Μπορεί ένας εργοδότης να φυλάσσει πληροφορίες εγγράφων από υπαλλήλους;

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εργοδότες έχουν το δικαίωμα να φυλάσσουν πληροφορίες από τους υπαλλήλους, ιδίως όταν πρόκειται για εμπιστευτικά θέματα όπως οι έρευνες στο χώρο εργασίας. Όταν τα έγγραφα ή οι πληροφορίες αφορούν ειδικά σε θέματα προσωπικού ενός εργαζομένου, πολλοί εργοδότες έχουν μια διαδικασία που επιτρέπει στους υπαλλήλους να φωτοτυπούν τα έγγραφα ή που επιτρέπει στους υπαλλήλους να αναθεωρούν την τεκμηρίωση και τις πληροφορίες προσωπικού τους.

Τεκμηρίωση υπαλλήλων

Η τεκμηρίωση και η πληροφόρηση των εργαζομένων περιλαμβάνει δεδομένα σχετικά με την απασχόληση, όπως η θέση, η τάξη, τα καθήκοντα, η πειθαρχική εξέταση, οι διορθωτικές ενέργειες, οι αξιολογήσεις απόδοσης, τα αρχεία παρουσίας, τα ημερολόγια εργασίας και οι πληροφορίες αποζημίωσης. Οι ιατρικές πληροφορίες των εργαζομένων διατηρούνται χωριστά από τις πληροφορίες που σχετίζονται με την απασχόληση. ένας ορισμένος υπάλληλος προστασίας απορρήτου είναι το μόνο άτομο που έχει πρόσβαση στον ιατρικό φάκελο ενός υπαλλήλου, σύμφωνα με τον νόμο για την ασφάλεια φορητότητας και λογοδοσίας. Το τμήμα ανθρωπίνων πόρων διατηρεί όλα τα έγγραφα εργασίας και τις πληροφορίες σε ασφαλή τοποθεσία.

Έρευνες στο χώρο εργασίας

Από καιρό σε καιρό, το τμήμα ανθρωπίνων πόρων της εταιρείας ή ένα μέλος του προσωπικού που είναι αρμόδιο για τις σχέσεις των εργαζομένων διεξάγει έρευνες στο χώρο εργασίας. Οι έρευνες στο χώρο εργασίας ενδέχεται να αρχίσουν με καταγγελία εργαζόμενου ή παρατήρηση σχετικά με συμπεριφορά ή ενέργεια ακατάλληλη για τον χώρο εργασίας. Η τεκμηρίωση που παράγεται κατά τη διάρκεια μιας έρευνας διατηρείται εμπιστευτικά. Εάν η έρευνα απορρέει από καταγγελία υπαλλήλου, η δήλωση του υπαλλήλου διατηρείται ξεχωριστά από τον φάκελο απασχόλησης. Οι φάκελοι έρευνας στο χώρο εργασίας δεν είναι προσβάσιμοι στους υπαλλήλους - είναι ιδιοκτησία του εργοδότη και δεν αποτελούν μέρος του φακέλου προσωπικού του υπαλλήλου.

Αιτήσεις υπαλλήλων

Κανένας ομοσπονδιακός νόμος δεν διέπει τα αρχεία απασχόλησης ή την αποδέσμευση φακέλων σε τρέχοντες ή πρώην υπαλλήλους Πολλά κράτη αφήνουν τον εργοδότη να αποφασίσει εάν θα απελευθερώσει αρχεία απασχόλησης σε υπαλλήλους που ζητούν επανεξέταση αρχείου ή αντίγραφα πληροφοριών προσωπικού χαρακτήρα. Ορισμένα κράτη, ωστόσο, έχουν συγκεκριμένες οδηγίες για τους εργοδότες σχετικά με την αποφυλάκιση των αρχείων προσωπικού. Για παράδειγμα, ο νόμος της Μασαχουσέτης απαιτεί από τους εργοδότες να επιτρέπουν στους σημερινούς και πρώην υπαλλήλους πρόσβαση στα αρχεία προσωπικού τους κατόπιν γραπτής αίτησης. Επιπλέον, το κράτος απαιτεί οι εργαζόμενοι να παρέχουν πρόσβαση σε σχετικά σύντομη περίοδο - μέσα σε μόλις πέντε ημέρες. Από την άλλη πλευρά, οι εργοδότες του Τέξας δεν υποχρεούνται να παρέχουν στους υπαλλήλους πρόσβαση στα αρχεία τους. Τούτου λεχθέντος, οι εργοδότες επιτρέπουν εν γένει πλήρη ή μερική πρόσβαση σε φακέλους απασχόλησης με καλή πίστη. Δεν μπορεί να αποδείξει καλά ότι οι εργοδότες δεν μπορούν να αποκρύψουν πληροφορίες από τους υπαλλήλους επειδή φαίνεται ότι ο εργοδότης μπορεί να έχει κάτι να κρύψει.

Πληροφορίες του δημόσιου τομέα

Πολλά κράτη έχουν νόμους ανοικτού αρχείου, που γενικά αναφέρονται ως νόμοι Sunshine. Οι νόμοι Sunshine ισχύουν για μητρώα στο δημόσιο τομέα, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων εγγράφων που σχετίζονται με την απασχόληση και πληροφοριών σχετικά με υπαλλήλους του δημόσιου τομέα. Σχεδόν όλα τα κράτη έχουν κάποια μορφή ανοικτών νόμων για τα αρχεία. ωστόσο, μπορεί να ποικίλλουν ανάλογα με το είδος των πληροφοριών των εργαζομένων που μπορούν να αποδεσμευτούν σύμφωνα με ένα αίτημα σύμφωνα με τον Νόμο Sunshine.

Συνιστάται