Πώς να εισαγάγετε το λογότυπο της εταιρείας μου στο Outlook
Οι εταιρείες και οι υπάλληλοί τους περιλαμβάνουν γενικά εταιρικά λογότυπα και άλλες πληροφορίες στο κάτω μέρος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό βοηθά τη σύνδεση της εταιρείας με το λογότυπο στο μυαλό των πελατών, παρέχει έναν εύκολο τρόπο σύνδεσης με τον εταιρικό ιστότοπο και βοηθά στην ταχεία αναγνώριση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από την εταιρεία. Αν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, το κοινό πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις, μπορείτε να προσθέσετε το λογότυπό σας στην υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook, ώστε να συμπεριλαμβάνεται αυτόματα σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πώς λειτουργούν οι υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όπως μπορείτε φυσικά να υπογράψετε μια επιστολή που στέλνετε σε κάποιον, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κάτω μέρος των μηνυμάτων email. Παραδοσιακά, οι υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν πληροφορίες όπως το όνομα του αποστολέα, τον επίσημο τίτλο, τα στοιχεία επικοινωνίας και το όνομα της εταιρείας. Τα εταιρικά λογότυπα αποτελούν επίσης μια κοινή λειτουργία υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ορισμένες υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν διάφορες νομικές ειδοποιήσεις και αποποιήσεις ευθυνών, όπως υπενθυμίσεις από τους δικηγόρους ότι τα περιεχόμενα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να είναι προνομιακά ή πληροφορίες σχετικά με το τι πρέπει να κάνουν αν ληφθεί λάθος μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μερικοί άνθρωποι περιλαμβάνουν αστεία ή εμπνευσμένα εισαγωγικά στις υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, αλλά αυτό μπορεί να είναι επικίνδυνο εάν επισυνάπτονται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με ένα ευαίσθητο θέμα ή εμφανίζονται κάπου ότι δεν ταιριάζουν στο πλαίσιο.
Δημιουργήστε μια υπογραφή στο Outlook
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπογραφή στο Outlook και να καθορίσετε πότε θα επισυναφθεί στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Κάντε κλικ στο μενού "Μήνυμα" στο Outlook και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Υπογραφή", στη συνέχεια "Υπογραφές". Κάντε κλικ στο "Νέο" για να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εισαγάγετε ένα όνομα για αυτό.
Στη συνέχεια, στο πλαίσιο "Επεξεργασία υπογραφής", πληκτρολογήστε το κείμενο για την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα μενού για να επιλέξετε γραμματοσειρές, μεγέθη γραμματοσειράς και άλλες επιλογές μορφοποίησης. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε πιο σύνθετες επιλογές μορφοποίησης από ό, τι είναι διαθέσιμο, μπορείτε να δημιουργήσετε την υπογραφή στο Microsoft Word και να την αντιγράψετε για να επικολλήσετε στο Outlook.
Επιλέξτε πότε θα αποσταλεί
Στην ενότητα "Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής", επιλέξτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και, από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή "Νέα μηνύματα", επιλέξτε τη νέα υπογραφή σας με το όνομα για να την συμπεριλάβετε αυτόματα με νέα μηνύματα που συνθέσατε. Εάν θέλετε επίσης να χρησιμοποιήσετε την υπογραφή με απαντήσεις και προς τα εμπρός, επιλέξτε την από το αναπτυσσόμενο μενού για αυτήν την επιλογή. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Όταν δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η υπογραφή σας θα εισαχθεί αυτόματα. Αν θέλετε να εισάγετε μια υπογραφή μέσα σε ένα συγκεκριμένο μήνυμα, κάντε κλικ στο μενού "Μήνυμα", στη συνέχεια "Υπογραφή" και επιλέξτε την υπογραφή σας επιλογής με το όνομα.
Προβολές και υπογραφές λογότυπου
Αν θέλετε να προσθέσετε το λογότυπό σας ή μια άλλη εικόνα στην υπογραφή σας, μπορείτε να το κάνετε αυτό μέσω του εργαλείου διαμόρφωσης υπογραφών. Ενώ επεξεργάζεστε την υπογραφή, κάντε κλικ στο εικονίδιο εικόνας και περιηγηθείτε στην εικόνα που θέλετε να εισαγάγετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή". Αν η εικόνα είναι ηλεκτρονική, αποθηκεύστε την στον τοπικό υπολογιστή πρώτα.
Εάν πρέπει να αλλάξετε το μέγεθος της εικόνας, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Εικόνα" και έπειτα στο "Μέγεθος". Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Κλείδωμα αναλογίας" για να διατηρήσετε αυτόματα την εικόνα σας ανάλογη, ώστε να μην φαίνεται παραμορφωμένη. Αν η εικόνα σας φαίνεται ασαφής στο μέγεθος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μιλήστε σε όποιον το σχεδίασε για τη δημιουργία ενός κατάλληλου ψηφίσματος. Κάντε κλικ στο "OK" όταν είστε ικανοποιημένοι.
Λάβετε υπόψη ότι ορισμένοι παραλήπτες ενδέχεται να μην δουν το λογότυπό σας στην υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους δεν έχει ρυθμιστεί για προβολή εικόνων από προεπιλογή. Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε το όνομα της εταιρείας σας στο τμήμα της υπογραφής καθώς και στο λογότυπο. Μπορείτε να στείλετε ένα email για να δείτε την υπογραφή όταν τελειώσετε την επεξεργασία για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται ο τρόπος που περιμένετε.