Πώς να βελτιώσετε την παραγωγικότητα του Office μέσω Cross-Training

Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησής σας, είναι εύκολο για τους υπαλλήλους σας να βαρεθούν και να κάνουν τα ίδια καθήκοντα καθημερινά. Ενώ οι υπάλληλοί σας μπορεί να γνωρίζουν πώς να εκτελούν άψογα τα καθήκοντά τους, είναι πιθανό ότι δεν είναι σε θέση να συμπληρώσουν τους άρρωστους ή αναχωρημένους συνεργάτες. Ωστόσο, η διασταυρούμενη κατάρτιση των εργαζομένων σας διευρύνει τους ορίζοντές τους και τους καθιστά πιο πολύτιμα μέλη της ομάδας. Η διατομεακή κατάρτιση μπορεί επίσης να βελτιώσει την παραγωγικότητα, αφού ο καθένας μπορεί να συνεισφέρει κατά τη διάρκεια αναπόφευκτων πολυάσχολων περιόδων.

1.

Ζητήστε από όλους τους υπαλλήλους να αναγράφουν τις βασικές λειτουργίες εργασίας τους. Απλώς η απαρίθμηση των όσων εμφανίζονται στις περιγραφές των καθηκόντων τους είναι ανεπαρκής. Οι περιγραφές εργασίας παρέχουν μόνο μια βασική γραμμή, αλλά πολλοί υπάλληλοι κάνουν πολύ περισσότερα. Δώστε τους σημειωματάρια ή συνδετικά και ζητήστε τους να δημιουργήσουν εγχειρίδια που να αναφέρουν λεπτομερώς τι κάνουν κάθε μέρα, περιγράφοντας τις ακριβείς διαδικασίες. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο για να ολοκληρωθεί, αλλά αυτές οι πληροφορίες θα χρησιμεύσουν ως πολύτιμοι οδηγοί για τους άλλους εργαζομένους.

2.

Απευθυνθείτε στην ομάδα διαχείρισης για να διαπιστώσετε εάν η σταυροειδής κατάρτιση πρέπει να είναι διυπηρεσιακή ή διυπηρεσιακή. Αυτό θα εξαρτηθεί από πολλούς παράγοντες, συμπεριλαμβανομένου του μεγέθους της εταιρείας και του αριθμού των τμημάτων. Αν η επιχείρησή σας είναι πολύ μικρή, ίσως οι εργαζόμενοι μπορούν να γνωρίζουν πώς να κάνουν τη δουλειά κάθε άλλου υπαλλήλου. Σε μια μεγάλη και πολύπλευρη εταιρεία, αυτό το επίπεδο σταυροειδούς κατάρτισης θα ήταν αδύνατο.

3.

Εργαστείτε με τους υπαλλήλους σας και βοηθήστε τους να μάθουν τη δουλειά ενός συναδέλφου τους. Ενθαρρύνετε τους δύο εργαζόμενους να σημειώνουν και βεβαιωθείτε ότι αυτές οι σημειώσεις μεταγράφονται και τεκμηριώνονται. Είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε έναν κεντρικό φάκελο στο δίκτυο της εταιρείας για να περιέχει όλες τις σημειώσεις και τις οδηγίες. Χρησιμοποιήστε αυτές τις σημειώσεις αργότερα για να βελτιώσετε περαιτέρω το πρόγραμμα διασταυρούμενης κατάρτισης.

4.

Ζητήστε από κάθε επικεφαλής του τμήματος να προετοιμάσει μια παρουσίαση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι αντίστοιχες υπηρεσίες τους εντάσσονται στη συνολική εταιρική δομή Είναι εύκολο για ένα τμήμα και τους εργαζομένους του να αισθάνονται απομονωμένοι και να χάνουν την προοπτική όταν δεν καταλαβαίνουν το ρόλο που παίζουν οι δουλειές τους στη συνολική επιτυχία της εταιρείας.

5.

Συνδυάστε νέους εργαζόμενους με πιο έμπειρους και έχετε τον κύκλο των νεοφερμένων μέσω διαφόρων τμημάτων ή διαφορετικών μονάδων στο ίδιο τμήμα. Αυτός ο τύπος προσανατολισμού θα δημιουργήσει πιο καλά στρογγυλεμένες νέες προσλήψεις.

6.

Παρακολουθήστε για σημάδια συγκρούσεων μεταξύ των εργαζομένων. Προσωπικά θέματα μεταξύ τους μπορούν να εκτροχιάσουν ακόμη και το πιο καλά σχεδιασμένο πρόγραμμα διατομεακής κατάρτισης. Συμβουλευτείτε τους υπαλλήλους που έχουν συγκρούσεις, καθώς ανακαλύπτετε το πρόβλημα. Ορισμένες συγκρούσεις είναι απλώς το αποτέλεσμα παρεξηγήσεων, οπότε η ταχεία αντιμετώπιση τέτοιων ζητημάτων μπορεί να αποκαταστήσει την αρμονία και να διατηρήσει την παραγωγικότητα.

Πράγματα που χρειάζονται

• Σημειωματάρια
• Συνδετικές ουσίες