Διαδικασίες KPI

Οι βασικοί δείκτες απόδοσης μπορούν να είναι ευεργετικά εργαλεία για την επίλυση των ζητημάτων, παραμένοντας επικεντρωμένοι σε κρίσιμους στόχους και οδηγώντας την επιχείρησή σας προς τη σωστή κατεύθυνση. Αρκετές έννοιες πρέπει να είναι σαφώς κατανοητές, κοινοποιημένες και εφαρμοσμένες ώστε να διασφαλίζουν ότι ο οργανισμός σας θα αποκομίσει το μέγιστο όφελος από τις προσπάθειες του KPI.

Ορισμός των KPIs

Κάθε επιχείρηση πρέπει να κάνει συγκεκριμένες ενέργειες σωστά και σε τακτική βάση για να ανταποκριθεί στις προσδοκίες των πελατών της, να είναι κερδοφόρα και να αυξήσει τις πωλήσεις. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές που είναι σοβαροί για την επιτυχία των οργανώσεών τους έχουν το χρόνο να εντοπίσουν, να τεκμηριώσουν και να παρακολουθήσουν τις τάσεις των ενεργειών που θεωρούν κρίσιμες για την επιτυχία των εταιρειών τους. Αυτές οι ενέργειες αναφέρονται ως βασικοί δείκτες απόδοσης. Οι δείκτες KPIs μπορούν να περιλαμβάνουν την παρακολούθηση και την εξέλιξη διαφόρων θεμάτων που περιλαμβάνουν δολάρια πωλήσεων, έξοδα μάρκετινγκ, λειτουργικά έξοδα, έγκαιρη παράδοση, επιστροφές πελατών και θέματα ποιότητας.

Επιλογή KPIs

Η σωστή επιλογή των KPI θα πρέπει να καθοδηγείται από δύο παράγοντες: τους επιχειρηματικούς σας στόχους και τους τομείς της επιχείρησής σας που χρειάζονται τη μεγαλύτερη βελτίωση. Η ευθυγράμμιση των KPI σας με αυτούς τους δύο παράγοντες γεμίζει αποτελεσματικά τη γέφυρα προς όφελός σας επικεντρώνοντας την οργάνωση στους πιο κρίσιμους στόχους της και στους πιο αδύναμους τομείς της απόδοσής της. Στην ανάπτυξη των KPIs, εξετάστε την επιχείρησή σας ολιστικά και εξετάστε τόσο εσωτερικούς όσο και εξωτερικούς παράγοντες που επηρεάζουν την ανάπτυξη, την υπηρεσία και την κερδοφορία της εταιρείας σας.

Συμμετοχή υπαλλήλων στην επιλογή KPI

Οι βασικοί δείκτες απόδοσης δεν αναγνωρίζονται σε κενό. Επειδή οι συνεργάτες του οργανισμού σας είναι εκείνοι που θα είναι υπεύθυνοι για τη συλλογή δεδομένων, την παρακολούθηση των τάσεων και την προσπάθεια βελτίωσης των KPIs, θα πρέπει να συμμετέχουν στις αποφάσεις σχετικά με τη δημιουργία, την εφαρμογή και τη χρήση αυτών των κρίσιμων μέτρων. Οι εργαζόμενοι έχουν συχνά πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με το ποια KPI θα παρακολουθούνται και με ποια συχνότητα. πώς θα συλλέγονται, αναλύονται και εμφανίζονται τα δεδομένα · καθορισμός στόχων βελτίωσης · βοηθώντας τον προσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο θα λειτουργήσει η διαδικασία βελτίωσης του KPI. και τα είδη αναγνώρισης και ανταμοιβής που θα έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

Παρακολούθηση KPIs

Να εμφανίσετε γραφικά τις πιο σημαντικές τιμές KPI σε μια τοποθεσία του οργανισμού όπου οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για την αλλαγή της αλλαγής μπορούν να τις ελέγξουν συχνά. Εύχρηστα γραφήματα είναι η πιο δημοφιλής μέθοδος εμφάνισης. Οι θέσεις εμφάνισης ποικίλλουν, αλλά τα τυπικά μέρη είναι κοντά σε καφετέριες, δωμάτια διακοπών και ρολόγια ώρας. Τα διαγράμματα KPI θα πρέπει να περιλαμβάνουν επαρκή ιστορικά δεδομένα για τη δημιουργία μιας τρέχουσας γραμμής τάσης, μια σαφή απεικόνιση του στόχου βελτίωσης που η ομάδα προσπαθεί να προσεγγίσει και μια τρέχουσα προβλεπόμενη τάση με βάση τα πιο πρόσφατα δεδομένα. Όλα τα δεδομένα θα πρέπει να εμφανίζονται χρησιμοποιώντας ένα σύστημα μέτρησης που έχει νόημα και είναι εύκολα κατανοητό.

Αποτελεσματική εφαρμογή των KPIs

Η αποτελεσματική εφαρμογή των KPIs ξεκινά με την σαφή επικοινωνία της σημασίας και του σκοπού της διαδικασίας KPI στους υπαλλήλους. Αφού κατανοηθεί ο στόχος της εφαρμογής των KPIs, η στοιχειώδης κατάρτιση σε τεχνικές συλλογής, ανάλυσης και προβολής δεδομένων εξοπλίζει τους εργαζόμενους με τις απαραίτητες δεξιότητες για να κάνουν την εργασία. Η συμμετοχή των εργαζομένων στην επιλογή και τη μέτρηση του KPI σταθεροποιεί την αγορά τους στη διαδικασία. Η διαδικασία KPI πρέπει να υποστηρίζεται από ένα σύστημα διορθωτικών ενεργειών. Η διορθωτική ενέργεια γίνεται το όχημα που προσδιορίζει τη βασική αιτία των αρνητικών τάσεων του KPI. Ένα αποτελεσματικό σύστημα διορθωτικών ενεργειών κλείνει το βρόχο θέτοντας σε ισχύ τα προβλήματα επίλυσης και επαληθεύοντας την αποτελεσματικότητα των λύσεων δείχνοντας μια αντιστροφή στις αρνητικές τάσεις του KPI. Η διοίκηση οφείλει να διεξάγει τακτική αξιολόγηση της προόδου του KPI σε οργανωτικές συναντήσεις, παράλληλα με την κατάλληλη αναγνώριση της προόδου και των επιτευχθέντων στόχων