Πώς να παρακολουθείτε την ευαίσθητη στο χρόνο εργασία

Οι εταιρείες που εργάζονται για πελάτες είναι υπεύθυνες για την ολοκλήρωση των έργων με προϋπολογισμό και εγκαίρως. Συχνά, υπάρχει ένας καθορισμένος αριθμός ωρών που εκχωρούνται σε εργασίες σε κάθε έργο και ο ηγέτης της ομάδας πρέπει να εξασφαλίσει ότι η ομάδα του θα κολλήσει στις ώρες αυτές, ενώ ταυτόχρονα θα ολοκληρώσει το έργο σε αριθμό ημερών. Υπάρχει ένας αποτελεσματικός τρόπος για να προγραμματίσετε και να διαχειριστείτε την εργασία ευαίσθητη στο χρόνο χρησιμοποιώντας το Microsoft Word και το Outlook.

Δημιουργία του Προγράμματος Παραγωγής

1.

Ανοίξτε το Microsoft Word και δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο.

2.

Δημιουργήστε έναν πίνακα με δύο στήλες και πολλές σειρές όπως υπάρχουν εργασίες στο έργο. Στο Microsoft Word 2008 και νεότερες εκδόσεις, η δυνατότητα πίνακα βρίσκεται στο μενού Εισαγωγή.

3.

Στην αριστερή στήλη, υποδείξτε την ημερομηνία που πρέπει να ολοκληρωθεί μια εργασία.

4.

Στη δεξιά στήλη, περιγράψτε την εργασία που πρέπει να γίνει, ποιος έχει οριστεί και πόσες ώρες έχουν για εκτέλεση. Για παράδειγμα, "Dave (2 ώρες) για να δημιουργήσετε μια σύντομη περιγραφή έργου" ή "Sarah (6 ώρες) για να δημιουργήσετε νέους διαγράμματα".

5.

Επαναλάβετε τα δύο προηγούμενα βήματα για κάθε εργασία που απαιτεί ολοκλήρωση.

Κοινή χρήση και διατήρηση του χρονοδιαγράμματος παραγωγής

1.

Στείλτε με email ολόκληρο το πρόγραμμα το πλήρες πρόγραμμα. Ζητήστε από τα μέλη της ομάδας να αναθεωρήσουν το χρονοδιάγραμμα και να θέσουν τυχόν ερωτήσεις που έχουν μπροστά για πιθανές συγκρούσεις ή ανησυχίες.

2.

Ανάλογα με το χρονοδιάγραμμα του έργου, στην αρχή κάθε ημέρας ή κάθε εβδομάδα, αντιγράψτε και επικολλήστε τις εργασίες για εκείνη την περίοδο στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στείλτε το μήνυμα αυτό στην ομάδα του έργου ως υπενθύμιση για το τι πρέπει να ολοκληρωθεί.

3.

Κάθε μέρα, πηγαίνετε στο αρχικό πρόγραμμα του Microsoft Word. Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα γραμματοσειράς γραμμωτού γραναζιού στο κύριο μενού "Αρχική σελίδα", διαγράψτε τις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί. Αυτό βοηθά το έργο να κρατήσει τις καρτέλες στην πρόοδο.

Προγραμματισμός υπενθυμίσεων, έλεγχος εισόδων και συναντήσεων

1.

Επισημάνετε όλες τις φάσεις του χρονοδιαγράμματος παραγωγής που περιλαμβάνουν συνάντηση ή σημαντική προθεσμία.

2.

Δημιουργήστε μια συνάντηση ημερολογίου προοπτικής για κάθε μέλος της ομάδας που συμμετέχει σε αυτές τις φάσεις. Για παράδειγμα, εάν ένας σχεδιαστής πρόκειται να στείλει ένα αρχείο στον δημιουργικό διευθυντή για έλεγχο, προγραμματίστε μια υπενθύμιση τόσο για τον σχεδιαστή και τον δημιουργικό διευθυντή με τίτλο "Εκχωρήστε αρχεία σχεδιασμού για αρχική αναθεώρηση".

3.

Εάν οι άνθρωποι διατεθούν σε διάφορα έργα και ο χρόνος είναι σφιχτός, το Outlook μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να μπλοκάρει το χρόνο στα χρονοδιαγράμματα τους, ώστε να μην έχουν ανατεθεί σε άλλες συναντήσεις. Για παράδειγμα, το έργο θα μπορούσε να δημιουργήσει ένα καθ 'όλη τη διάρκεια ραντεβού για έναν μηχανικό με τίτλο "Αναθεώρηση και οριστικοποίηση των προδιαγραφών για την περιαγωγή του πελάτη".

Πράγματα που χρειάζονται

  • το γραφείο της Microsoft
  • Microsoft Word
  • Το Microsoft Outlook

Υπόδειξη

  • Ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να κάνει check in ή να αντιγράψει το επικεφαλής της ομάδας όταν ολοκληρώσει μια εργασία. Αυτό κρατά όλους όλοι στην ίδια σελίδα. Εάν το επικεφαλής της ομάδας δεν ακούσει τίποτα για μια συγκεκριμένη εργασία, τότε του υποδεικνύει ότι πρέπει να κάνει check in.

Προειδοποίηση

  • Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε έργο, τα χρονοδιαγράμματα μπορούν να αλλάξουν ενώ βρίσκονται σε εξέλιξη. Είναι σημαντικό για ένα μέλος της ομάδας ή το έργο να οδηγήσει στην ανάληψη ιδιοκτησίας και την παρακολούθηση της εργασίας που είναι ευαίσθητη στο χρόνο, ώστε να μην χάνονται τα βασικά βήματα και οι προθεσμίες.

Συνιστάται

Βασικοί δείκτες απόδοσης για θέματα συσκευασίας και ετικετών
2019
Οφέλη μιας αξιολόγησης απόδοσης
2019
Πώς να μεταφέρετε βιβλία eReader στο iTunes
2019