Πώς να διαχειριστείτε τα γραφήματα της Microsoft μεταξύ των εφαρμογών λογισμικού της Microsoft

Τα διαγράμματα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της επιχείρησης στην ικανότητά τους να συλλαμβάνουν τα πιο σύνθετα δεδομένα και να τα απεικονίζουν κατά τρόπο που είναι άμεσα κατανοητός. Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς μπορείτε να διαχειριστείτε γραφήματα της Microsoft μεταξύ των εφαρμογών λογισμικού της Microsoft - ειδικά το Excel, το PowerPoint, το Word και το Outlook. Όχι μόνο μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε γραφήματα μεταξύ αυτών των διαφορετικών εφαρμογών, μπορείτε επίσης να συνδέσετε γραφήματα έτσι ώστε εάν γίνει μια αλλαγή στα δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, οι αλλαγές θα μεταφερθούν αυτόματα σε συνδεδεμένα γραφήματα σε άλλες αναφορές ή παρουσιάσεις χρησιμοποιώντας αυτά τα δεδομένα.

Δημιουργία διαγραμμάτων

Το Microsoft Excel είναι μέρος της σουίτας προγραμμάτων του Microsoft Office και χρησιμοποιείται για τη δημιουργία διαγραμμάτων για Excel, Word, Outlook και PowerPoint. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία διαγραμμάτων στο Microsoft Project. Μπορείτε να ανοίξετε το Excel για να δημιουργήσετε ένα γράφημα ή κάντε κλικ στο κουμπί "Διάγραμμα" κάτω από την "Εισαγωγή κορδέλας" των άλλων προγραμμάτων του Microsoft Office. Για παράδειγμα, κάνοντας κλικ στο "Διάγραμμα" στο Word εκτελείται αυτόματα το Excel. Μπορείτε να προσθέσετε τα δεδομένα σας στο φύλλο εργασίας και να δημιουργήσετε ένα γράφημα. Μόλις τελειώσει ο πίνακας, τοποθετείται αυτόματα στο έγγραφο του Word και αποθηκεύεται εκεί ακόμη και αν κλείσετε το υπολογιστικό φύλλο του Excel χωρίς να το αποθηκεύσετε. Στο Microsoft Project, τα διαγράμματα του Excel μπορούν να δημιουργηθούν κάνοντας κλικ στην επιλογή "Οπτικές αναφορές". Το Microsoft Visio μπορεί να εισάγει δεδομένα από υπολογιστικά φύλλα του Excel για να δημιουργήσει οργανωτικά διαγράμματα χρησιμοποιώντας τον οδηγό οργανωτικού πίνακα.

Αντιγραφή και επικόλληση γραφημάτων μεταξύ εφαρμογών

Εάν δημιουργήσετε ένα γράφημα του Excel σε ένα έγγραφο της Microsoft, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ένα στατικό αντίγραφο αυτού του γραφήματος σε άλλο έγγραφο. Απλά επιλέξτε το διάγραμμα στο έγγραφο κάνοντας κλικ στο περίγραμμά του και πατήστε "Ctrl-C" στο πληκτρολόγιο για να το αντιγράψετε. Τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να εμφανίζεται το γράφημα στο νέο έγγραφο. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο βέλος κάτω από το κουμπί "Επικόλληση" και επιλέξτε "Επικόλληση ειδικών". Αυτό σας δίνει την επιλογή να επικολλήσετε το γράφημα ως εικόνα του γραφήματος ή ως αντικείμενο διαγράμματος Excel. Αν αντιγράψετε ένα γράφημα ως εικόνα από το αναπτυσσόμενο μενού Αντιγραφή Excel, μπορείτε να επεξεργαστείτε το διάγραμμα ως εικόνα σε προγράμματα όπως το Paint and Picture Manager ή να το επικολλήσετε σε άλλα προγράμματα όπως το WordPad. Εάν επικολλήσετε το γράφημα σε ένα έγγραφο ως διάγραμμα Excel, μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ για να επεξεργαστείτε το γράφημα, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων προέλευσης του υπολογιστικού φύλλου του Excel. Μια εικόνα μπορεί να επεξεργαστεί μόνο όπως θα κάνατε οποιαδήποτε άλλη φωτογραφία. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε διαγράμματα στο Visio και να τα επικολλήσετε σε άλλα έγγραφα του Microsoft Office, χρησιμοποιώντας την εντολή "Επικόλληση ειδικών" στο έγγραφο προορισμού.

Χρησιμοποιώντας τα συνδεδεμένα διαγράμματα

Εάν δημιουργήσετε ένα γράφημα στο Microsoft Excel και στη συνέχεια αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το γράφημα σε άλλο έγγραφο ως συνδεδεμένο γράφημα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο γράφημα για να το αντιγράψετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από το κουμπί "Επικόλληση" στο νέο έγγραφο και επιλέξτε "Διατήρηση μορφοποίησης πηγής και δεδομένων συνδέσμου". Αυτό ενσωματώνει το διάγραμμα με τα δεδομένα που συνδέονται με το αρχικό υπολογιστικό φύλλο. Αν πραγματοποιήσετε μεταγενέστερες αλλαγές στο φύλλο εργασίας, αυτές οι αλλαγές θα εμφανίζονται αυτόματα στο γράφημα την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το άλλο έγγραφο.

Χρήση προτύπων διαγραμμάτων

Τα πρότυπα γραφημάτων είναι ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος διαχείρισης των διαγραμμάτων, ειδικά εάν κάνετε τους ίδιους τύπους προσαρμοσμένων διαγραμμάτων σε τακτική βάση. Για παράδειγμα, πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τα ίδια σχέδια χρωμάτων και στυλ για να μαρκαριστούν όλα τα διαγράμματα τους, είτε χρησιμοποιούνται σε υπολογιστικά φύλλα, έγγραφα ή παρουσιάσεις. Αφού δημιουργήσετε ένα γράφημα, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως πρότυπο κάνοντας κλικ, επιλέγοντας την καρτέλα "Σχεδίαση" και κάνοντας κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ως πρότυπο" στην ενότητα Τύπος της κορδέλας. Για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα νέο χάρτη, μπορείτε να το επιλέξετε από την ενότητα "Άλλα διαγράμματα" του μενού "Χάρτες".