Πώς να κάνετε καρτέλες για φακέλους προσωπικού HR

Οι οργανωμένοι και εύκολα προσβάσιμοι φάκελοι προσωπικού είναι απαραίτητοι για την ομαλή λειτουργία ενός τμήματος ανθρωπίνων πόρων. Μεγάλο μέρος της λειτουργίας του ανθρώπινου δυναμικού περιστρέφεται γύρω από τα αρχεία υπαλλήλων, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας και διατήρησής τους. Είναι επίσης σημαντικό να διατηρηθεί η ιδιωτικότητα των εργαζομένων, όπως υπαγορεύεται από τους ομοσπονδιακούς και τους κρατικούς νόμους, ενώ παράλληλα παρέχεται η απαραίτητη πρόσβαση στα αρχεία. Οι ακριβείς και περιγραφικές καρτέλες σε φακέλους κάνουν την πρόσβαση στις πληροφορίες εύκολη και αποτελεσματική.

Τύποι

Τα ιατρικά αρχεία συχνά καλύπτονται από ομοσπονδιακούς και κρατικούς κανονισμούς, έτσι δημιουργούν φακέλους προσωπικού για ιατρικές πληροφορίες και διατηρούν αυτά τα χωριστά από φακέλους για γενικές πληροφορίες για την απασχόληση. Οι ιατρικές πληροφορίες περιλαμβάνουν τα αρχεία αποζημιώσεων των εργαζομένων, τα ιατρικά ιστορικά, τις πληροφορίες για τα ναρκωτικά και τα αλκοολούχα ποτά και οποιαδήποτε αρχεία που αφορούν τον νόμο Αμερικανών με Αναπηρίες ή τον Νόμο περί Οικογενειακής και Ιατρικής Αδείας.

Ενότητες

Ετικέτα κάθε φάκελο υπαλλήλων με το όνομα, το τμήμα και την ημερομηνία μίσθωσης. Δημιουργήστε μεμονωμένα τμήματα στο φάκελο για διαφορετικούς τύπους πληροφοριών, όπως έντυπα σχετικά με την πρόσληψη, φορολογικά έγγραφα, αποζημίωση, παρακολούθηση, πειθαρχική ενέργεια, ετήσιες αναθεωρήσεις και έγγραφα σχετικά με τα οφέλη. Βεβαιωθείτε ότι κάθε τμήμα έχει μια καρτέλα που εκτείνεται πέρα ​​από το πλάτος των εγγράφων που περιέχονται στο αρχείο για να είναι εύκολο να εντοπίσετε πληροφορίες.

Υλικά

Επειδή είναι ζωτικής σημασίας να διατηρήσετε εμπιστευτικά ορισμένα αρχεία προσωπικού, είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε τους φακέλους των συνδετήρων έτσι ώστε κάθε κομμάτι χαρτιού να είναι ασφαλές μέσα στο φάκελο και να μην μπορεί να πέσει ή να μην τοποθετηθεί σωστά. Οι φάκελοι σύνδεσης είναι διαθέσιμοι με διαιρέτες μέσα, με πλήρεις καρτέλες στις οποίες μπορείτε να τοποθετήσετε ετικέτες φακέλων αρχείων σε κάθε τμήμα. Χρησιμοποιήστε ετικέτες αντί να εκτυπώσετε απευθείας στις καρτέλες, ώστε να μπορείτε να ενημερώσετε τις ενότητες αργότερα, εάν χρειάζεται, απλά εκτυπώνοντας και τοποθετώντας μια νέα ετικέτα.