Πώς να παρακολουθείτε τα χρήματα που χρεώνονται και να πληρώνονται χρησιμοποιώντας το Excel

Πολλές μικρές επιχειρήσεις χρειάζονται ένα σύστημα για την παρακολούθηση χρημάτων που οφείλονται σε συμβάσεις ή έργα. Οι πελάτες μπορούν να πληρώσουν με την πάροδο του χρόνου ή σε διαφορετικά ορόσημα. έτσι οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν ένα αξιόπιστο σύστημα για την παρακολούθηση των εσόδων. Για παράδειγμα, ένας ανεξάρτητος συγγραφέας μπορεί να παρακολουθήσει χρήματα που οφείλονται για ένα μεγάλο σχέδιο copywriting που ολοκληρώθηκε σε φάσεις. Το Excel είναι ένα ισχυρό πρόγραμμα που μπορεί να παρακολουθεί τα οφειλόμενα χρήματα και να πληρώνει για οποιαδήποτε χρονική περίοδο.

Χρησιμοποιώντας υπολογιστικά φύλλα Excel

Ένα υπολογιστικό φύλλο Excel έχει προσαρμόσιμες στήλες και σειρές. Γενικά δώστε στον εαυτό σας λίγες σειρές χώρου για να προσθέσετε πληροφορίες τίτλου και σύνοψη που περιγράφουν τα χρήματα που ανήκουν. Για παράδειγμα, ο τίτλος θα μπορούσε να περιλαμβάνει το όνομα της επιχείρησης που οφείλει τα χρήματα και για ποιο σκοπό: Σειρά 1, στήλη Α θα μπορούσε να πάρει τον τίτλο "Εταιρεία XYZ, 10.000 λέξεις αντίγραφο".

Κάθε στήλη ορίζεται από ένα γράμμα και η σειρά ορίζεται από έναν αριθμό, οπότε κάθε κελί έχει μια συγκεκριμένη διεύθυνση. Για αυτό το παράδειγμα, ξεκινήστε στο κελί A4. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη σειρά για να ορίσετε τα δεδομένα της στήλης σας. Τίτλος των στηλών: στήλη Α, "Ημερομηνία πληρωμής που ελήφθη"? στήλη Β, "Ποσό επί πληρωμή". και στη στήλη Γ, "Συνολική εκτέλεση".

Εάν είστε νέος στο Excel, ονομάστε τη στήλη απλά κάνοντας κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να προσθέσετε πληροφορίες και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το. Ίσως παρατηρήσετε ότι οι στήλες δεν έχουν το σωστό μέγεθος, αποκρύπτοντας μέρος των δεδομένων. Αλλάξτε το μέγεθος των στηλών επιλέγοντας τη στήλη στην κορυφή του υπολογιστικού φύλλου και τοποθετώντας το δρομέα στην άκρη της στήλης. κάντε κλικ και μετακινήστε το δρομέα προς τα δεξιά, επεκτείνοντας τη στήλη. Επαναλάβετε για όλες τις στήλες που θέλετε.

Δημιουργήστε την ενότητα Running Total

Εισαγάγετε στα αρχικά δεδομένα κάτω από τους τίτλους της στήλης στη σειρά 5. Περιλαμβάνεται η ημερομηνία της σύμβασης και το συνολικό ποσό της οφειλής για την εργασία. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι η σύμβαση έργου υπεγράφη στις 8 Ιουνίου 2017, για $ 5.000. Στο στοιχείο Α5 σημειώστε την ημερομηνία της σύμβασης: "6/8/2017." Επειδή δεν έχουν ακόμη καταβληθεί χρήματα, πληκτρολογήστε "$ 0" στο κελί B5. Εισαγάγετε το οφειλόμενο σύνολο, σε αυτό το παράδειγμα "$ 5.000", στο κελί C5, στη στήλη Run Total.

Σε αυτό το σημείο, το φύλλο του Excel είναι μόνο πληροφοριακό. Στη συνέχεια, μετατρέψτε αυτές τις πληροφορίες σε έναν πραγματικό πίνακα. Επιλέξτε το πρώτο καταχωρημένο κελί, σε αυτό το παράδειγμα που είναι το κελί A4, "Ημερομηνία πληρωμής που ελήφθη." Χρησιμοποιήστε το μενού Εισαγωγή στο επάνω μέρος της σελίδας και επιλέξτε Πίνακας. (Ή το μενού πίνακα και κάντε κλικ στην επιθυμητή εμφάνιση.) Το Excel θα γεμίσει αυτόματα τα χρησιμοποιημένα κελιά στη σειρά 4 με σκούρο μπλε και τα γεμάτα κελιά στη σειρά 5 θα είναι πιο ανοιχτά μπλε. (Σημειώστε ότι διάφορες εκδόσεις του Excel ενδέχεται να έχουν ελαφρώς διαφορετικές διαδικασίες για να εισαγάγετε τον πίνακα και οι τύποι θα εξακολουθήσουν να λειτουργούν χωρίς να μετατρέψουν τις πληροφορίες σε ένα τραπέζι.)

Ξεκινήστε την Εισαγωγή Πληρωμών

Χρησιμοποιήστε τη γραμμή 6 και πέρα ​​για να εισάγετε και να παρακολουθείτε τις πληρωμές. Υποθέστε ότι η πρώτη πληρωμή έγινε την 1η Ιουλίου 2017, για $ 100. Καταχωρίστε την ημερομηνία στο κελί A6: "7/1/2017." Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "$ 100" στο κελί B6. Η πληρωμή των $ 100 πρέπει να αφαιρεθεί από τα αρχικά $ 5.000 που οφείλονται. Πληκτρολογήστε "= C5-B6" στο κελί C6, το οποίο είναι η στήλη "Running Total" και πατήστε enter. Η εξίσωση θα υπολογίσει αυτόματα το νέο ποσό που οφείλεται στο στοιχείο C6: $ 4.900.

Υπόδειξη

  • (B6 ή [Amount Paid] μπορούν να χρησιμοποιηθούν εναλλακτικά).

Ο πίνακας έχει τη δυνατότητα να επεκτείνει αυτή την εξίσωση απλά μεταφέροντας το κάτω κελί προς τα κάτω. Σε αυτήν την περίπτωση, το κελί δεξιά-κάτω είναι το C6 το οποίο έχει ήδη εισαχθεί $ 4.900. Η κάτω δεξιά γωνία του C6 στο τραπέζι θα είναι ένα μικρό κουτί "λαβή". Αυτό είναι το σημείο για να αρπάξει και να σύρει. Ο πίνακας εκτείνεται μέχρι το σημείο που το σύρετε, εναλλασσόμενο φως πάνω από πιο σκούρες μπλε γραμμές για ευκολότερη προβολή.

Θα δείτε "$ 4.900" να επεκταθεί σε όλα τα κελιά που επεκτείνονται στη σειρά C κάτω από το Running Total. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν έχουν γίνει ακόμα άλλες πληρωμές. (Μην ανησυχείτε για το σφάλμα που σας ειδοποιεί για την αφαίρεση κενών κελιών.) Όταν έρχεται η επόμενη πληρωμή την 1η Αυγούστου 2017 για $ 100, εισαγάγετε "8/1/2017" στο κελί A7 και "$ 100" στο κελί B7. Κατά την είσοδο στο κελί A7, η στήλη Running Total ρυθμίζει αυτόματα το κελί C7 (και πέρα ​​από αυτό) και υπολογίζει εκ νέου το σύνολο σε $ 4.800. Συνεχίστε να εισάγετε πληρωμές με αυτόν τον τρόπο όπως παραλήφθηκε για να δείτε τη μείωση της συνολικής εκτέλεσης.

Υπόδειξη

  • Σημειώστε ότι οι πληρωμές δεν πρέπει να είναι οι ίδιες για την εξίσωση που δουλεύει στη στήλη Τρέξιμο Σύνολο.

    Αν θέλετε τα κελιά ημερομηνίας να εμφανίζονται διαφορετικά, το στυλ μπορεί να αλλάξει από το μενού Μορφή.

Συνιστάται

Τεχνικές διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων
2019
Πώς να εγκαταστήσετε ένα Kindle Fire Screen Protector
2019
Κατάλογος πιθανών κυρώσεων για μη συμμόρφωση για εταιρική διακυβέρνηση
2019