Πώς να βελτιώσετε τις δεξιότητες μηνυμάτων εργασίας

Η γραπτή λέξη είναι ένα ισχυρό εργαλείο όταν χρησιμοποιείται σωστά. Όταν χρησιμοποιείται εσφαλμένα, μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις, αποτυχία να γίνει η σωστή εργασία και, σε ορισμένες περιπτώσεις, χάος στο χώρο εργασίας. Η εκμάθηση του τρόπου βελτίωσης των δεξιοτήτων του μηνύματος εργασίας είναι ζωτικής σημασίας για τους διευθυντές καθώς και για τους εργαζομένους. Είναι απαραίτητο να κατανοήσετε τον τρόπο διατύπωσης ενός μηνύματος εργασίας και τον τρόπο με τον οποίο θα έχετε σωστή τη γραφή σας στη γραπτή λέξη.

1.

Επιλέξτε το σωστό στυλ για το μήνυμά σας. Το μήνυμα εργασίας σας είναι άτυπο ή επίσημο; Ένα απλό άτυπο μήνυμα στους συναδέλφους σχετικά με μια επερχόμενη εκδήλωση πρέπει να αντιμετωπίζεται με εντελώς διαφορετικό τρόπο από ένα μήνυμα που αναγγέλλει μια αλλαγή πολιτικής της εταιρείας ή άλλες σημαντικές πληροφορίες. Ο τύπος του μηνύματος που προσφέρετε θα καθορίσει τη μορφή του μηνύματος που στέλνετε και τη γλώσσα που χρησιμοποιείτε για να μεταδώσετε τις πληροφορίες που παραδίδετε.

2.

Περιγράψτε τα σημεία που πρέπει να κάνετε πριν γράψετε το μήνυμα. Ακόμη και τα ανεπίσημα μηνύματα χρειάζονται κάποια δομή για να εξασφαλίσουν ότι παίρνετε όλα τα σημεία σας σε όλη την. Δεν υπάρχει τίποτα πιο ενοχλητικό από το να ξεχνάμε να συμπεριλάβουμε ένα σημαντικό σημείο, όπως όταν πρόκειται να λάβει χώρα ένα γεγονός της εταιρείας ή όταν μια πολιτική πρόκειται να τεθεί σε ισχύ. Δεν θέλετε να στείλετε ένα δεύτερο μήνυμα για να διευκρινίσετε το πρώτο. Για να αποφύγετε αυτό, δημιουργήστε ένα περίγραμμα όλων όσων χρειάζεστε για να ενημερώσετε το κοινό σας στο μήνυμά σας. Κατατάξτε τα κατά σειρά σπουδαιότητας, με τα πιο σημαντικά σημεία να πηγαίνουν στην αρχή του μηνύματος.

3.

Θυμηθείτε το ακροατήριό σας. Οι υπερβολικά επίσημοι ή αποπνικτικοί ήχοι μπορεί να απενεργοποιήσουν τους αναγνώστες σας και ίσως να μην ολοκληρώσουν το μήνυμά σας, κάτι που μπορεί να ήταν σημαντικό. Η εύρεση της σωστής ισορροπίας και τόνος για το μήνυμά σας είναι σημαντική. Αποφύγετε την υπερβολική στίξη και "μιλάτε" στο ακροατήριό σας στη σημείωση σας. Εάν δεν θα λέγατε κάτι κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας με κάποιον προσωπικά, δεν πρέπει να το γράψετε ούτε. Η απλή γλώσσα είναι ιδανική για μηνύματα εργασίας. Επιπλέον, να θυμάστε ότι μιλάτε στους αναγνώστες, όχι σε αυτούς.

4.

Γράψτε το μήνυμά σας συνοπτικά. Ένα υπερβολικά μακρύ μήνυμα εργασίας μπορεί να αγνοηθεί. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στον εργασιακό χώρο, όπου οι περιόδους προσοχής είναι εξαιρετικές και πολλά συμβαίνουν. Περάστε από το περίγραμμα και γράψτε σαφώς τι πρέπει να καλύψετε. Εάν συγκεκριμένες πληροφορίες δεν σχετίζονται με το θέμα σας, δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην επιστολή σας.

5.

Επαλείψτε και επεξεργαστείτε το μήνυμά σας πριν την στείλετε. Τα γραμματικά και ορθογραφικά λάθη πρέπει να διορθωθούν. Μην βασίζεστε στον ορθογραφικό έλεγχο, ο οποίος μπορεί να χάσει ορισμένες ορθογραφίες όπως "εκεί / τους" ή "είναι / είναι". Εκτυπώστε ένα αντίγραφο του μηνύματός σας και διαβάστε αυτό δυνατά για τον εαυτό σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να πιάσετε σφάλματα καθώς και να σας βοηθήσουμε να προσδιορίσετε εάν η γλώσσα του μηνύματος είναι υπερβολικά άκαμπτη ή στιγματισμένη ή υπερβολικά εξοικειωμένη.