Πολιτικές Διαδικτύου για Ανθρώπινο Δυναμικό
Κάθε επιχείρηση με υπολογιστές με δυνατότητα Internet θα πρέπει να έχει πολιτικές που διέπουν τη χρήση του Διαδικτύου από τους υπαλλήλους. Με τόσες πολλές προσωπικές και επιχειρηματικές υποθέσεις που διεξάγονται τώρα στο διαδίκτυο, οι πολιτικές που εξηγούν την κατάλληλη χρήση των υπολογιστών εργασίας για πρόσβαση στο Internet είναι απαραίτητες. Αυτές οι πολιτικές, όταν επιβάλλονται, μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων καθώς και να προστατεύσουν το δίκτυο υπολογιστών και την εικόνα της επιχείρησης.
Προσωπική χρήση
Η πολιτική του Διαδικτύου πρέπει να αναφέρει σαφώς εάν ο εργαζόμενος είναι σε θέση να χρησιμοποιεί το Διαδίκτυο για προσωπικούς σκοπούς κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Εάν επιτρέπεται προσωπική χρήση, θα πρέπει να καθοριστούν κατευθυντήριες γραμμές, συμπεριλαμβανομένων των επιτρεπόμενων χρόνων - ώρα μεσημεριανού ή κατά τη διάρκεια διακοπών - καθώς και μέγιστη ποσότητα προσωπικής χρήσης που επιτρέπεται. Εάν η προσωπική χρήση δεν επιτρέπεται, πρέπει να αναφέρεται σαφώς και να ενημερώνετε τους υπαλλήλους ότι αυτό περιλαμβάνει τον έλεγχο προσωπικών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο διαδίκτυο.
Χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Πολλές εταιρείες παρέχουν στους υπαλλήλους λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τελειώνει με @ businessname.com. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν ότι κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται από αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντικατοπτρίζει την επιχείρηση. Η πολιτική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες που δεν πρέπει ποτέ να αποστέλλονται μέσω λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας με παραδείγματα όπως πολιτικές ή θρησκευτικές πληροφορίες, αστεία ή άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φαίνεται να είναι επίσημη στάση της εταιρείας, όταν αυτό δεν είναι εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος για την εταιρεία.
Απαγορευμένες τοποθεσίες
Η πολιτική ανθρωπίνων πόρων για τη χρήση του διαδικτύου θα πρέπει να δηλώνει σαφώς ιστότοπους στους οποίους απαγορεύεται η πρόσβαση. Οι κοινές απαγορευμένες τοποθεσίες περιλαμβάνουν ιστότοπους πορνογραφίας, ιστότοπους τυχερών παιχνιδιών και ιστότοπους που προωθούν παράνομες δραστηριότητες. Οι εταιρείες θα πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο αποκλεισμού αυτών των ιστότοπων από την πρόσβαση στο διακομιστή τους, προκειμένου να αποφευχθεί τυχαία πρόσβαση σε απαγορευμένη τοποθεσία. Πολλοί από αυτούς τους ιστότοπους περιέχουν ιούς που μπορούν εύκολα να μολύνουν ολόκληρο το δίκτυο υπολογιστών. Η απαγορευμένη λίστα θα πρέπει να περιλαμβάνει κατηγορίες τοποθεσιών και όχι συγκεκριμένα ονόματα τοποθεσιών, προκειμένου να αποφευχθεί η παρατήρηση ενός δυνητικά επικίνδυνου ιστότοπου που φαίνεται αποδεκτός από τον εργαζόμενο, εάν δεν αναφέρεται συγκεκριμένα.
Μυστικότητα
Η πολιτική του Διαδικτύου θα πρέπει να ειδοποιεί τους υπαλλήλους που λειτουργούν με υπολογιστές, το ιστορικό του προγράμματος περιήγησης και τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι εργαζόμενοι δεν θα πρέπει να έχουν προσδοκία περί απορρήτου κατά τη χρήση ενός υπολογιστή εργασίας. Ακόμη και αν επιτρέπεται στον εργαζόμενο η προσωπική χρήση ενός υπολογιστή εργασίας, θα πρέπει να ενημερώνεται το άτομο ότι η χρήση κατά τη διάρκεια αυτού του χρόνου εμπίπτει στις ίδιες οδηγίες που καλύπτει την επιχειρηματική χρήση του υπολογιστή. Οι προσωπικοί λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν πρόσβαση στην εταιρική ώρα με πρόσβαση στο διαδίκτυο δεν είναι εμπιστευτικοί.
Συνέπειες
Εκτός από την περιγραφή του τι είναι και δεν επιτρέπεται, η πολιτική για τους ανθρώπινους πόρους θα πρέπει επίσης να δηλώνει τις συνέπειες σε περίπτωση σπασίματος των κανόνων. Η πολιτική θα πρέπει να περιλαμβάνει συνέπειες για το πρώτο και τα επόμενα αδικήματα. Επίσης, ενδέχεται να υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα επιπτώσεων ανάλογα με την παραβίαση που σημειώθηκε. Ένας εργαζόμενος που κάνει πορνογραφικό πορνό στο χώρο εργασίας θα υποφέρει πιο σοβαρά από κάποιον που κάνει online παραγγελία για λουλούδια. Παραδείγματα παραβιάσεων και ό, τι πρέπει να αναμένει ο εργαζόμενος μπορεί να διευκολύνει τον καθένα να κατανοήσει τις πολιτικές και τις διαδικασίες.