Πώς να παρακολουθήσετε ένα αίτημα εξυπηρέτησης πελατών

Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, οι πελάτες σας αποτελούν τον πυρήνα της επιχείρησής σας. Χωρίς αυτούς, η επιτυχία είναι φευγαλέα. Όταν οι πελάτες σας υποβάλλουν ένα αίτημα, αναμένουν ότι θα το εκπληρώσετε όσο το δυνατόν καλύτερα. Τα αιτήματα παροχής υπηρεσιών διατίθενται σε διάφορες μορφές, όπως η αγορά υλικών αντικειμένων, η σύναψη σύμβασης για την εκτέλεση μιας υπηρεσίας ή η υποβολή καταγγελίας για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας. Για να βοηθήσετε τους πελάτες σας με αποτελεσματικές υπηρεσίες, αναπτύξτε ένα σύστημα που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τα αιτήματά τους.

1.

Δημιουργήστε μεμονωμένα αρχεία στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας για κάθε έναν από τους πελάτες σας. Για παράδειγμα, δημιουργήστε ένα φάκελο στη μονάδα δίσκου C και επισημάνετε την επιλογή "Τρέχοντα αιτήματα υπηρεσίας". Σε αυτό το φάκελο, δημιουργήστε αρχεία για κάθε πελάτη σας και επισημάνετε τα με το αντίστοιχο όνομα πελάτη. Δημιουργήστε έναν άλλο φάκελο στη μονάδα δίσκου C και επισημάνετε την "Κλειστή αίτηση εξυπηρέτησης". Δημιουργήστε μεμονωμένα αρχεία για καθέναν από τους πελάτες σας στο φάκελο "Closed".

2.

Δημιουργήστε ένα πρότυπο αίτησης υπηρεσίας μέσω ενός λογιστικού φύλλου ή ενός προγράμματος επεξεργασίας κειμένου. Πληκτρολογήστε "Αίτηση εξυπηρέτησης" με έντονη γραφή, κεντραρισμένη στη σελίδα. Κάποιοι χώροι κάτω, στα αριστερά της σελίδας, περιλαμβάνουν το όνομα της εταιρείας σας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Βάλτε τα δεδομένα του πελάτη προς τα δεξιά. Αυτό περιλαμβάνει το όνομα του πελάτη, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3.

Πραγματοποιήστε τις απαραίτητες στήλες, κάτω από την κεφαλίδα, και ορίστε τις επικεφαλίδες που σχετίζονται με την αίτηση υπηρεσίας. Για παράδειγμα, οι επικεφαλίδες μπορούν να διαβάσουν: "Ημερομηνία αιτήματος", "Αιτούμενη από" και "Περιγραφή". Δημιουργήστε αρκετό χώρο για τη στήλη "Περιγραφή", ώστε να εισαχθούν λεπτομερείς πληροφορίες ανάλογα με τις ανάγκες.

4.

Σχεδιάστε ένα πλαίσιο "Σχόλια" στο κάτω μέρος της σελίδας, προς τα αριστερά. Στο "Σχόλια", δηλώστε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το αίτημα, όπως πώς θα γίνει η διαχείριση και το εκτιμώμενο χρονοδιάγραμμα. Στο κάτω δεξιό μέρος της σελίδας, σχεδιάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε "Αποδεκτή από" κάτω από αυτό για το πρόσωπο που λαμβάνει το αίτημα γράψτε το όνομά του. Κάτω από αυτή τη γραμμή, δημιουργήστε μια άλλη γραμμή και πληκτρολογήστε "Ολοκληρωμένη ημερομηνία".

5.

Αποθηκεύστε το αίτημα στο φάκελο "Αιτήσεις τρέχουσας υπηρεσίας" κάτω από το κατάλληλο όνομα αρχείου. Μόλις χειριστεί το αίτημα, επικοινωνήστε με τον πελάτη για να δείτε εάν είναι ικανοποιημένος. Εάν ναι, εισαγάγετε την ημερομηνία που ολοκληρώθηκε στο αίτημα υπηρεσίας και αποθηκεύστε το έγγραφο στο φάκελο "Κλειστές αιτήσεις εξυπηρέτησης" στο αντίστοιχο αρχείο. Για λόγους δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και για να αυξήσετε την αξιοπιστία του συστήματος αρχειοθέτησης, δημιουργήστε δύο φακέλους σκληρού αντιγράφου, έναν για "Αιτήσεις τρέχουσας εξυπηρέτησης" και έναν για "κλειστά αιτήματα εξυπηρέτησης". Τοποθετήστε κάθε έγγραφο χαρτιού αλφαβητικά στον αντίστοιχο φάκελο.

Συμβουλές

  • Ενημερώστε το αίτημα παροχής υπηρεσίας για να εμφανίσετε όλες τις επαφές που πραγματοποιούνται με τον πελάτη, προτού το ολοκληρώσετε.
  • Κάντε το αίτημα όσο το δυνατόν λεπτομερέστερα, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε εύκολα το ζήτημα και να εργαστείτε για την επίλυσή του. Αυτό βοηθά επίσης στην επίλυση των διαφορών των πελατών. Έχοντας κατάλληλες σημειώσεις βοηθά να ξεκαθαρίσετε τις παρανοήσεις και να αποτρέψετε την κακή επικοινωνία.
  • Εάν έχετε σημαντική βάση πελατών, μπορείτε να αγοράσετε λογισμικό διαχείρισης αιτημάτων παροχής υπηρεσιών για να αυξήσετε την αποδοτικότητα υποστήριξης. Με βάση τα δεδομένα που έχετε εισάγει, το λογισμικό σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε και να παρακολουθείτε τις αιτήσεις, τα χρονοδιαγράμματα και την κατάσταση.

Συνιστάται

Ποια είναι η διακύμανση του επιτοκίου;
2019
Επιχειρηματικοί στόχοι και στόχοι
2019
Ποιοι είναι οι νόμιμοι τρόποι ανοίγματος των κέντρων ημερήσιας φροντίδας;
2019