Πώς να εισαγάγετε αριθμούς πωλήσεων Excel στο QuickBooks Pro

Αν παρακολουθείτε τα στοιχεία πωλήσεών σας με το Excel πριν χρησιμοποιήσετε το QuickBooks Pro, εισαγάγετε τα υπάρχοντα δεδομένα σας σε QuickBooks αντί να τα εισάγετε ξανά. Το QuickBooks Pro υποστηρίζει την εισαγωγή από το Excel, παρόλο που συνιστάται από την Intuit να εισάγει μόνο εάν έχετε μεγάλο όγκο δεδομένων, καθώς είναι πιο εύκολο να εισαγάγετε χειροκίνητα μικρά ποσά δεδομένων. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, έχετε την επιλογή να επιλέξετε ακριβώς ποια δεδομένα εισάγονται από το υπολογιστικό σας φύλλο Excel.

1.

Ανοίξτε το QuickBooks Pro και κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο".

2.

Επιλέξτε "Βοηθητικά προγράμματα", επιλέξτε "Εισαγωγή" και επιλέξτε "Αρχεία Excel".

3.

Πατήστε "Αναζήτηση" και επιλέξτε το αρχείο Excel που θέλετε να εισαγάγετε.

4.

Επιλέξτε το φύλλο που θέλετε να εισαγάγετε από το αναπτυσσόμενο μενού "Επιλογή φύλλου σε αυτό το βιβλίο εργασίας του Excel".

5.

Ελέγξτε το "Αυτό το αρχείο δεδομένων έχει γραμμές κεφαλίδας", μόνο αν το υπολογιστικό φύλλο σας περιέχει μια σειρά κεφαλίδας. Εάν όχι, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου.

6.

Επιλέξτε "Προσθήκη νέου" από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Επιλογή χαρτογράφησης". Εάν έχετε δημιουργήσει αντιστοιχίσεις στο παρελθόν, μπορείτε να επιλέξετε έναν υπάρχοντα χάρτη. Οι αντιστοιχίσεις χρησιμοποιούνται για να καθορίσετε ποιες στήλες στο υπολογιστικό φύλλο σας περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε.

7.

Δημιουργήστε ένα όνομα και επιλέξτε έναν τύπο εισαγωγής για τη χαρτογράφηση σας.

Το όνομα χαρτογράφησης είναι απαραίτητο για να αποθηκεύσετε όλες τις ρυθμίσεις σας σε περίπτωση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ξανά τις ίδιες ρυθμίσεις χαρτογράφησης. Ο τύπος εισαγωγής αναφέρεται στον τύπο των δεδομένων που εισάγετε, όπως λεπτομέρειες λογαριασμών ή πληροφορίες πελατών.

8.

Επιλέξτε ένα πεδίο QuickBooks για να αντιστοιχίσετε τη στήλη σας ώστε να δημιουργήσετε μια νέα χαρτογράφηση. Κάντε κλικ στο κενό κενό δίπλα σε κάθε τίτλο πεδίου για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο με τις διαθέσιμες επιλογές.

Πρέπει να επιλέξετε έναν συνδυασμό αντιστοίχισης πεδίων και στηλών, έτσι ώστε το QuickBooks να γνωρίζει ποιες στήλες στο υπολογιστικό φύλλο του Excel θα εισαχθούν για συγκεκριμένα πεδία. Για παράδειγμα, η στήλη Στοιχεία Πληρωμής στο Excel μπορεί να αντιστοιχιστεί στα πεδία Τραπεζικού Λογαριασμού ή Αριθμού Πιστωτικής Κάρτας στο QuickBooks.

9.

Επαναλάβετε τη διαδικασία για να αντιστοιχίσετε κάθε στήλη και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" όταν τελειώσετε.

10.

Ανοίξτε την καρτέλα "Προτιμήσεις".

11.

Επιλέξτε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε το QuickBooks Pro να χειρίζεται διπλές εγγραφές και τυχόν σφάλματα κατά την εισαγωγή.

12.

Πατήστε το κουμπί "Προεπισκόπηση" για να δείτε πώς θα εισαχθεί η πρώτη σειρά δεδομένων σας. Πατήστε "Ακύρωση", εάν πρέπει να γίνουν αλλαγές.

13.

Πατήστε "Εισαγωγή" για να εισαγάγετε το αρχείο Excel.

Συμβουλές

• Για καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε τις γραμμές κεφαλίδας στο υπολογιστικό φύλλο Excel που θέλετε να εισαγάγετε.
• Τα βήματα ισχύουν για το QuickBooks Pro 2013.

Προειδοποίηση

• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων του QuickBooks Pro πριν από την εισαγωγή, σε περίπτωση που η εισαγωγή δεν γίνει όπως έχει προγραμματιστεί.