Πώς να εισαγάγει τον εαυτό σας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Η ψηφιακή επικοινωνία διευκολύνει την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν υπάρχει άλλο κόστος εκτός από το χρόνο σας για να ερευνήσετε τον παραλήπτη και να συνθέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ψυχρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - εκείνα στα οποία ο παραλήπτης δεν σας γνωρίζει - μπορούν να είναι για πωλήσεις, συνεργασίες ή προσφορές για έργα. Παρόλο που η διαδικασία είναι οικονομικά αποδοτική και εύκολη, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων λαμβάνουν καλύτερα αποτελέσματα όταν παρουσιάζονται σωστά προτού φτάσουν στο κύριο περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κρατήστε αυτά τα πράγματα στο μυαλό σας όταν εισάγετε τον εαυτό σας σε ένα email.
Χρησιμοποιήστε έναν επιχειρηματικό τόνο
Από τη φύση τους, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιο χαλαρά σε τόνο και ανεπίσημα με πολλούς τρόπους από τα ταχυδρομικά γράμματα. Ωστόσο, αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρηματικούς σκοπούς, διατηρήστε τον επαγγελματικό ήχο. Δεν χρειάζεται να είστε βουλωμένοι και υπερβολικά επίσημοι, αλλά βεβαιωθείτε ότι είστε σεβαστοί και χρησιμοποιείτε την κατάλληλη αγγλική και γραμματική. Ένας επαγγελματικός επαγγελματικός τόνος αυξάνει την πιθανότητα η αλληλογραφία σας να λάβει άμεσα από το άλλο μέρος. Μην πάρετε χαριτωμένο με emojis ή άλλα ψηφιακά add-ons. Κρατήστε αυτά για τους φίλους και την οικογένεια.
Επιλέξτε τη γραμμή θέματος προσεκτικά
Πολλοί άνθρωποι εμφανίζουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τη γραμμή θέματος. Αναγνωρίζουν συχνά μια κρύα προσβολή από το θέμα. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε σωστά γράμματα με κεφαλαία γράμματα και χρησιμοποιείτε τη γραμμή θέματος, όπως θα κάνατε με το θέμα μιας επίσημης ταχυδρομικής επιστολής. Θα πρέπει να αναφέρει με ακρίβεια το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Στην ιδανική περίπτωση, κρατήστε το θέμα σύντομο - κάτω από 30 χαρακτήρες.
Χρησιμοποιήστε ένα κατάλληλο χαιρετισμό ή χαιρετισμό
Ο χαιρετισμός ή ο χαιρετισμός είναι το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης σε ένα ανοιχτό ταχυδρομείο. Ο χαιρετισμός δεν χρειάζεται να είναι τόσο επίσημος όσο μια παραδοσιακή επιχειρηματική επιστολή με τον Αγαπητέ κ. Τζόουνς. Ωστόσο, εάν δεν είστε σίγουροι, είναι ασφαλές να χρησιμοποιήσετε ένα τέτοιο χαιρετισμό. Επειδή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι λιγότερο επίσημα που στέλνουν επιστολές, είναι επίσης αποδεκτό να χρησιμοποιείτε το όνομα του ατόμου αντί για το τελευταίο, όπως το Dear Megan . Εάν στέλνετε ένα τυφλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν έχετε ιδέα ποιος είναι ο παραλήπτης, χρησιμοποιήστε το Whom It May Concern.
Σύντομα δηλώστε ποιος είστε
Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση μπλοκ που ακολουθεί η επαγγελματική αλληλογραφία, στην οποία κάθε νέα παράγραφος ή γραμμή θέματος ευθυγραμμίζεται με το αριστερό περιθώριο. Χρησιμοποιήστε το πρώτο μπλοκ για να δηλώσετε το όνομά σας, την εταιρεία και την τοποθεσία σας και να το κρατήσετε σύντομο και γλυκό. "Το όνομά μου είναι η Janet Myers από την XYZ Corporation στο γραφείο του Τζάκσονβιλ." Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το επώνυμό σας καθώς σας δίνει αξιοπιστία στον παραλήπτη ως κάποιον που δεν προσπαθεί να είναι ανώνυμος. Εάν υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι ο παραλήπτης δεν γνωρίζει τι κάνει η εταιρεία σας, προσθέστε μια γραμμή για να την εξηγήσετε. "Η XYZ Corporate δημιουργεί πλατφόρμες κατακράτησης πελατών που ενσωματώνουν λογισμικό σημείου πώλησης."
Σε ένα ξεχωριστό μπλοκ, εξηγήστε πώς έχετε τις πληροφορίες του ατόμου. Αυτές οι πληροφορίες είναι προαιρετικές και εάν στέλνετε ένα κρύο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενδέχεται να μην είναι σχετικές. Ωστόσο, αν συναντήσατε το άτομο σε μια εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων ένα μήνα νωρίτερα, είναι καλή ιδέα να υπενθυμίσετε στον παραλήπτη ότι δεν είστε πλήρης ξένος.
Προσθέστε σκοπό και πρόθεση
Δηλώστε το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο σκοπός πρέπει να αντιστοιχεί στη γραμμή θέματος στην κεφαλίδα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόλις επαναλάβετε την πρόθεση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είστε έτοιμοι να γράψετε το σώμα στο οποίο θα βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ελπίζετε να ολοκληρώσετε. Ο σκοπός θα πρέπει να είναι ένα ξεχωριστό τετράγωνο και σύντομο: "Κοιτάζοντας τον ιστότοπό σας, είμαι βέβαιος ότι μπορώ να αυξήσω τις ταξινομήσεις αναζήτησης οργανικά χωρίς αμειβόμενη διαφήμιση". Ακολουθήστε αυτό με το υπόλοιπο περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.