Τεχνικές Επικοινωνίας Επιχειρηματικής Ομάδας

Οι επιχειρήσεις, ανεξάρτητα από τον κλάδο, βασίζονται στην αποτελεσματική επικοινωνία. Εάν τα μέλη της ομάδας επιχειρήσεων δεν μπορούν να επικοινωνήσουν μεταξύ τους, δεν θα επικοινωνούν αποτελεσματικά με τους πελάτες και τις εξωτερικές οντότητες. Οι εκπαιδευτικοί στις ΗΠΑ, σύμφωνα με την ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου της Καλιφόρνια Irvine, αναγνωρίζουν ολοένα και περισσότερο τον σημαντικό ρόλο που έχει η επικοινωνία μεταξύ των επιχειρηματικών ομάδων παγκοσμίως και χρησιμεύουν στην προετοιμασία νέων επιχειρηματιών για επικοινωνιακές καριέρες μέσω μαθημάτων που σχετίζονται με την επιχειρηματική γραφή, διευκόλυνση και διαπραγμάτευση ομάδων. Υπάρχουν αποτελεσματικές τεχνικές επικοινωνίας επιχειρηματικών ομάδων για τη βελτίωση των επιχειρηματικών σχέσεων και, με τη σειρά τους, την αύξηση της παραγωγικότητας και των εσόδων.

Αποφύγετε την ασάφεια

Οι επιχειρηματίες εκτιμούν μια ευθεία shooter, σίγουρη στις απόψεις του και διακριτική με την παράδοσή του. Η ασάφεια προάγει την αβεβαιότητα και τη δειλία, δύο άχαρα επιχειρηματικά γνωρίσματα. Η ευελιξία μπορεί να εφαρμοστεί σε διάφορες αγορές εντός της επιχειρησιακής σας ομάδας και θα συμβάλει θετικά στη δυναμική της ομάδας.

Γράψτε όπως μιλάτε. Αυτό ισχύει για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις επιχειρησιακές επιστολές, τα σημειώματα και τις σημειώσεις. Δηλώστε τον λόγο του γράμματος της πρώτης παραγράφου. Τα μέλη της ομάδας σας πιθανότατα δεν έχουν χρόνο να κοσκινίσουν μέσω διαφόρων παραγράφων για να καταλάβουν το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δηλώστε ένα σκοπό, στη συνέχεια χρησιμοποιήστε το σώμα της επιστολής για να απαντήσετε σε οποιεσδήποτε πρόσθετες ερωτήσεις.

Η διαφάνεια θα κρατήσει τη συνεδρίαση σε κίνηση. Εάν έχετε βρεθεί ποτέ σε ένα δωμάτιο που οι άνθρωποι φοβούνται να μοιραστούν τη γνώμη τους, ξέρετε την απογοήτευση που απαιτείται για την εκπλήρωση ενός έργου με αυτούς τους ανθρώπους. Δηλώστε με ειλικρίνεια τη γνώμη σας όταν σας ρωτήθηκε, ώστε να μην υπάρχει σύγχυση και έτσι η συνάντηση μπορεί να προχωρήσει.

Όταν καλείτε κάποιον, έχετε τον έλεγχο της συνομιλίας επειδή ξεκινήσατε τη συζήτηση. Μόλις το άτομο απαντήσει, πείτε ποιοι είστε και γιατί καλείτε. Δώστε το μήνυμά σας συνοπτικά και με σαφήνεια και αφήστε τους χρόνο να κάνουν ερωτήσεις μεταξύ κάθε σημείου.

Διευκολύνουν δημοκρατικά

Κάθε συνεισφέρον μέλος μιας επιχειρησιακής ομάδας πρέπει να διευκολύνει τις συναντήσεις κατά διαστήματα. Με κατάλληλη προετοιμασία και ομαδική τακτική, μπορείτε να διευκολύνετε μια επιχειρηματική ομάδα να συναντιέται απρόσκοπτα και αποτελεσματικά, ακόμα κι αν δεν είστε διαχειριστής.

Ελάτε προετοιμασμένοι. Πριν από τη συνάντηση, καταγράψτε την ημερήσια διάταξη για ολόκληρη τη συνάντηση. Περιγράψτε τα σημεία συζήτησης, τα ερωτήματα, τις ανησυχίες και τις στρατηγικές σε ένα καλά οργανωμένο έγγραφο. Απομνημονεύστε ορισμένα σημεία και εκπληρώστε τα πρακτικά.

Ελέγξτε την κατεύθυνση της συνάντησης χωρίς να κυριαρχεί η συζήτηση. Ένας καλός διευκολυντής συνάντησης θα φέρει την ομάδα από σημείο σε σημείο ενώ θα θέτει ερωτήσεις και θα εμπνέει τους άλλους να μιλήσουν. Αν η ομάδα ξεφύγει από το θέμα, θα τα επαναφέρει απαρατήρητα εκεί που πρέπει να είναι.

Ζητήστε συγκεκριμένες απαντήσεις. Μόλις ο καθένας έχει ενοχλήσει σε κάθε θέμα, καταλήγουμε σε ένα ψήφισμα, επαναλαμβάνοντας πίσω στην ομάδα αυτό που αποφασίστηκε. Κάνοντας αυτό θα αποφύγετε σύγχυση και εκπλήξεις αργότερα.

Αντιπροσωπεύει την ομάδα

Ανεξάρτητα από το πώς αισθάνεστε για ένα συγκεκριμένο ζήτημα, είναι σημαντικό να μεταφέρετε στους πελάτες και τους εξωτερικούς συνεργάτες τις αποφάσεις της ομάδας σας - τίποτα περισσότερο, τίποτα λιγότερο. Εάν διαφωνείτε με συγκεκριμένες ιδέες, είναι ακατάλληλο να ενημερώσετε τους πελάτες. Το να λέτε στους πελάτες ότι η ομάδα σας αποφάσισε με έναν τρόπο, αλλά διαφωνείτε αντιπροσωπεύει στους πελάτες διαφωνία και ασυνέπεια μέσα στην ομάδα σας. Θα το δουν αυτό ως ένδειξη αδυναμίας και θα μπορούσαν να βλάψουν τη σχέση σας μαζί τους μακροπρόθεσμα.

Πάντα απεικονίζετε την ομάδα σας ως ενοποιημένη και στην ίδια σελίδα, ακόμα κι αν νομίζετε ότι είναι καλύτερο να δηλώσετε τη δική σας γνώμη. Ένα ενιαίο μέτωπο είναι πιο σημαντικό από το να συμφωνείτε με έναν πελάτη σε ένα επαγγελματικό γεύμα.