Πώς να προσδιορίσετε τους κύριους στόχους εσωτερικού ελέγχου που σχετίζονται με τη λογιστική μισθοδοσίας

Η μισθοδοσία μιας επιχείρησης θεωρείται υποχρέωση, πράγμα που σημαίνει ότι οι περισσότερες πληροφορίες μισθοδοσίας καταγράφονται στη στήλη Παθητικό σε βιβλία και στους ισολογισμούς. Η λογιστική μισθοδοσίας περιλαμβάνει την πληρωμή των μισθών των εργαζομένων και την καταγραφή των πληρωμών. Ο εσωτερικός έλεγχος είναι σημαντικός για την λογιστική μισθοδοσίας, επειδή υπάρχουν πολυάριθμοι κρατικοί και ομοσπονδιακοί νόμοι σχετικά με τη λογιστική μισθοδοσίας. Σύμφωνα με το νόμο περί μισθοδοσίας, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να τηρούν λογιστικά αρχεία για την μισθοδοσία κάθε υπαλλήλου, να καταβάλλουν τους φόρους μισθοδοσίας και να συμμορφώνονται με τους τοπικούς νόμους περί μισθοδοσίας.

1.

Προστατεύστε τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας από μη εξουσιοδοτημένες πληρωμές μισθοδοσίας. Προσδιορίστε αυτόν τον στόχο με την έρευνα της πολιτικής της εταιρείας σχετικά με την κλοπή μισθοδοσίας. Η κλοπή των δραστηριοτήτων μισθοδοσίας περιλαμβάνει την υπερεκτίμηση των ωρών εργασίας, τη συνέχιση της καταβολής των καταγγελθέντων εργαζομένων, την προσθήκη ψεύτικων υπαλλήλων στο μισθό και την επανάληψη των ελέγχων μισθοδοσίας.

2.

Εξασφαλίστε ακριβή και αξιόπιστα αρχεία λογιστικής μισθοδοσίας. Προσδιορίστε αυτόν τον στόχο με την έρευνα νόμων και κανονισμών που αφορούν τη λογιστική μισθοδοσίας. Ο εσωτερικός έλεγχος Lax μπορεί να οδηγήσει σε παράνομες παρατυπίες μισθοδοσίας.

3.

Μάθετε πώς οι ανθρώπινοι πόροι ελέγχουν τη μισθοδοσία. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού παρέχει εξουσιοδότηση των εργαζομένων για την τεκμηρίωση εργασίας και μισθοδοσίας. Άλλες δραστηριότητες ανθρώπινου δυναμικού που επηρεάζουν τους ελέγχους μισθοδοσίας περιλαμβάνουν αλλαγές στον μισθό και τον τερματισμό των εργαζομένων.

4.

Ενημερωθείτε για τις διαδικασίες χρονομέτρησης της εταιρείας σας. Οι ωρομίσθιοι υπάλληλοι χρησιμοποιούν συχνά μια καταγραφή χρόνου κάρτας όταν και για πόσο καιρό ο εργαζόμενος εργάστηκε. Πολλές εταιρείες βασίζουν λογιστική μισθοδοσίας σε πληροφορίες κάρτας χρόνου.

5.

Μάθετε πώς η εταιρεία ετοιμάζει τη μισθοδοσία. Αυτό γίνεται συνήθως χρησιμοποιώντας πληροφορίες HR, πληροφορίες κάρτας χρόνου ή συνδυασμός των δύο. Η απαίτηση περισσότερων του ενός υπαλλήλων για την προετοιμασία της μισθοδοσίας είναι μια μέθοδος ελέγχου της λογιστικής μισθοδοσίας.

6.

Γίνετε καταρτισμένοι στη μέθοδο της εταιρείας σας για την πληρωμή μισθοδοσίας. Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν αριθμημένες επιταγές για να πληρώσουν τους υπαλλήλους επειδή οι επιλεγμένοι έλεγχοι ελαχιστοποιούν την κλοπή και αποδεικνύουν την πληρωμή. Άλλοι τρόποι πληρωμής περιλαμβάνουν την άμεση κατάθεση στον τραπεζικό λογαριασμό των εργαζομένων ή, σε σπάνιες περιπτώσεις, πληρωμές σε μετρητά.

7.

Συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία σας υπολογίζει μισθοδοσία. Συνήθως, οι λογιστές υπολογίζουν πρώτα την ακαθάριστη αμοιβή, στη συνέχεια υπολογίζουν τις αφαιρέσεις μισθοδοσίας και στη συνέχεια αφαιρούν τις εκπτώσεις από την ακαθάριστη αμοιβή για να φθάσουν στην καθαρή αμοιβή. Η καθαρή αμοιβή είναι το χρηματικό ποσό του μισθού του υπαλλήλου.

8.

Εξοικειωθείτε με διαφορετικά είδη κρατήσεων μισθοδοσίας, ιδιαίτερα φόρων. Ανάλογα με την κατάσταση στην οποία λειτουργεί η επιχείρηση, ορισμένοι τύποι κρατήσεων μισθοδοσίας είναι προαιρετικοί, ενώ άλλοι είναι υποχρεωτικοί. Ομοσπονδιακοί ασφαλιστικοί νόμοι εισπράττουν τους φόρους. Οι φόροι FICA περιλαμβάνουν τους φόρους εισφορών κοινωνικής ασφάλισης και Medicaid.