Βασικά στοιχεία που επηρεάζουν τη διαδικασία επικοινωνίας και τη συνολική αποτελεσματικότητά τους

Η αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας καθιστά ή εμποδίζει τις επιχειρηματικές σχέσεις. Αν λείπουν τα βασικά συστατικά της αποτελεσματικής επικοινωνίας, η παραγωγικότητα μιας επιχείρησης θα μειωθεί και οι υπάλληλοί της πιθανότατα δεν θα αρέσουν πολύ μεταξύ τους. Για τη βελτίωση της λειτουργικότητας μιας επιχείρησης και της ροής πληροφοριών, οι διαχειριστές θα πρέπει να δίνουν συνεχώς έμφαση στους υπαλλήλους τα βασικά στοιχεία που επηρεάζουν τη διαδικασία επικοινωνίας.

Ακούγοντας

Η ενεργή ακρόαση είναι ένα κρίσιμο στοιχείο της διαδικασίας επικοινωνίας που συχνά καθορίζει την επιτυχία ή την αποτυχία ενός μηνύματος. Εάν δεν δώσετε την πλήρη προσοχή σας στο πρόσωπο που μιλάει, χάνετε τα στοιχεία της συνομιλίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να συντονίσετε τα λόγια του παρουσιαστή σε μια επιχειρηματική παρουσίαση επειδή σκέφτεστε τις ερωτήσεις που σκοπεύετε να ρωτήσετε όταν τελειώσει. Η αποτελεσματική επικοινωνία προέρχεται από την ακρόαση έως ότου τελειώσει ο ομιλητής, και μετά ακολουθήστε τις δικές σας παρατηρήσεις ή ερωτήσεις.

Διευκρίνιση

Η διευκρίνιση καταργεί αμφιβολίες και σύγχυση από τη διαδικασία επικοινωνίας, αποτρέποντας παρεξηγήσεις και σπατάλη χρόνου. Εάν δεν είστε σαφείς για το νόημα ή το αντικείμενο μιας συνομιλίας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να διευκρινίσετε τα γεγονότα με τον συνομηλίκό σας. Για παράδειγμα, εάν ο άνθρωπος που μιλά σε εσάς χρησιμοποιεί ένα ακρωνύμιο με το οποίο δεν είστε εξοικειωμένοι, μην διστάσετε να τον ρωτήσετε ποιο είναι το ακρωνύμιο. Αν σχηματίζετε μια απάντηση ή επικοινωνείτε χωρίς να γνωρίζετε όλα τα γεγονότα, μπορείτε να απαντήσετε εσφαλμένα ή διαφορετικά από τον τρόπο που συνήθως θα κάνατε. Η διευκρίνιση είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο που εξοικονομεί τόσο τον ομιλητή όσο και τον ακροατή από τις απογοητευτικές καταστροφές επικοινωνίας.

Συναίνεση

Το μήκος του μηνύματός σας είναι ένα σημαντικό στοιχείο που επηρεάζει την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας. Όσο πιο σύντομη και πιο συνοπτική το μήνυμά σας, τόσο καλύτερα το καταλαβαίνει ο θεατής σας. Εάν επικοινωνείτε με εσφαλμένες λεπτομέρειες και με μεγάλες εξηγήσεις, το άτομο στο οποίο μιλάτε μπορεί να χάσει την έννοια αυτού που λέτε. Για παράδειγμα, ένας μηχανικός υπολογιστών που τοποθετεί ένα νέο κομμάτι λογισμικού πρέπει πρώτα να εξηγήσει τον ευρύτερο σκοπό του λογισμικού και στη συνέχεια να εξηγήσει τις τεχνικές λεπτομέρειες σε ποσά μεγέθους δαγκώματος.

Ανατροφοδότηση

Οι αναλύσεις κατά την επικοινωνία εμφανίζονται όταν οι επικοινωνίες χρησιμοποιούν ανατροφοδότηση εσφαλμένα. Feedback είναι ένα κοινό εργαλείο που χρησιμοποιείται στην επιχείρηση και την καθημερινή ζωή. Αν δώσετε ανατροφοδότηση σε άλλο άτομο, μπορεί να μην σας ακούσει στο μέλλον πλήρως. Για παράδειγμα, εάν ζητάει ανατροφοδότηση σχετικά με επιχειρηματικό έργο και λέτε ότι το έργο φαίνεται "φοβερό", μπορεί να αρνηθεί να επικοινωνήσει μαζί σας σχετικά με τα μελλοντικά έργα. Η εποικοδομητική κριτική και τα λεπτομερή σχόλια διευκολύνουν την επικοινωνία και, με τη σειρά τους, την επιτυχία του έργου.