Πώς να εισαγάγετε πολλά υπολογιστικά φύλλα σε πρόσβαση

Η Microsoft Access υποστηρίζει την άμεση εισαγωγή δεδομένων υπολογιστικών φύλλων από αρχεία που έχετε δημιουργήσει στο Microsoft Excel ή αποθηκευμένα ως αρχεία XLS ή XLSX σε άλλη εφαρμογή ικανή να δημιουργήσει έγγραφα συμβατά με το Excel. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων απευθείας από το υπολογιστικό φύλλο σας, μετατρέποντας τις επικεφαλίδες των στηλών με τις οποίες έχετε προσδιορίσει τα περιεχόμενα των δεδομένων σας στα ονόματα πεδίων του πίνακα πρόσβασης. Αν έχετε δημιουργήσει πολλά υπολογιστικά φύλλα που περιέχουν τις ίδιες στήλες δεδομένων, μπορείτε να συνδυάσετε τα περιεχόμενά τους σε ένα αρχείο πρόσβασης, επαναλαμβάνοντας τη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων με κάθε μεμονωμένο υπολογιστικό φύλλο.

1.

Μεταβείτε στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα" στην Access και εντοπίστε την ομάδα "Εισαγωγή & σύνδεση". Κάντε κλικ στην επιλογή "Excel". Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Λήψη δεδομένων εξωτερικού δεδομένων - υπολογιστικό φύλλο Excel".

2.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση" και χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα αρχείου" για να εντοπίσετε το πρώτο αρχείο Excel που θέλετε να εισαγάγετε. Κάντε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα" για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου "Λήψη εξωτερικών δεδομένων".

3.

Επιλέξτε το πρώτο κουμπί επιλογής στο σύνολο των τριών επιλογών για να ρυθμίσετε τον τρόπο χρήσης των δεδομένων του Excel. Αυτή η επιλογή δημιουργεί έναν νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να συνεχίσετε στον οδηγό εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου.

4.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Εμφάνιση φύλλων εργασίας" και προσδιορίστε το φύλλο εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν το αρχείο υπολογιστικού φύλλου σας περιέχει μόνο ένα φύλλο εργασίας, η επιλογή σας είναι απλή. Εάν περιέχει περισσότερα από ένα, προσέξτε να επιλέξετε την κατάλληλη επιλογή. Ελέγξτε τα δείγματα δεδομένων στο κάτω μέρος του οδηγού για να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το σωστό φύλλο εργασίας και ότι η πρώτη σειρά των δεδομένων αποτελείται από επικεφαλίδες στηλών. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

5.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στήλης" για να ενημερώσετε την Access για να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ετικέτες στηλών ως ονόματα πεδίων. Μπορείτε να δείτε τα προτεινόμενα ονόματα πεδίων στα δείγματα δεδομένων στο κάτω μέρος του οδηγού. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

6.

Κάντε κλικ στην πρώτη στήλη των δεδομένων σας και χρησιμοποιήστε τις "Επιλογές πεδίου" πάνω από τα δείγματα δεδομένων για να δώσετε πληροφορίες σχετικά με τα δεδομένα. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο "Όνομα πεδίου" για να παρακάμψετε την επικεφαλίδα της στήλης ως όνομα πεδίου. Ορίστε το αναπτυσσόμενο μενού "Τύπος δεδομένων" σε "Κείμενο", "Σημείωμα", "Αριθμός", "Δεδομένα", "Χρόνος", "Νόμισμα", "Ναι / Όχι" ή "Υπερσύνδεση" . Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Μη εισαγωγή πεδίου (Παράκαμψη)" για να παραλείψετε μια στήλη. Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού "Ευρετηρίαση" για να υποδείξετε αν θα πρέπει να αναπροσαρμόζονται τα περιεχόμενα του πεδίου. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

7.

Ορίστε ένα πρωτεύον κλειδί για την εισαγωγή δεδομένων σας. Από προεπιλογή, η Access προσθέτει ένα πρωτεύον κλειδί που επιλέγει. Μπορείτε να αντικαταστήσετε την επιλογή της ή να την πείτε να μην δημιουργήσει ένα κλειδί. Κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος" για να συνεχίσετε.

8.

Επανεκκινήστε τον "Οδηγό εισαγωγής", επιλέγοντας αυτή τη φορά την προσθήκη δεδομένων στον νέο σας πίνακα και τον προσδιορισμό του ονόματος του επόμενου αρχείου που θέλετε να εισαγάγετε. Προσθέστε τα δεδομένα σας και ξεκινήστε ξανά τον οδηγό για το επόμενο αρχείο. Επαναλάβετε τη διαδικασία μέχρι να εισαγάγετε όλα τα δεδομένα υπολογιστικού φύλλου.

Συμβουλές

  • Βεβαιωθείτε ότι όλα τα υπολογιστικά φύλλα σας περιέχουν επικεφαλίδες στηλών και ότι όλες οι αντίστοιχες στήλες χρησιμοποιούν τις ίδιες ετικέτες τίτλων. Τυποποιήστε τα υπολογιστικά φύλλα σας για να διευκολύνετε την σωστή εισαγωγή δεδομένων στην Access. Όσο οι στήλες σας περιέχουν τους ίδιους τύπους δεδομένων και χρησιμοποιούν τις ίδιες επικεφαλίδες στηλών, δεν χρειάζεται να εμφανίζονται με την ίδια σειρά στηλών στα διάφορα αρχεία του Excel που σκοπεύετε να εισαγάγετε στο αρχείο της Access.
  • Τα συγχωνευμένα κελιά τοποθετούν τα δεδομένα τους στο πεδίο που αντιστοιχεί στην πρώτη στήλη της δομής συγχωνευμένων δεδομένων.
  • Η πρόσβαση μετατρέπει τις τιμές σφάλματος σε nulls.

Προειδοποιήσεις

  • Περιορίστε την εισαγωγή του αρχείου σας σε όχι περισσότερο από 255 στήλες, που αντιστοιχεί στο όριο των 255 πεδίων πίνακα που επέβαλε η Access.
  • Δεν μπορείτε να παραλείψετε τις στήλες κατά την εισαγωγή σε βάση δεδομένων που υπάρχει ήδη. Εάν ένα από τα αρχεία που θέλετε να εισαγάγετε στην Access περιέχει στήλες που δεν χρειάζεστε, διαγράψτε πρώτα το Excel.

Συνιστάται

Πώς χρησιμοποιεί ο ηγέτης την ενδυνάμωση;
2019
Πώς να γίνετε Διανομέας πιστοποιημένων ακουστικών
2019
Οφέλη μιας Έρευνας Ικανοποίησης Πελατών
2019