Πώς μπορώ να παρακολουθώ την εγγραφή των εργαζομένων;

Η παρακολούθηση της εγγραφής των παροχών σε εργαζόμενους μπορεί να δημιουργήσει προκλήσεις, ειδικά για τον ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης. Τα προγράμματα παροχών σε εργαζόμενους περιλαμβάνουν συνήθως σχέδια υγειονομικής περίθαλψης, προγράμματα συνταξιοδότησης, σχέδια ασφάλισης ζωής, σχέδια ιδιοκτησίας αποθεμάτων και διακοπές, μεταξύ άλλων. Η εξασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι λαμβάνουν τις σωστές εκπτώσεις στην κατάλληλη στιγμή είναι απαραίτητη για να λαμβάνουν τα οφέλη για τα οποία πληρώνουν. Τα προγράμματα παροχών προσωπικού απαιτούν συνήθως εκπτώσεις σε κάθε κύκλο μισθοδοσίας (ή σε επιλεγμένους κύκλους πληρωμών). Για την παρακολούθηση της εγγραφής των παροχών των εργαζομένων, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων θα πρέπει να δημιουργήσουν ένα σύστημα που να ακολουθεί τα σχέδια και ένα χρονοδιάγραμμα για την αναθεώρησή τους.

1.

Σχεδιάστε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που ακολουθεί την εγγραφή παροχών για εργαζόμενους ή ακολουθήστε την εγγραφή μέσω του τρέχοντος παρόχου μισθοδοσίας. Τα συστήματα μισθοδοσίας και το λογισμικό μισθοδοσίας επιτρέπουν στους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να συμπεριλαμβάνουν την εγγραφή παροχών στη ρύθμιση και συνεπώς να συμπεριλαμβάνουν τις μειώσεις μέσω του προγράμματος μισθοδοσίας.

2.

Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα για την αναθεώρηση των εκθέσεων επιλεξιμότητας για τους υπαλλήλους. Η επιλεξιμότητα μπορεί να εξαρτηθεί από ορισμένες περιστάσεις, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου εργασίας του εργαζομένου για την εταιρεία. Οι εργοδότες σχεδιάζουν προγράμματα παροχών με αυτές τις συνθήκες, αλλά πρέπει επίσης να ακολουθήσουν τους κανόνες του σχεδίου για να βεβαιωθούν ότι εφαρμόζονται με ακρίβεια σε όλους.

3.

Ελέγξτε τις πληροφορίες για να εξασφαλίσετε την ακρίβεια τους Παράγοντας στην περιοδική επισκόπηση ο χρόνος που απαιτείται για την εξέταση των πληροφοριών των εργαζομένων και για τον έλεγχο της ακρίβειας. Εσφαλμένα επισημασμένα έντυπα μπορούν να δημιουργήσουν ενοχλήσεις επεξεργασίας για όλους, επομένως ελέγξτε για λάθη και διορθώστε τα.

4.

Επιλέξτε ένα σύστημα για την ολοκλήρωση της επεξεργασίας όλων των εντύπων εγγραφής. Οι φόρμες εγγραφής ωφελημάτων υπαλλήλων συνήθως πηγαίνουν στην υπηρεσία που παρέχει το όφελος - έχοντας κατά νου ότι δεν παρέχετε το όφελος, αλλά μάλλον την επιλογή εγγραφής σε αυτό. Οργάνωση του συστήματος επεξεργασίας με την υπηρεσία παροχών. η επεξεργασία μπορεί να περιλαμβάνει φαξ ή ηλεκτρονική εγγραφή.

5.

Ελέγξτε τις εγγραφές και τις κρατήσεις σε κάθε κύκλο πληρωμών ή τουλάχιστον μηνιαία. Αυτό δεν απαιτεί άφθονο έλεγχο από την πλευρά σας, αλλά μια γρήγορη αναθεώρηση για να βεβαιωθείτε ότι όλα περνούν όπως πρέπει. Εάν η αφαίρεση ενός εργαζομένου ξαφνικά πηδάει σημαντικά και χωρίς αίτημα του υπαλλήλου, κάντε τη διόρθωση.

6.

Απευθυνθείτε αμέσως σε όλες τις αλλαγές στα σχέδια παροχών. Εάν ένας εργαζόμενος έχει παιδί και πρέπει να προσθέσει ένα νέο μέλος της οικογένειας στην εγγραφή, το πράξε αμέσως. Εάν δεν πραγματοποιήσετε αμέσως αλλαγές εγγραφής, μπορεί να οδηγήσετε σε εσφαλμένες μειώσεις στον επόμενο κύκλο πληρωμών.

Πράγματα που χρειάζονται

• Σχέδια παροχών προσωπικού
• Εκθέσεις επιλεξιμότητας για όλους τους υπαλλήλους
• Μητρώα αφαίρεσης μισθοδοσίας
• Αναφορές για την εγγραφή των εργαζομένων

Υπόδειξη

• Κρατήστε όλα τα έγγραφα σχετικά με την εγγραφή παροχών για εργαζόμενους κλειδωμένα όταν δεν χρησιμοποιούνται. Οι πληροφορίες αυτές είναι άκρως προσωπικές και συχνά ευαίσθητες και η μη προστασία της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων μπορεί να οδηγήσει σε νομικές ενέργειες.