Σημασία της τεκμηρίωσης πειθαρχικών ενεργειών στο χώρο εργασίας
Οι εργαζόμενοι συχνά συσσωρεύονται όταν είναι πειθαρχημένοι, και μερικές φορές παίρνουν το θυμό τους έξω με την άσκηση καταγγελίας εναντίον ενός εργοδότη. Εάν είστε σε θέση να πειθαρχήσετε έναν εργαζόμενο, χρειάζεστε τεκμηρίωση των ενεργειών που κάνετε σε περίπτωση οποιασδήποτε σύγκρουσης που θα μπορούσε να οδηγήσει σε αγωγή. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε τι είδους τεκμηρίωση πρέπει να τηρείτε.
Είσαι υπεύθυνος
Έχετε πλήρη έλεγχο όταν κάνετε πειθαρχική ενέργεια. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να τεκμηριώσετε τη δράση και να βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει λογαριασμούς πριν κάνετε οτιδήποτε μπορεί να οδηγήσει σε αγωγή. Πριν ενεργήσετε, γράψτε τα πάντα γραπτώς και κρατήστε λογαριασμό για όλες τις ενέργειες του υπαλλήλου που οδήγησαν στην απόφαση σας για πειθαρχία.
Πώς τεκμηριώνει τις συναντήσεις σας βοηθά
Όταν συναντηθείτε με έναν υπάλληλο, παράγετε μια γραπτή περιγραφή όσων ειπώθηκαν. Αυτό εμποδίζει τον υπάλληλο να επιστρέψει αργότερα και ισχυρίζοντας ότι δεν επικοινωνήσατε με σαφήνεια. Προσφέρετε στον εργαζόμενο την ευκαιρία να διαβάσει τον γραπτό λογαριασμό και να θέσει ερωτήσεις. Προσθέστε αυτές τις ερωτήσεις και τις απαντήσεις σας στο έγγραφο και δώστε τον υπάλληλο να υποδείξει ότι έλαβε ένα αντίγραφο.
Η τεκμηρίωση δημιουργεί μοτίβα συμπεριφοράς
Όταν τεκμηριώνετε όλες τις συγκρούσεις με έναν υπάλληλο, δημιουργείτε ένα πρότυπο συμπεριφοράς. Το αρχείο των περιστατικών, των συναντήσεων και των συγκρούσεων χρησιμεύει ως ένδειξη της φύσης της σχέσης του υπαλλήλου με τη διοίκηση. Εάν τελικά αναγκαστείτε να τερματίσετε τον εργαζόμενο, έχετε ιστορικό συμπεριφοράς του εργαζομένου και αυτό θα υποστηρίξει τη δράση σας.
Η τεκμηρίωση οδηγεί σε καλύτερη λήψη αποφάσεων
Η διαδικασία του να σταματήσει και να τεκμηριώνει τις συγκρούσεις βοηθάει στην επιβράδυνση της διαδικασίας και δίνει στον διευθυντή χρόνο να εξετάσει ποιες ενέργειες είναι κατάλληλες. Η διαδικασία γραφής βοηθά το διαχειριστή να δει το πρόβλημα πιο αντικειμενικά. Επιπλέον, ο επόπτης του υπεύθυνου λήψης αποφάσεων μπορεί να αναθεωρήσει τη διαφορά και να προβεί σε συστάσεις σχετικά με τα επίπεδα.
Η τεκμηρίωση μπορεί να αποτρέψει μια αγωγή
Όταν ένας εργαζόμενος βλέπει όλη την τεκμηρίωση που έχει οδηγήσει σε ακούσια απαλλαγή, μπορεί να είναι λιγότερο πιθανό να πάρει το ζήτημα του δικαστηρίου. Το τεράστιο βάρος των αποδεικτικών στοιχείων μπορεί να κάνει τη νίκη μια δίκη να φαίνεται απίθανη σε έναν υπάλληλο.
Η τεκμηρίωση μπορεί να βοηθήσει να κερδίσει μια αγωγή
Τα δικαστήρια αναμένουν την τεκμηρίωση και οι λεπτομερείς λογαριασμοί σας θα δείξουν στο δικαστήριο ότι είστε επαγγελματίας και έχετε σκεφτεί τις πειθαρχικές ενέργειες που έχετε πάρει. Τα έγγραφά σας θα γίνουν εμφανίσεις αίθουσας δικαστηρίων με επισημασμένες σχετικές παραγράφους. Αυτά τα στοιχεία μπορεί να επηρεάσουν έναν δικαστή υπέρ σας.