Πώς να εφαρμόσετε ένα σχέδιο διαχείρισης προγράμματος

Οι εταιρείες ξεκινούν προγράμματα για να εξασφαλίσουν ότι επιτυγχάνουν τους στρατηγικούς τους στόχους και ικανοποιούν μακροπρόθεσμους στόχους. Τα προγράμματα μπορούν να περιλαμβάνουν έργα που στοχεύουν σε συγκεκριμένα στοιχεία και πολιτικές που παραμένουν σε ισχύ σε μεγαλύτερες χρονικές περιόδους. Εάν θέλετε να διαχειριστείτε με επιτυχία τέτοια προγράμματα και να εφαρμόσετε αντίστοιχα σχέδια, θα πρέπει να ακολουθήσετε διαδικασίες που θα διασφαλίζουν την ενημέρωση των εργαζομένων, την ανάπτυξη λεπτομερών σχεδίων και την εφαρμογή σαφών κριτηρίων επιτυχίας.

Διαβούλευση

Μπορείτε να λάβετε υποστήριξη για ένα πρόγραμμα από τους υπαλλήλους σας μέσω μιας διαδικασίας διαβούλευσης. Πρώτον, πρέπει να ζητήσετε πληροφορίες σχετικά με το περιεχόμενο του προγράμματος και τους στόχους του. Οι εισροές από τους εργαζόμενους που είναι πιο κοντά στο έργο είναι συχνά πολύτιμες. Σε μια δεύτερη φάση, θα πρέπει να γνωστοποιήσετε τις λεπτομέρειες του προγράμματος που πρόκειται να εφαρμόσει η εταιρεία και να συζητήσετε για ποιο λόγο το πρόγραμμα περιλαμβάνει κάποιες προτάσεις αλλά όχι και άλλες. Μπορείτε να εξηγήσετε πώς η εταιρεία έχει σχεδιάσει το πρόγραμμα για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων και πώς τα στοιχεία που περιλαμβάνονται υποστηρίζουν αυτόν τον στόχο.

Σχεδίαση

Το επόμενο βήμα στην υλοποίηση του προγράμματος είναι η ανάπτυξη ενός λεπτομερούς σχεδίου. Ένα σχέδιο προγράμματος περιλαμβάνει ένα τμήμα για την εφαρμογή του προγράμματος και ένα για την μακροπρόθεσμη διατήρηση των πολιτικών και των διαδικασιών. Η εκκίνηση του προγράμματος είναι σαν ένα σχέδιο, με χρονοδιάγραμμα, προϋπολογισμό και διαχειριστές που είναι υπεύθυνοι για τη θέση σε λειτουργία των διαφόρων στοιχείων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως προγραμματισμό εφαρμογών και λογισμικού διαχείρισης έργου για αυτό το τμήμα του σχεδίου. Για το μακροπρόθεσμο μέρος, πρέπει να προσδιορίσετε τις εργασίες που απαιτούνται σε συνεχή βάση και τους πόρους που απαιτούνται για τη συνέχιση του προγράμματος.

Εκτέλεση

Μόλις ολοκληρωθεί το σχέδιό σας, μπορείτε να ακολουθήσετε την προγραμματισμένη ακολουθία και το χρονοδιάγραμμα για να ενεργοποιήσετε το πρόγραμμα. Πρέπει να εκτελέσετε τις ενέργειες που έχετε προγραμματίσει στην ενότητα εκκίνησης και να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι που αναθέτετε στις διάφορες θέσεις εκτελούν τις ευθύνες τους σύμφωνα με το σχέδιο. Μόλις εγκατασταθεί, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι το πρόγραμμα θα συνεχίσει να προωθεί τους στόχους του, διορίζοντας υπαλλήλους υπεύθυνους για τα διάφορα τρέχοντα στοιχεία και αναθέτοντας τους αντίστοιχους πόρους.

Εκτίμηση

Η αξιολόγηση που απαιτείται για ένα πρόγραμμα είναι μια συνεχής διαδικασία. Μπορείτε να καθορίσετε ορόσημα ή να έχετε μακροπρόθεσμους στόχους με βραχυπρόθεσμους στόχους. Πρέπει να βασίσετε κάθε στόχο ή ορόσημο στις ποσότητες που προχωρούν σαφώς περαιτέρω προς την επίτευξη των συνολικών στόχων και πρέπει να είστε σε θέση να μετρήσετε τις ποσότητες και την επιτυχία του προγράμματος. Όταν ένα στοιχείο δεν εκτελεί όπως έχει προγραμματιστεί, είτε δεν παραδίδει το αποτέλεσμα είτε με καθυστέρηση στην πρόοδο, πρέπει να είστε σε θέση να εφαρμόσετε διορθωτικές ενέργειες για να επαναφέρετε το πρόγραμμα και να προχωρήσετε περαιτέρω προς την επίτευξη των συνολικών στόχων.

Συνιστάται