Κλειδιά για την επιτυχή ανάληψη νέων διαδικασιών
Οι εταιρείες συχνά πρέπει να εφαρμόζουν νέες διαδικασίες ως απάντηση στις νέες τεχνολογίες ή στην αλλαγή των επιχειρηματικών συνθηκών. Οι διαδικασίες θα μπορούσαν να είναι η διαπραγμάτευση συμβάσεων προμηθειών, η χρήση ιδιοκτησίας της εταιρείας, η πρόσληψη νέων υποψηφίων ή η εκτέλεση άλλων καθηκόντων. Αντιμετωπίστε την ανάπτυξη αυτών των νέων διαδικασιών όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλη πρωτοβουλία αλλαγής. Η επιτυχής διαχείριση της αλλαγής απαιτεί προγραμματισμό, επικοινωνία, εκπαίδευση και παρακολούθηση.
Σχεδίαση
Ο σχεδιασμός διαχείρισης της αλλαγής συνήθως προϋποθέτει την προετοιμασία ενός χρονοδιαγράμματος και ενός προϋπολογισμού. Για παράδειγμα, εάν εφαρμόζετε νέες διαδικασίες ποιοτικού ελέγχου για τη μικρή επιχείρησή σας, ετοιμάστε ένα χρονοδιάγραμμα για την εφαρμογή του λογισμικού και την κατάρτιση και έναν προϋπολογισμό για τις σχετικές δαπάνες. Ο προϋπολογισμός σας θα πρέπει να αφορά στην χαμένη παραγωγικότητα των εργαζομένων που επηρεάζονται από τη μετάβαση από την παλιά στις νέες διαδικασίες. Εξετάστε το ενδεχόμενο να πραγματοποιήσετε την εγκατάσταση σε στάδια εάν διαχειρίζεστε τη διαδικασία για μια μεσαία ή μεγάλη επιχείρηση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να εφαρμόσετε τις διαδικασίες σε ένα μικρό τμήμα, να επιλύσετε τυχόν προβλήματα εφαρμογής και στη συνέχεια να τα μεταφέρετε σε άλλα τμήματα.
Επικοινωνία
Η επιτυχής εφαρμογή της αλλαγής απαιτεί μια καλή στρατηγική επικοινωνίας, η οποία ξεκινά με μια εξήγηση της λογικής για τις νέες διαδικασίες. Θα πρέπει να περιμένετε κάποια αντίσταση να αλλάξει. Μιλήστε με τους πιο φωνητικούς αναστολείς σε ρυθμίσεις "one-to-one" και ακούστε τις ανησυχίες τους επειδή κάποιοι από αυτούς μπορεί να έχουν εποικοδομητικές ιδέες για το πώς θα αυξήσουν τις πιθανότητες επιτυχίας στην εφαρμογή αυτών των νέων διαδικασιών. Κάποια από την αντίσταση μπορεί να οφείλεται σε κακές εμπειρίες με προηγούμενες διαδικαστικές αλλαγές. Εξηγήστε πώς αυτές οι νέες διαδικασίες μπορούν να γεφυρώσουν το χάσμα μεταξύ του παλιού τρόπου να γίνουν τα πράγματα και τι χρειάζεται σήμερα η εταιρεία για να αντιμετωπίσει την αλλαγή της επιχειρηματικής πραγματικότητας, λέει ο καθηγητής του MIT, Jonathan Byrnes, στο άρθρο του Harvard Business School Working Knowledge.
Εκπαίδευση
Οι νέες διαδικασίες σημαίνουν ένα νέο τρόπο να κάνουμε πράγματα. Για να ελαχιστοποιήσετε τη σύγχυση και τα λάθη, εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους σας στις νέες διαδικασίες. Τα εκπαιδευτικά έγγραφα θα πρέπει να περιλαμβάνουν περιγραφή των νέων διαδικασιών και οδηγίες για τη μετάβαση από τις παλαιές διαδικασίες. Αν διαχειρίζεστε την ανάπτυξη σε μια μεγάλη εταιρεία, εκπαιδεύστε τους βασικούς διευθυντές επιχειρηματικών μονάδων, οι οποίοι μπορούν στη συνέχεια να εκπαιδεύσουν τα μέλη της ομάδας τους. Η εκπαίδευση θα μπορούσε επίσης να βοηθήσει στην κινητοποίηση της υποστήριξης στον οργανισμό, προτείνει ο καθηγητής του Harvard Michael A. Roberto και ο ερευνητής Lynne C. Levesque σε ένα άρθρο της Harvard Business School για την Εργασία στο Γνώμο.
Παρακολούθηση
Παρακολουθήστε τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τις νέες διαδικασίες και τις προσαρμόζουν εάν είναι απαραίτητο. Η παρακολούθηση μπορεί να περιλαμβάνει τη σύγκριση οικονομικών μετρήσεων και μετρήσεων ποιότητας πριν και μετά την έναρξη των νέων διαδικασιών. Μπορεί επίσης να συνεπάγεται την ενεργό πρόσκληση ανατροφοδότησης από τους υπαλλήλους και άλλους ενδιαφερόμενους φορείς σχετικά με το πώς θα μπορούσατε να βελτιώσετε αυτές τις διαδικασίες.