Πώς να υπολογίσετε τα αναλώσιμα γραφείου στη ρύθμιση των καταχωρήσεων

Οι εταιρείες θα αγοράζουν συχνά ένα μεγάλο ποσό συγκεκριμένων προμηθειών για να επωφεληθούν από τις μειώσεις κόστους όταν αγοράζουν όγκο. Αυτοί οι τύποι αγορών μπορεί να είναι οτιδήποτε χρησιμοποιείται τακτικά στις επιχειρήσεις της επιχείρησης, όπως λαμπτήρες, χαρτί υγείας, μελάνι εκτυπωτή, στυλό, νομικά μαξιλάρια, συνδετήρες, κασέτα και άλλα είδη γραφείου. Όταν πραγματοποιούνται αυτές οι αγορές, η λογιστική καταγράφει τη συναλλαγή όταν πραγματοποιείται, παρόλο που οι προμήθειες προορίζονται να καλύψουν την απαίτηση της εταιρείας για τρία χρόνια.

Ρυθμίζοντας τις καταχωρήσεις

Για να απεικονίσει μια ακριβέστερη εικόνα της δαπάνης, η λογιστική πρέπει να την κατανείμει κατά την περίοδο χρήσης των αγορασθέντων προμηθειών. Αυτή η κατανομή γίνεται μέσω προσαρμογών των εγγραφών, οι οποίες είναι εγγραφές στο τέλος του οικονομικού έτους. Καταρτίζονται επειδή η αρχή της αντιστοίχισης της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση απαιτεί την αντιστοίχιση των εξόδων με τα έσοδα. Στην περίπτωση των προμηθειών γραφείου, η γενική χρήση τους βοηθά στην παραγωγή των εσόδων, επομένως πρέπει να χρεώνονται με τα έσοδα που χρησιμοποιούνται.

Αναβαλλόμενη δαπάνη

Τα αναλώσιμα γραφείου αποτελούν αναβαλλόμενη δαπάνη επειδή αγοράζονται σε αναμονή χρήσης. Όταν ένα τμήμα απαιτεί νομικά μαξιλάρια και στυλό από την αποθήκη, τα αντικείμενα αυτά πρόκειται να χρησιμοποιηθούν. Τον Ιανουάριο, όταν αγοράστηκαν οι προμήθειες, η λογιστική εγγραφή πρέπει να δείχνει μια χρέωση για την προπληρωμένη καταγραφή των προμηθειών γραφείου και μια πίστωση για την εγγραφή σε μετρητά, σημειώνοντας ότι πρόκειται για είδη γραφείου που αγοράστηκαν για χρήση κατά τα επόμενα τρία χρόνια.

Διορθωτική εγγραφή

Τον Φεβρουάριο, όταν το τμήμα μάρκετινγκ απαιτεί νομικά μαξιλάρια, στυλό και μελάνι για εκτυπωτές, η προσαρμογή σας θα είναι μια χρέωση για προμήθειες γραφείου μάρκετινγκ και πίστωση προπληρωμένων προμηθειών γραφείου, σημειώνοντας ότι αυτές οι προμήθειες χρησιμοποιήθηκαν από το τμήμα μάρκετινγκ, το σχετικό σχέδιο εμπορίας.

Εκτίμηση

Εάν η επιχείρησή σας δεν ακολουθεί μια τυπική διαδικασία απαίτησης, θα χρειαστεί να υπολογίσετε τη διανομή των προμηθειών σε όλη την εταιρεία σε μηνιαία βάση. Ένας απλός τρόπος για να γίνει αυτό είναι να διαιρέσετε το συνολικό ποσό των προμηθειών που αγοράσατε με 12 ή τον αριθμό των μηνών που αναμένεται να διαρκέσει η προσφορά. Μπορεί να μην είναι απαραίτητο να διαθέσετε προμήθειες που χρησιμοποιούνται από το μάρκετινγκ, τη λογιστική, τους ανθρώπινους πόρους και άλλα τμήματα εάν έχετε μια μικρή εταιρεία. Ωστόσο, οι επίσημες απαιτήσεις είναι χρήσιμες αν προσπαθείτε να παρακολουθήσετε τα έξοδα που προκύπτουν από το μάρκετινγκ για να βρείτε την απόδοσή σας στις επενδύσεις μάρκετινγκ.

Συνιστάται