Πώς να δημιουργήσετε έναν επιχειρηματικό λογαριασμό Ledger στο Excel

Είτε είστε αποκλειστικός κάτοχος είτε έχετε πολλούς υπαλλήλους, η παρακολούθηση κάθε επιχειρηματικής διαδικασίας είναι συχνά ένα παιχνίδι αριθμών. Για να απλοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία, χρησιμοποιήστε τα πρότυπα περιλήψεων του Microsoft Excel. Αντί για χαρτονομίσματα χαρτιού, τα οποία μπορεί να είναι ακατάστατα και δύσκολα να διαβαστούν, ένας ευρετήριο του Excel σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε πλήρως τους κωδικούς και τις κατηγορίες σας και να επαναχρησιμοποιήσετε έντυπα κάθε χρόνο. Τα πρότυπα βιβλίων του Excel είναι ήδη εγκατεστημένα για εσάς, έτσι μπορείτε να μπείτε στη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων και να έχετε αρχεία που είναι εύκολο να τα ελέγξετε και να τα συγκρίνετε.

1.

Ανοίξτε το Microsoft Excel, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη σύνδεση "Νέο". Όταν εμφανιστεί το παράθυρο "Διαθέσιμα πρότυπα", πληκτρολογήστε "ημερολόγιο" στο πλαίσιο αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί βέλους. Το Excel δεν διαθέτει ένα κουμπί στο παράθυρο Διαθέσιμα πρότυπα για τη συλλογή του προτύπου ημερολογίου, αλλά το προσφέρει. Μετακινηθείτε στις φόρμες του επιχειρηματικού βιβλίου που εμφανίζονται ως αποτέλεσμα της αναζήτησης και κάντε διπλό κλικ σε εκείνο που ταιριάζει καλύτερα στις απαιτήσεις σας. Μετά από λίγα λεπτά για να κατεβάσετε, το βιβλίο εμφανίζεται σε ένα νέο παράθυρο του Excel.

2.

Ελέγξτε το κείμενο στο πρότυπο, το οποίο μπορεί να έχει αντικαταστάσεις ή γενικές λέξεις που πρέπει να αντικαταστήσετε με τους προτιμώμενους όρους της επιχείρησής σας.

3.

Εντοπίστε τη στήλη "Κωδικός G / L" στο πρότυπο. Μπορεί να είναι η πρώτη ή η αριστερή στήλη στο πλέγμα. Αν προτιμάτε διαφορετικό όρο ή εμφάνιση, όπως "GL Code" αντί για "G / L Code", κάντε κλικ στο κελί και πληκτρολογήστε πάνω από το κείμενο με σύμβολο κράτησης θέσης.

4.

Κάντε κλικ στο πρώτο κελί στη στήλη "Κωδικός G / L", το οποίο μπορεί να είναι "1", "100" ή "1000" ανάλογα με το πρότυπο. Αλλάξτε τον κώδικα στον κώδικα με τον οποίο θέλετε να ξεκινήσετε το βιβλίο με.

5.

Πατήστε το πλήκτρο "Enter" για να μεταβείτε στο κελί κάτω από την τρέχουσα και, στη συνέχεια, αλλάξτε τον κωδικό G / L όπως απαιτείται. Επαναλάβετε αυτό το βήμα έως ότου όλοι οι κωδικοί στο πρότυπο ταιριάζουν με τους απαιτούμενους όρους του βιβλίου σας.

6.

Μετακινηθείτε στην επόμενη στήλη και κάντε κλικ στο κελί στα δεξιά του πρώτου κωδικού G / L. Αλλάξτε τον όρο σύμβολο κράτησης θέσης, ο οποίος μπορεί να λέει "Μάρκετινγκ", "Ανθρώπινο δυναμικό" ή όνομα προϊόντος, με αυτόν που αντιστοιχεί στον κωδικό Γ / Λ. Πατήστε "Enter" για να μετακινηθείτε στο παρακάτω κελί και να ταιριάξετε το κελί με τον κωδικό G / L στα αριστερά του. Συνεχίστε να πατάτε "Enter" για να αλλάξετε τους όρους στη στήλη. Θα πρέπει να υπάρχει ένας όρος για κάθε κωδικό G / L.

7.

Πραγματοποιήστε το δρόμο σας μέσω του δικτύου, εισάγοντας χρήματα που έχουν ήδη δαπανηθεί για κάθε κωδικό G / L, χρήματα που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό και χρήματα που απομένουν. Ανάλογα με το πρότυπό σας, αυτές οι στήλες ενδέχεται να έχουν συμπληρωθεί αυτόματα για εσάς. Συμπληρώστε τη σειρά του κάθε κώδικα G / L.

8.

Ελέγξτε το επάνω ή το κάτω μέρος του προτύπου για οποιοδήποτε άλλο κείμενο κειμένου κράτησης θέσης. Μπορεί να υπάρχει ένα μέρος για να εισαγάγετε το όνομα της επιχείρησής σας, το έτος του ημερολογίου ή άλλες πληροφορίες.

9.

Κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Αποθήκευση ως." Πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου καταγραφής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".

Υπόδειξη

  • Για να βάλετε το βιβλίο σας να εργάζεται για εσάς κάθε χρόνο, μετατρέψτε το σε ένα πρότυπο. Μόλις εισαγάγετε όλους τους κωδικούς G / L και τους όρους στην επόμενη στήλη, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο", επιλέξτε "Αποθήκευση ως" και στη συνέχεια επιλέξτε "Πρότυπο Excel". Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πρότυπο και αποθηκεύστε το αρχείο. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε όλες τις δημοσιονομικές πληροφορίες και να αποθηκεύσετε ξανά το αρχείο με ένα νέο όνομα και, στη συνέχεια, να επιστρέψετε στο πρότυπο κάθε χρόνο χωρίς να χρειάζεται να το επαναφέρετε.

Προειδοποίηση

  • Αυτές οι οδηγίες ισχύουν για το Microsoft Excel 2010. Για το Microsoft Excel 2007, κάντε κλικ στο κουμπί Office αντί για την καρτέλα "Αρχείο" για να μεταβείτε στη σύνδεση "Νέο". Προηγούμενες ή μεταγενέστερες εκδόσεις του λογισμικού ενδέχεται να έχουν άλλες παραλλαγές.

Συνιστάται