Λογισμικό Timekeeping Office

Πριν από τους υπολογιστές και το λογισμικό χρονομέτρησης, τα γραφεία του νόμου χρησιμοποίησαν φύλλα χαρτιού και περιοδικά. Η χρονομέτρηση σε ένα δικηγορικό γραφείο αναφέρεται στην καταγραφή του χρόνου και των καθηκόντων που εκτελούνται σε συγκεκριμένες περιπτώσεις. Το λογισμικό χρονομέτρησης δημιουργεί μια διεπαφή μέσω της οποίας το προσωπικό μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε ηλεκτρονικές φόρμες και βάσεις δεδομένων για την είσοδο χρόνου και εργασίας. Η ηλεκτρονική χρονομέτρηση μειώνει τα λάθη, βελτιώνει την απόδοση και αυξάνει την παραγωγικότητα. Το λογισμικό χρονομέτρησης δημιουργεί βάσεις δεδομένων που χρησιμοποιούν τα γραφεία του νόμου για τη δημιουργία αναφορών, τη δημιουργία τιμολογίων χρέωσης και την παροχή τεκμηρίωσης για τη διαχείριση πελατών, τις εσωτερικές λειτουργίες και τις συγκρούσεις. Το λογισμικό χρονομέτρησης είναι ιδιαίτερα επωφελές για τη μικρή δικηγορική εταιρεία και την ατομική πρακτική, και οι δύο από αυτές έχουν συχνά περιορισμένο προσωπικό.

Γραφείο Νομοθεσίας

Η χρονομέτρηση του δικηγορικού γραφείου μπορεί να εκτελεστεί από κάθε δικηγόρο ή υπάλληλο του προσωπικού ή ένας υπάλληλος μπορεί να αναλάβει καθήκοντα χρονομέτρησης για όλο το προσωπικό. Οι πληρεξούσιοι καταγράφουν την ημερομηνία και την ώρα για όλες τις εργασίες που εκτελούνται σε μια υπόθεση. Οι ανακριτές, οι paralegals και οι νομικοί γραμματείς καταγράφουν επίσης το χρόνο και τα καθήκοντα που εκτελούνται σε υποθέσεις. Η χρονομέτρηση βοηθά τα γραφεία να διακρίνουν τον χρεωστικό και τον μη χρεωστικό χρόνο κατά την προετοιμασία των λογαριασμών πελατών. Τα καθήκοντα που έχουν καταγραφεί περιλαμβάνουν προσωπικές και τηλεφωνικές διασκέψεις, έρευνα, επανεξέταση και προετοιμασία εγγράφων και δικαστικών εμφανίσεων. Ο χρόνος συνήθως καταγράφεται σε προκαθορισμένες αυξήσεις. Τα αρχεία χρονομέτρησης περιλαμβάνουν συχνά πληροφορίες σχετικά με τα έξοδα που προκύπτουν, όπως χιλιόμετρα, στάθμευση, υπηρεσίες παράδοσης και τέλη αρχειοθέτησης. Τα λεπτομερή αρχεία χρονομέτρησης είναι ο στόχος για τα περισσότερα νομικά γραφεία.

Λογισμικό χρονομέτρησης

Το λογισμικό Timekeeping επιτρέπει τις συγχρονικές καταχωρίσεις, οι οποίες είναι αυτές που έγιναν κατά την εκτέλεση του έργου, οι οποίες είναι πιθανότερο να είναι σωστές από τις καταχωρήσεις που έγιναν από τη μνήμη. Το προσωπικό μπορεί να τραβήξει ένα ρεζερβουάρ και να εισάγει χρόνο και καθήκοντα κατά βούληση. Κάποια νομικά γραφεία απαιτούν από το προσωπικό να συμπληρώνει φύλλα χαρτιού για την είσοδο από έναν χρονομέτρη, πρακτική που μπορεί να εξασφαλίσει την ταχεία και ακριβή καταχώρηση των πληροφοριών. Οι κωδικοί χρέωσης περιλαμβάνονται στο λογισμικό και είναι προσβάσιμοι από αναπτυσσόμενα μενού ή άλλα εργαλεία. Το λογισμικό υπολογίζει συνεχώς τον χρόνο. Προσαρμογές πραγματοποιούνται εύκολα στις καταχωρήσεις. Το λογισμικό χρονομέτρησης μπορεί να συνδεθεί ή να συμπεριληφθεί στο λογισμικό διαχείρισης πρακτικής. Το λογισμικό μπορεί να προσφέρει τη δυνατότητα συνδυασμού και χρήσης πληροφοριών από διαφορετικές πηγές.

Λειτουργίες και Πλεονεκτήματα

Με το λογισμικό χρονομέτρησης, η ηλεκτρονική αποθήκευση πληροφοριών σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να χειρίζεστε σωρούς χαρτιού ή να κάνετε υπολογισμούς. Μερικά πλήκτρα κλειδιών δημιουργούν αναφορές ανά αριθμό υποθέσεων, όνομα πελάτη, δικηγόρο ή άλλο μέλος του προσωπικού. Η ταυτόχρονη είσοδος επιτρέπει στα γραφεία των δικαστηρίων να καταγράφουν περισσότερο χρεωστικό χρόνο. Η δυνατότητα δημιουργίας λεπτομερών λογαριασμών εμπνέει την εμπιστοσύνη των πελατών και την εμπιστοσύνη τους στην εργασία και τις νομικές αμοιβές του δικηγόρου. Η δυνατότητα δημιουργίας λεπτομερών επαγγελματικών αρχείων είναι χρήσιμη όταν τα αρχεία πρέπει να προβληθούν από τον πελάτη, τα δικαστήρια ή τους διαιτητές. Το λογισμικό χρονομέτρησης επιτρέπει στις νομικές πρακτικές να παρακολουθούν και να αναλύουν τα δεδομένα για την εκτίμηση του κόστους, τον εντοπισμό αυξήσεων στον μη αχρησιμοποίητο χρόνο και τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Το λογισμικό Timekeeping αυξάνει την ασφάλεια και την ασφάλεια, ελέγχοντας την πρόσβαση και δημιουργώντας αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων. Τα νομικά γραφεία μπορούν να ενημερώσουν ή να αντικαταστήσουν το λογισμικό όταν αλλάξουν οι ανάγκες. Το λογισμικό διευκολύνει επίσης τη μεταφορά μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων ή την πραγματοποίηση προσαρμογών σε ολόκληρο το σύστημα, όπως ο κώδικας χρέωσης ή οι αλλαγές προσωπικού.

Επιλογές

Μια μικρή ή σόλο πρακτική μπορεί να επιλέξει βασικό λογισμικό χρονομέτρησης επειδή είναι εύκολο στη χρήση, φθηνό και απαιτεί λίγη συντήρηση. Λογισμικό χρονομέτρησης είναι διαθέσιμο για νομικά γραφεία που ειδικεύονται σε έναν τομέα του δικαίου, όπως το ποινικό δίκαιο, η αποζημίωση εργάτη ή ο προγραμματισμός περιουσίας. Το λογισμικό χρέωσης ενσωματώνει τη χρονομέτρηση με σκοπό τη δημιουργία λογαριασμών. Μια πρακτική μπορεί να επιλέξει την πιο σύνθετη πρακτική ή το λογισμικό διαχείρισης περιπτώσεων που συνδέει τις ενότητες για τη χρονομέτρηση, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τη διαχείριση αρχείων, τον έλεγχο εγγράφων, την ημερολόγια, τις επαφές και τους καταλόγους παραπομπών, τις προθεσμίες, τις πληροφορίες, τις αντιπροσωπείες εργασίας και τη λογιστική. Το λογισμικό διαχείρισης πρακτικής μπορεί να βοηθήσει μια απασχολημένη πρακτική διαχείρισης εργασιών με ελάχιστο ή καθόλου προσωπικό. Η επιλογή μπορεί να εξαρτάται από το πόση εκπαίδευση απαιτείται για τη χρήση του λογισμικού ή το κόστος τεχνικής υποστήριξης.

Συνιστάται