Πώς να παρακολουθείτε τις ενημερώσεις στο Excel 2007

Όταν μοιράζεστε υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel 2007 με συναδέλφους ή συνεργάζεστε με άλλα μέλη μιας ομάδας εργασίας, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να παρακολουθήσετε την εργασία σας ως άλλοι χρήστες να ενημερώσουν και να επεξεργαστούν τα αρχεία. Η λειτουργία αλλαγών παρακολούθησης του Excel σας δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθείτε την πηγή των μεμονωμένων προσαρμογών, συνδέοντας τις κουκίδες μεταξύ των συντελεστών και των προσθηκών ή των διαγραφών τους. Η παρακολούθηση της εξέλιξης των υπολογιστικών φύλλων σας βοηθά επίσης να βελτιώσετε την ποιότητα της εργασίας σας και να προωθήσετε παραγωγικές συνεργασίες.

1.

Μεταβείτε στην καρτέλα Επανεξέταση της κορδέλας Excel. Στην ομάδα Αλλαγές, κάντε κλικ στο κουμπί "Παρακολούθηση αλλαγών" για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού. Επιλέξτε "Επισημάνετε τις αλλαγές" για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου με το ίδιο όνομα.

2.

Ενεργοποιήστε τις αλλαγές παρακολούθησης, επιλέγοντας το πλαίσιο δίπλα στο στοιχείο "Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία". Η ενεργοποίηση των αλλαγών παρακολούθησης κάνει αυτόματα το βιβλίο εργασίας σας κοινό έγγραφο, το οποίο μπορούν να επεξεργαστούν ταυτόχρονα πολλοί χρήστες.

3.

Επιλέξτε τις επιλογές παρακολούθησης χρησιμοποιώντας τα πλαίσια ελέγχου και τα αναπτυσσόμενα μενού για το "Πότε, " "Ποιος" και "Πού." Από προεπιλογή, το Excel ορίζει Πότε σε "Όλα", το οποίο δείχνει κάθε μεταβλητή αλλαγή. Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε επιλογές που θα επισημαίνουν τις αλλαγές που έγιναν από την τελευταία φορά που αποθηκεύσατε το αρχείο, τις αλλαγές που ξεκινούν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μόνο τις αλλαγές που δεν έχετε ακόμη ελέγξει. Η επιλογή Ποιος σας επιτρέπει να βλέπετε τις αλλαγές του καθενός, τις δικές σας αλλαγές, ή όλους, αλλά και τις δικές σας. Η επιλογή "Πού" σάς επιτρέπει να επιλέξετε συγκεκριμένα τμήματα του βιβλίου εργασίας όπου θα δείτε τις αλλαγές. Ορισμένες από αυτές τις λειτουργίες, ειδικά το Who and When, προσφέρουν διαφορετικές επιλογές μετά την ενεργοποίηση του εγγράφου.

4.

Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή "Επισημάνετε τις αλλαγές στην οθόνη" για να προσθέσετε ένα τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία κάθε κελιού που επεξεργάζεται κάποιος. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου διαλόγου "Αλλαγή φωτεινών σημείων" για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία.

5.

Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει αμέσως μετά την ενεργοποίηση της παρακολούθησης αλλαγών. Αυτό το παράθυρο διαλόγου σας προειδοποιεί ότι πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο σας για να συνεχίσετε.

6.

Στείλτε το αρχείο σας προς έλεγχο, είτε αποστέλλοντας ηλεκτρονικά αντίγραφα στα μέλη της ομάδας εργασίας σας, μοιράζοντας το αρχείο σε ένα διακομιστή ή χρησιμοποιώντας μια τοποθεσία Workspace εγγράφου με υπηρεσίες Windows SharePoint Services ή ένα συγκρίσιμο περιβάλλον εργασίας σε περιβάλλον εργασίας.

7.

Ανοίξτε το ενημερωμένο αρχείο. Μεταβείτε στην καρτέλα Επανεξέταση της κορδέλας Excel, κάντε κλικ στο κουμπί "Παρακολούθηση αλλαγών" στην ομάδα "Αλλαγές" και επιλέξτε "Επισημάνετε τις αλλαγές". Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ποιος και χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε ποιες τροποποιήσεις χρηστών θέλετε να προβάλετε. Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Από για να επιλέξετε ένα χρονικό πλαίσιο για τις επεξεργασίες που θέλετε να προβάλετε. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

8.

Τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω από κάθε κελί που περιέχει ένα δείκτη επεξεργασίας για να ελέγξετε τις αλλαγές. Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα κελί με ένα ιστορικό αλλαγών, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο στυλ εργαλείων που εμφανίζει την πιο πρόσφατη ταυτότητα του συντάκτη, την ημερομηνία και ώρα της επεξεργασίας και τη φύση της αλλαγής.

9.

Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού "Παρακολούθηση αλλαγών" και επιλέξτε "Αποδοχή / απόρριψη αλλαγών". Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αλλαγών προς αποδοχή ή απόρριψη, χρησιμοποιήστε τις επιλογές Πότε, Ποιος και Πού να επιλέξετε ποιες αλλαγές θα επανεξεταστούν. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να ξεκινήσετε.

10.

Κάντε κλικ σε ένα κελί που περιέχει ένα δείκτη επεξεργασίας. Στο παράθυρο διαλόγου Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών, θα εμφανιστεί μια λίστα με όλες τις αλλαγές που έγιναν στο κελί από τους χρήστες που επιλέξατε στο χρονικό πλαίσιο επεξεργασίας που επιλέξατε. Αν εμφανίζονται περισσότερες από μία επεξεργασίες, κάντε κλικ στη σωστή επιλογή και επιλέξτε "Αποδοχή". Εάν εμφανιστεί μόνο μία επεξεργασία, είναι προεπιλεγμένη και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά διεπαφής για να την αποδεχτείτε ή να την απορρίψετε. Κάντε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο" για να απορρίψετε το παράθυρο διαλόγου.

11.

Ανοίξτε ξανά το αναπτυσσόμενο μενού "Παρακολούθηση αλλαγών" και ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου "Λίστα αλλαγών σε νέο φύλλο". Το Excel δημιουργεί ένα νέο φύλλο εργασίας με τίτλο "Ιστορικό" στο τέλος του εγγράφου σας. Αυτό το φύλλο εργασίας εμφανίζει ένα πλήρες ιστορικό επεξεργασίας του εγγράφου μέσα από τις παραμέτρους Όταν και ποιον επιλέγετε. Δείχνει την ημερομηνία και την ώρα, την ταυτότητα, τη φύση, την τοποθεσία, τις νέες και παλαιές τιμές και την κατάσταση αποδοχής / απόρριψης κάθε αλλαγής.

Συμβουλές

• Μην περιμένετε να χρησιμοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών όπως μια παλέτα ιστορικού. Σας δείχνει τι έχει προστεθεί και διαγραφεί, αλλά δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να μετακινηθείτε σε προηγούμενη έκδοση ενός εγγράφου.
• Το Excel καθαρίζει το ιστορικό αλλαγών από ένα αρχείο μετά από 30 ημέρες, εκτός αν αυξήσετε την περίοδο διατήρησης. Το πρόγραμμα καταργεί τα δεδομένα αλλαγής όταν κλείνετε τα αρχεία. Ενδέχεται να δείτε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα αλλαγής ιστορικού όταν ανοίγετε ένα έγγραφο εάν κανείς δεν έχει επεξεργαστεί το αρχείο σε περισσότερες από 30 ημέρες.
• Το Excel διαγράφει αυτόματα όλες τις πληροφορίες παρακολούθησης αλλαγών όταν απενεργοποιείτε την παρακολούθηση αλλαγών ή την κοινή χρήση βιβλίου εργασίας για το αρχείο.
• Εκτυπώστε το ξεχωριστό φύλλο εργασίας που χρησιμοποιεί το Excel για να εμφανίσετε όλες τις διαθέσιμες καταστάσεις ιστορικού και, στη συνέχεια, συγκρίνετε το έγγραφό σας με το ιστορικό.

Προειδοποιήσεις

• Η παρακολούθηση αλλαγών δεν παρακολουθεί τη μορφοποίηση.
• Αφού ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών, ορίζετε το υπολογιστικό φύλλο σας ως κοινόχρηστο έγγραφο, το οποίο περιορίζει το φάσμα των δυνατοτήτων του Microsoft Excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο αρχείο. Τα κοινόχρηστα βιβλία εργασίας δεν υποστηρίζουν εισαγωγές, διαγραφές και συγχωνεύσεις κελιών. ομαδοποίηση δεδομένων, περιγραφή ή αυτόματη υποδιαίρεση. χρήση εργαλείων σχεδίασης. προσθήκη ή αλλαγή μορφοποίησης υπό όρους · και άλλα χαρακτηριστικά που ίσως εξοικειωθείτε με την εφαρμογή. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε πολλές από τις δυνατότητες δεδομένων σε ένα αρχείο Excel προτού ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών.