλάζουν ανάλογα με τον τύπο της επιστολής ή της μορφής που γράφετε. Ωστόσο, οι μορφές επιστολών και αναφορών διαφέρουν σημαντικά μεταξύ τους. Η μορφή επιχειρησιακής επιστολής αρχίζει με μια διεύθυνση, χαιρετισμό και το όνομα του παραλήπτη. Το σώμα του γράμματος είναι συνήθως γραμμένο σε μορφή μπλοκ με όλα τα στοιχεία να είναι ανοιχτά προς τα αριστερά. Το γράμμα είναι σύντομο - μερικές φορές μόνο μια παράγραφο, αλλά γενικά δεν υπερβαίνει ποτέ μια σελίδα - και τελειώνει με κλείσιμο, υπογραφή και πληκτρολογημένο όνομα του αποστολέα. Οι περισσότερες επιχειρηματικές αναφορές αρχίζουν με μια σελίδα τίτλου και μια περίληψη ή περίληψη. Στη συνέχεια οι πληροφορίες χωρίζονται και οργανώνονται ανά υποδιαίρεση. Για παράδειγμα, αν γράφετε μια αναφορά σχετικά με μια πρόσφατη εκτόξευση του προγράμματος, μπορεί να έχετε τις ακόλουθες ενότητες: επισκόπηση, συμμετέχοντες, επιτυχίες, προκλήσεις και συνέπειες. Συχνά, οι εκθέσεις τελειώνουν με ένα συμπέρασμα που εξετάζει τις συνέπειες των ευρημάτων ή των πληροφοριών.