Πώς να διαχειριστείτε το KPI

Η διαχείριση βασικών δεικτών απόδοσης σας επιτρέπει να αξιολογήσετε πόσο καλά κάνει η επιχείρησή σας και πού μπορεί να βελτιωθεί η απόδοσή της. Επιλέγετε ένα KPI επειδή σας δίνει αντικειμενική ανατροφοδότηση σχετικά με την αποτελεσματικότητα της στρατηγικής διαχείρισης σε μια συγκεκριμένη περιοχή. Για να αξιολογήσετε τη συνολική απόδοση, χρειάζεστε KPIs από κάθε περιοχή δραστηριότητας. Μια μικρή επιχείρηση που επιδιώκει να αναπτύξει τις δραστηριότητές της μπορεί να διαχειριστεί τους KPIs για να βελτιώσει τις επιδόσεις και να αναπτύξει την επιχείρησή της.

Επιλογή

Για να επιλέξετε ένα KPI, πρέπει να βρείτε μια μεταβλητή που συνδέεται στενά με τους επιχειρηματικούς σας στόχους και μία που μπορείτε να μετρήσετε αξιόπιστα. Εργαζόμενοι πίσω από τους στόχους μέσω δραστηριοτήτων που τους βοηθούν να μετρήσουν τα αποτελέσματα αυτών των δραστηριοτήτων, μπορείτε να φτάσετε σε μία ή περισσότερες μεταβλητές που είναι κλειδιά για την επιτυχία. Οι καλύτεροι δείκτες είναι αυτοί που διαφέρουν ανάλογα με την αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με το στόχο σας και αντιδρούν γρήγορα σε τυχόν αλλαγές. Για παράδειγμα, εάν ο στόχος σας είναι να αυξήσετε τις πωλήσεις, η σχετική δραστηριότητα είναι το μάρκετινγκ και ένα σχετικό KPI είναι η ποσοστιαία αλλαγή στις νέες πωλήσεις.

Στόχοι

Όταν αξιολογείτε ένα KPI, θα πρέπει να μπορείτε να συγκρίνετε την αξία του με έναν στόχο για να προσδιορίσετε εάν η απόδοση είναι επαρκής. Οι στόχοι μπορεί να είναι εσωτερικοί ή μπορούν να προκύψουν από έρευνες της βιομηχανίας για να συγκρίνουν τις επιδόσεις της επιχείρησής σας με άλλους στον κλάδο σας. Εάν το KPI σας μετρά μια εσωτερική μέτρηση, όπως το κόστος παραγωγής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ιστορικά δεδομένα για τον προσδιορισμό στόχων, ενώ για μεταβλητές της βιομηχανίας, όπως οι κλήσεις εγγύησης ή τα παράπονα των πελατών, είναι χρήσιμοι οι στόχοι βάσει αριθμών σε ολόκληρο τον κλάδο. Για παράδειγμα, ένας μικρός κατασκευαστής του οποίου ο KPI δηλώνει ότι έχει περισσότερους ισχυρισμούς εγγύησης από τον μέσο όρο της βιομηχανίας μπορεί να εντοπίσει μια πηγή ελαττωμάτων στα προϊόντα του και να το διορθώσει.

Εκτίμηση

Για να αξιολογηθεί αξιόπιστα ένα KPI πρέπει να είναι συγκεκριμένο δεδομένου ότι δίνει το αποτέλεσμα μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας. Η μέτρηση του KPI πρέπει να είναι αντικειμενική, που σημαίνει ότι όποιος εφαρμόζει την ίδια μέτρηση παίρνει το ίδιο αποτέλεσμα. Η μέτρηση πρέπει να σας δώσει μια σχετική μεταβλητή που σημαίνει κάτι σημαντικό για την επιχείρησή σας. Το μετρημένο αποτέλεσμα πρέπει να είναι διαθέσιμο γρήγορα, δίνοντάς σας χρόνο να αντιδράσετε και να κάνετε τις αντίστοιχες αλλαγές. Για παράδειγμα, ένα KPI αίθουσας πίτσας για ταχύτητα εξυπηρέτησης μπορεί να μετρήσει το ποσοστό πίτσας που εξυπηρετείται εντός συγκεκριμένου χρόνου από την τοποθέτηση της παραγγελίας. Όταν ο KPI σας έχει τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά, η αξιολόγηση σας θα σας δώσει τη βάση για ενέργειες που θα ενισχύσουν τους στόχους σας.

Διαχείριση

Αφού έχετε αρκετούς KPIs από διαφορετικές περιοχές της εταιρείας, μπορείτε να κάνετε αλλαγές και να δείτε πώς αποκρίνονται οι KPIs. Η διαχείριση τους με τον τρόπο αυτό σας επιτρέπει να τελειοποιήσετε τις λειτουργίες σας. Δραστηριοποιείτε σε περιοχές όπου οι δείκτες σας είναι κάτω από τα σημεία αναφοράς και αξιολογείτε τους για να δείτε τι αποτέλεσμα είχαν οι ενέργειές σας. Για παράδειγμα, μια αίθουσα πίτσα μπορεί να παρακολουθήσει την επίδραση των αλλαγών στην προετοιμασία στην ταχύτητα της υπηρεσίας. Εφόσον οι δείκτες KPI σας αντιδρούν γρήγορα και σχετίζονται με την επιχείρησή σας, μπορείτε να δοκιμάσετε διαφορετικές αλλαγές και να συνεχίσετε με εκείνες που έχουν το πιο θετικό αποτέλεσμα.