Οι αδυναμίες εσωτερικού ελέγχου ενός συστήματος μισθοδοσίας

Τα σημερινά μηχανογραφημένα συστήματα μισθοδοσίας καθιστούν το χρόνο αναφοράς και την εύκολη και αυτόματη διαχείριση άλλων λειτουργιών μισθοδοσίας. Παρέχουν δεκάδες αναφορές μισθοδοσίας για έλεγχο και τεκμηρίωση. Προσφέρουν ασφάλεια μέσω συστημάτων χεριού, δακτυλικών αποτυπωμάτων και ακόμη και ρολογιών αναγνώρισης ματιών για την αποφυγή ψευδών αναφορών χρόνου εργασίας. Μπορούν να συγκεντρώνουν αυτόματα αμειβόμενο χρόνο και άλλες παροχές σε εργαζόμενους βάσει του χρόνου εργασίας. Είναι επίσης ευάλωτα στα χέρια ανειλικρινών υπαλλήλων που έχουν πρόσβαση και διοικητικά δικαιώματα στα συστήματα αυτά.

Εισαγωγή δεδομένων χρόνου μισθοδοσίας

Τα συστήματα μισθοδοσίας χρησιμοποιούν μεμονωμένους κωδικούς υπαλλήλων ή άλλες μεθόδους αναγνώρισης για να διασφαλίσουν ότι οι υπάλληλοι αναφέρουν τις δικές τους ώρες εργασίας. Δεδομένου ότι οι κωδικοί μπορούν να μοιραστούν, ένας υπάλληλος θα μπορούσε ακόμα να ψεύτικο ρολόι μέσα σε ένα άλλο απλά χρησιμοποιώντας τον κώδικα άλλου υπαλλήλου. Τα εγχειρίδια για τους υπαλλήλους θα πρέπει να αναφέρουν σαφώς τη σωστή διαδικασία για την είσοδο και έξοδο του ρολογιού και τις συνέπειες για την ψευδής εισαγωγή πληροφοριών μισθοδοσίας. Οι ανθρώπινοι πόροι θα πρέπει να καθορίζουν σαφείς διαδικασίες για την απαίτηση απουσίας και αλλαγές στα ποσοστά αμοιβής των εργαζομένων. Πρέπει να απαιτούνται υπογραφές για κάθε συναλλαγή που επηρεάζει την αμοιβή ενός μισθωτού ή την επεξεργασία μισθοδοσίας.

Τμήμα Επεξεργασίας Μισθοδοσίας

Το ανθρώπινο δυναμικό είναι συχνά υπεύθυνο για τη δημιουργία νέων υπαλλήλων στο σύστημα μισθοδοσίας, για την επεξεργασία δεδομένων μισθοδοσίας και για τη διανομή μισθοδοσίας. Η καταχώριση των δεδομένων μισθοδοσίας και των μισθών επεξεργασίας πρέπει να διαχωρίζεται μεταξύ των ανθρώπινων πόρων και της λογιστικής προκειμένου να διασφαλιστεί ότι ένα άτομο ή ένα τμήμα δεν μπορεί να ολοκληρώσει τον κύκλο μισθοδοσίας χωρίς έλεγχο. Χωρίς έναν διαχωρισμό ευθύνης, ένας ανέντιμος υπάλληλος θα μπορούσε να δημιουργήσει έναν ψεύτικο υπάλληλο, να καταγράψει το χρόνο εργασίας ή τις ώρες διακοπών και να εκτρέψει τα χρήματα σε έναν προσωπικό λογαριασμό μέσω άμεσης κατάθεσης. Υπάρχουν λιγότερες ευκαιρίες για εκτροπή κονδυλίων όταν ένα τμήμα εισάγει δεδομένα και τα άλλα επεξεργάζεται τα δεδομένα μισθοδοσίας και λαμβάνει μισθούς.

Έλλειψη προεπισκόπησης μισθοδοσίας

Πριν από την επεξεργασία των μισθών, τα συστήματα μισθοδοσίας θα παράγουν ένα σύνολο αναφορών που μπορούν να αναθεωρηθούν για ακρίβεια πριν εκτυπωθούν οι "ζωντανοί" έλεγχοι και ενεργοποιηθούν οι άμεσες καταθέσεις. Η προεπισκόπηση μισθοδοσίας πρέπει να γίνει από έναν υπάλληλο ή υπηρεσία διαφορετικό από εκείνους που είναι υπεύθυνοι για την επεξεργασία μισθοδοσίας. Οι τερματισμένοι υπάλληλοι που εξακολουθούν να λαμβάνουν μισθούς, υπερβολικά ποσά ωρών εργασίας ή αναρτημένων ωρών διακοπών μπορούν να υποδεικνύουν σφάλματα επεξεργασίας ή χειραγώγηση δεδομένων. Μολονότι μπορεί να εμφανιστούν νόμιμα λάθη, οι εσκεμμένες προσπάθειες εκτροπής κονδυλίων θα μπορούσαν να περάσουν απαρατήρητες χωρίς «χρονικό όριο» για γρήγορο έλεγχο.

Έλλειψη συστηματικών εσωτερικών ελέγχων

Η λογιστική ή χρηματοοικονομική υπηρεσία θα πρέπει να εκπαιδεύσει έναν υπάλληλο να διεξάγει εσωτερικό έλεγχο μισθοδοσίας τουλάχιστον ανά τρίμηνο. Οι περισσότεροι υπάλληλοι που πολεμούν με μεγάλη επιτυχία μεγάλα χρηματικά ποσά το κάνουν με την πάροδο του χρόνου. Οι περιοδικοί δημοσιευμένοι έλεγχοι των μισθολογικών και λογιστικών λειτουργιών θα μπορούσαν να συμβάλουν στην αποτροπή ενός ανέντιμου υπαλλήλου από τη θέσπιση ενός προγράμματος για την εξαπάτηση του εργοδότη του και τη μείωση της οικονομικής ζημίας.