Πώς να κάνετε λογαριασμούς πελατών για εργασίες ασφαλείας

Κάθε εταιρεία έχει συνήθως τις δικές της διαδικασίες χρέωσης πελατών. Ορισμένες οργανώσεις μπορούν να επιλέξουν να τιμολογήσουν τα εξαρτήματα και τον εξοπλισμό χωριστά από το εργατικό δυναμικό για να αποφευχθεί η σύγχυση, αλλά μπορείτε να χρεώσετε όλα αυτά τα πράγματα σε ένα τιμολόγιο εάν διαχωρίζετε σαφώς το κόστος εργασίας από τα φορολογητέα στοιχεία. Στείλτε το τιμολόγιο εγκαίρως, καθώς οποιαδήποτε καθυστέρηση είναι καθυστέρηση στην παραλαβή του εισοδήματος. Προσθέστε τις πληροφορίες τιμολογίου στο υπολογιστικό φύλλο γηράσκοντός σας (μια αναφορά που αναλύει την ταμειακή ροή των μη καταβληθέντων τιμολογίων σας) για να παρακολουθείτε την ημερομηνία λήξης του τιμολογίου. Επικοινωνήστε με τον πελάτη λίγες μέρες μετά την αποστολή του τιμολογίου για να επιβεβαιώσετε την παραλαβή του.

1.

Συγκεντρώστε όλα τα φύλλα χρόνου των υπαλλήλων που ολοκλήρωσαν την εργασία, μια λίστα και περιγραφή των προϊόντων που πωλήθηκαν και κάθε λογισμικό που εγκαταστάθηκε για τη συγκεκριμένη χρέωση του πελάτη. Εάν εγκατασταθήκατε τόσο λογισμικό όσο και εξοπλισμό, αυτό απαιτεί ξεχωριστά στοιχεία γραμμής στο τιμολόγιο, καθώς ο λιανικός φόρος απαιτείται για όλα τα προϊόντα που πωλούνται. Θα καταχωρίσετε το λογισμικό και το υλικό ξεχωριστά από τις ώρες εργασίας στο τιμολόγιο. Διατυπώστε τον αριθμό των ωρών που χρησιμοποιήθηκαν για την ολοκλήρωση του έργου. Για παράδειγμα, εάν τέσσερις εργαζόμενοι εργάστηκαν για την εγκατάσταση του έργου για τρεις ημέρες, υπολογίστε τις ώρες για κάθε εργαζόμενο.

2.

Καθορίστε την ωριαία χρέωση για κάθε εργαζόμενο που παρέσχε την υπηρεσία. Αν το έργο ασφαλείας περιελάμβανε την εγκατάσταση ενός νέου συστήματος ασφαλείας και λογισμικού που θα έπαιρνε τέσσερις εργαζόμενους τρεις μέρες για να ολοκληρωθεί, κάθε εργαζόμενος θα είχε 24ωρη τιμολόγηση. Αν ένας υπάλληλος ήταν ο επικεφαλής, οι ώρες εργασίας του ενδέχεται να χρεώνονται με υψηλότερο ωριαίο επιτόκιο. Για παράδειγμα, το ωριαίο επιτόκιο μολύβδου μπορεί να είναι 75 $ ανά ώρα και οι εγκαταστάτες μπορούν να έχουν 50 ωριαίες τιμές.

3.

Ανοίξτε το πρότυπο τιμολογίου στο πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου. Αντιγράψτε το τιμολόγιο στον κατάλληλο πελάτη. Βεβαιωθείτε ότι το τιμολόγιο έχει την ημερομηνία χρέωσης του τιμολογίου, έναν ξεχωριστό αριθμό τιμολογίου, το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη, καθώς και τους όρους πληρωμής, όπως Net: 30, Net: 45 ή Net: 60, οφείλεται. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση για την αποστολή της πληρωμής περιλαμβάνεται επίσης στο τιμολόγιο. Αν η επιχείρησή σας προσφέρει κίνητρα για την πρόωρη πληρωμή πελατών, συμπεριλάβετε και στο τιμολόγιο, όπως το "2% Net 10" στο τιμολόγιο. Αυτό δείχνει στον πελάτη ότι μπορεί να λάβει έκπτωση 2% όταν πληρώσει το τιμολόγιο εξ ολοκλήρου στις ή πριν από 10 ημέρες από την ημερομηνία του τιμολογίου.

4.

Δημιουργήστε μια περιγραφή του έργου που εκτελέσατε. Για την περιοχή "Περιγραφή υπηρεσίας" του τιμολογίου, γράψτε μια περιγραφή έτσι ώστε ο πελάτης να κατανοεί τι πληρώνει. Για παράδειγμα, για μια περιγραφή των υπηρεσιών, απαριθμήστε "Υπηρεσίες για την περίοδο (δηλώστε την περίοδο) για τη ρύθμιση, εγκατάσταση και βαθμονόμηση του νέου συστήματος ασφαλείας." Στη συνέχεια, απαριθμήστε κάθε έναν από τους ανθρώπους που εργάζονται, "Επικεφαλής εποπτείας, εγκατάσταση εξοπλισμού και λογισμικού, διαμόρφωση υπολογιστών, 24 ώρες με 75 $ ανά ώρα". Συμπεριλάβετε αυτό στην περιγραφή και στη συνέχεια μεταφέρετε την υποτιτλισμένη ποσότητα για τις ώρες στο πεδίο "ποσό" στη δεξιά πλευρά του προτύπου τιμολογίου.

5.

Ακολουθήστε με τους υπόλοιπους υπαλλήλους που εργάστηκαν στο έργο, αναφέροντας χωριστά τις ώρες τους και παρέχοντας μια σύντομη περιγραφή του έργου που εκτελέστηκε. Για αυτό το παράδειγμα τιμολογίου, θα έχετε ένα τιμολόγιο που τιμολογείται στα $ 75 ανά ώρα για 24 ώρες ή ένα μερικό σύνολο $ 1.800. Για κάθε έναν από τους μεμονωμένους εργαζομένους, προσθέστε στο τιμολόγιο τις χρεώσεις τους με την περιγραφή. Συμπεριλάβετε $ 50 ανά ώρα για 24 ώρες (αναφέρετε την περίοδο) και το έργο που εκτελέσατε. Μεταφέρετε το υποσύνολο στο πεδίο "ποσό" $ 1.200 για κάθε εργαζόμενο.

6.

Υποσύνολο της εργασίας έτσι ώστε ο πελάτης να γνωρίζει το ποσό της εργασίας. Αυτό θα ισοδυναμούσε με ένα υποσύνολο των 5.400 δολαρίων. Καταχωρίστε το υποσύνολο εργασίας στο τιμολόγιο.

7.

Προσθέστε την περιγραφή του λογισμικού που αγοράσατε, του εξοπλισμού και των παραγόντων ταυτοποίησης για τον εξοπλισμό και το λογισμικό, όπως οι σειριακοί αριθμοί και οι αριθμοί μοντέλων λίγες γραμμές κάτω από το τμήμα εργασίας του τιμολογίου. Μπορείτε να αποφασίσετε να τοποθετήσετε "Εξοπλισμός και Λογισμικό" ως επικεφαλίδα τμήματος πάνω από τις λεπτομέρειες του τιμολογίου για μια σαφή οριοθέτηση. Συμπεριλάβετε μια σύντομη δήλωση πληροφοριών εγγύησης κάτω από κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία.

8.

Υποσύνολο του λογισμικού και του υλικού. Εάν το λογισμικό κοστίζει $ 500 και το υλικό άλλα $ 3.300, το υποσύνολο στα $ 3.800 και υπολογίζει το φόρο για αυτό το ποσό. Εάν ο φορολογικός συντελεστής ήταν επίπεδη 8 τοις εκατό, προσθέστε φόρο των $ 304. Προσθέστε οποιαδήποτε έξοδα αποστολής ή χειρισμού.

9.

Μεγάλο σύνολο του τιμολογίου. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε ξεχωριστά τις φορολογικές και ναυτιλιακές αμοιβές έτσι ώστε ο πελάτης να γνωρίζει επακριβώς τι είναι κάθε χρέωση. Σύνολο του τιμολογίου σε $ 9, 504.

10.

Προσθέστε έναν υπολογισμό στο τιμολόγιο για να υποδείξετε την έκπτωση που είναι διαθέσιμη στον πελάτη. Το ποσό αυτό αποτελεί κίνητρο για τον πελάτη να πληρώσει νωρίτερα το λογαριασμό. Οι εκπτώσεις μπορούν να ισχύουν μόνο για συγκεκριμένα τμήματα του λογαριασμού και όχι για φόρους ή έξοδα αποστολής. Για παράδειγμα, εάν η έκπτωση 2% που εφαρμόζεται στο λογισμικό, το υλικό και οι ωριαίες αμοιβές αναφέρουν στο τιμολόγιο τα εξής: "Πάρτε μια παρακράτηση 2 τοις εκατό ή $ 184 όταν πληρώνετε το τιμολόγιο εντός 10 ημερών από την παραλαβή."

11.

Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του τιμολογίου και τυχόν συνημμένων εγγράφων, όπως το υλικό εγγύησης στο λογισμικό ή το υλικό, και καταθέστε το τιμολόγιο στα αρχεία των εισπρακτέων λογαριασμών στη λογιστική υπηρεσία σύμφωνα με τη δομή του αρχείου. Καταγράψτε την ημερομηνία αποστολής του τιμολογίου στο αντίγραφο.

12.

Στείλτε αμέσως ένα έντυπο αντίγραφο του τιμολογίου. Εάν ο πελάτης αποδέχεται μαλακά αντίγραφα των τιμολογίων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στείλτε και ένα μαύρο αντίγραφο.

13.

Προσθέστε το τιμολόγιο με την ημερομηνία αποστολής, την ημερομηνία λήξης και οποιοδήποτε προεξοφλημένο ποσό που ισχύει για το τιμολόγιο στο υπολογιστικό φύλλο γήρανσης.

Πράγματα που χρειάζονται

• Στοιχεία διεύθυνσης χρέωσης πελάτη
• Όροι πελάτη
• Ενημερωτικά δελτία προσωπικού
• Περιγραφές λογισμικού και υλικού
• Πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου
• Πρότυπο τιμολογίου
• Γήρανση υπολογιστικού φύλλου

Υπόδειξη

• Διατηρήστε ακριβή αρχεία όλων των τιμολογίων που δημιουργήσατε και βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει το παλιό υπολογιστικό φύλλο. Μια εβδομάδα ή δύο πριν την ημερομηνία λήξης, επικοινωνήστε με τον πελάτη για να βεβαιωθείτε πότε θα γίνει η πληρωμή. Σημειώστε το παλιό υπολογιστικό φύλλο και μεταβιβάστε αυτές τις πληροφορίες στον υπεύθυνο λογιστικής ή τον ελεγκτή. Η εξακρίβωση της εισροής εισοδήματος είναι σημαντική για την ανάλυση των ταμειακών ροών.