Ποια είναι τα 5 στοιχεία μιας ανάλυσης επιχειρηματικών επιπτώσεων;
Ο ιστοχώρος της ομοσπονδιακής κυβέρνησης Ready.gov ορίζει την ανάλυση επιχειρησιακών επιπτώσεων (Business Impact Analysis - BIA) ως ανάλυση που προβλέπει τις συνέπειες της διακοπής μιας επιχειρησιακής λειτουργίας και της διαδικασίας και συγκεντρώνει τις πληροφορίες που απαιτούνται για την ανάπτυξη στρατηγικών αποκατάστασης. Η διαταραχή της επιχείρησης μπορεί να είναι τόσο απλή όσο μια διαρροή ψεκαστήρων στο ύφαλο ή τόσο περίπλοκη όσο μια τρομοκρατική επίθεση. Ένα αποτελεσματικό BIA αποτελείται από πέντε στοιχεία: εκτελεστική χορηγία, κατανόηση του οργανισμού, εργαλεία BIA, διαδικασίες BIA και ευρήματα BIA.
Στοιχείο Ένα: Εκτελεστική Χορηγία
Η δημιουργία και η διεξαγωγή ανάλυσης επιχειρησιακών επιπτώσεων απαιτεί υποστήριξη από τα στελέχη της εταιρείας σας. Χωρίς τη στήριξη της διαχείρισης, η ανάλυση προορίζεται να αποτύχει. Η εκτεταμένη υποστήριξη σας δίνει την επιρροή που χρειάζεστε για συνεργασία και προτεραιότητα με άλλα τμήματα του οργανισμού. Ο πιο αποτελεσματικός και αποτελεσματικός τρόπος για να λάβετε υποστήριξη από τη διοίκηση είναι να διασφαλίσετε ότι υπάρχει επικοινωνία από την κορυφή προς τα κάτω. Η επικοινωνία μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνάντησης δημαρχείου ή συνάντησης διευθυντών. Τονίστε τη σημασία της BIA για τη διατήρηση της επιχείρησης σε περίπτωση καταστροφής.
Δεύτερο στοιχείο: Κατανόηση του Οργανισμού
Θα είναι αδύνατο να συμπληρώσετε το δεύτερο στοιχείο μιας ανάλυσης επιχειρησιακών επιπτώσεων, εκτός αν έχετε εντοπίσει όλες τις κρίσιμες επιχειρηματικές λειτουργίες και διαδικασίες που εκτελεί η εταιρεία σας. Ελέγξτε την οργανωτική δομή, τα τμήματα και τα τμήματα της εταιρείας για να βρείτε σημαντικές επαφές ή εμπειρογνώμονες που μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε και να μάθετε τις διαδικασίες που θα επηρεαστούν από μια καταστροφή. Οι επιχειρησιακές διαδικασίες, συστήματα και λειτουργίες θα πρέπει να θεωρούνται κρίσιμες εάν η αποτυχία τους να οδηγήσει σε απαράδεκτη ζημία στην εταιρεία.
Τρίτο στοιχείο: Εργαλεία ανάλυσης επιχειρηματικών επιπτώσεων
Τα εργαλεία ανάλυσης των επιχειρηματικών επιπτώσεων αποτελούν τον πυρήνα μιας επιτυχημένης ανάλυσης. Αυτά τα εργαλεία μπαίνουν στο παιχνίδι αφού ολοκληρώσετε την ανασκόπηση της επιχείρησής σας και κατανοήσετε ποιο μέρος κάθε διαδικασία, λειτουργία και σύστημα παίζει στις συνολικές καθημερινές λειτουργίες. Χρησιμοποιήστε εργαλεία όπως οργανωτικά γραφήματα, συνεντεύξεις, ερωτηματολόγια, διαγράμματα ροής δεδομένων και λογισμικό BIA για τη συλλογή δεδομένων που είναι απαραίτητα για την ανάλυση των πιθανών επιπτώσεων μιας καταστροφής στην επιχείρηση.
Το τέταρτο στοιχείο: Διαδικασία ανάλυσης επιχειρηματικών επιπτώσεων
Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία της BIA, καταγράψτε κάθε επιχειρηματική διαδικασία και λειτουργία. Ορίστε κάθε διαδικασία ως κρίσιμη ή μη κρίσιμη για τη διεξαγωγή επιχειρήσεων. Συγκεντρώστε μια λίστα προσωπικού που πρέπει να είναι σε θέση να εκτελέσει αυτές τις λειτουργίες. Για τις κρίσιμες λειτουργίες, συλλέξτε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο εκτελείται ο καθένας, ποιος το εκτελεί και τον επιχειρησιακό και οικονομικό αντίκτυπο της διακοπής σε κάθε μία την πρώτη ημέρα διακοπής. Συνεχίστε να το κάνετε αυτό μετά από την πρώτη εβδομάδα διακοπής, μετά από 30 ημέρες και ούτω καθεξής. Προσδιορίστε μια ημερομηνία στόχου ανάκτησης για κάθε διαδικασία, για κάθε επιχειρηματικό σύστημα και για κάθε κρίσιμη λειτουργία της επιχείρησης. Προσδιορίστε τις εσωτερικές και εξωτερικές εξαρτήσεις των επιχειρήσεων. Για παράδειγμα, προμηθευτές λίστας που πρέπει να ειδοποιούνται για την κατάσταση ή τη νέα προσωρινή τοποθεσία σας. Τέλος, ορίστε ένα ασφαλές μέρος για όλα τα δεδομένα Ανάλυση Επιχειρηματικών Επιπτώσεων που θα αποθηκευτούν για μελλοντική αναφορά σε περίπτωση καταστροφής.
Στοιχείο Πέντε: Αποτελέσματα ανάλυσης επιχειρηματικών επιπτώσεων
Το τελευταίο στοιχείο της Ανάλυσης Επιχειρηματικών Επιπτώσεων είναι να επιβεβαιώσει και να παρουσιάσει τα ευρήματα. Επιβεβαιώστε τα ευρήματά σας με τους διευθυντές των τμημάτων ή το βασικό προσωπικό για να βεβαιωθείτε ότι αυτό που έχετε προσδιορίσει είναι ακριβές και ρεαλιστικό. Παρουσιάστε τα ευρήματά σας BIA στην εκτελεστική ομάδα διαχείρισης για να αποκτήσετε την έγκριση να χρησιμοποιήσετε τα ευρήματα για την ανάπτυξη στρατηγικών αποκατάστασης επιχειρήσεων.