Τι είναι οι εσωτερικοί έλεγχοι μιας επιχείρησης;

Τα εταιρικά σκάνδαλα των αρχών της δεκαετίας του 2000 προκάλεσαν μια σαρωτική εταιρική οικονομική μεταρρύθμιση υπό τη μορφή του νόμου Sarbanes-Oxley. Ορίζει ότι η ανώτατη διοίκηση μιας εταιρείας έχει νομική ευθύνη να πιστοποιεί ότι η εταιρεία έχει εφαρμόσει εσωτερικούς ελέγχους για την επίβλεψη όλων των οικονομικών, συναλλακτικών και επιχειρησιακών στοιχείων της επιχείρησης, εξασφαλίζοντας έτσι ηθική συμπεριφορά στην επιχειρησιακή στρατηγική και τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση.

Διοικητικοί έλεγχοι

Η επίβλεψη και η καταγραφή καθημερινών λειτουργιών είναι ο στόχος των εσωτερικών διοικητικών ελέγχων, ενός συστήματος πολιτικών και σημείων ελέγχου που εξασφαλίζουν την ορθή διαχείριση των συναλλαγών, των συμβάσεων, των ανθρώπινων πόρων, των δημοσίων σχέσεων, του μάρκετινγκ, της εκπλήρωσης και της τήρησης αρχείων μεταξύ άλλων διοικητικές λειτουργίες. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει διαδικασίες τόσο απλές όσο υπογεγραμμένες λίστες ελέγχου που πιστοποιούν τις ακολουθούμενες διαδικασίες ή μπορεί να είναι τόσο περίπλοκες όσο και πολυάριθμα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών, όπως προγράμματα διαχείρισης έργου και προγράμματα προγραμματισμού επιχειρήσεων.

Λογιστικοί έλεγχοι

Μπορεί να χρησιμοποιείτε ήδη λογισμικό λογισμικού, όπως το Quickbooks ή το Peachtree, τα οποία έχουν σχεδιαστεί για να ελέγχουν καταχωρήσεις και να παρέχουν ολοκληρωμένες αναφορές. Ωστόσο, τα στοιχεία ελέγχου σε ένα πρόγραμμα λογισμικού είναι τόσο καλά όσο τα δεδομένα που εισάγονται. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πολλές εταιρείες ενοποιούν τις πληροφορίες για τις παραγγελίες και τις συναλλαγές, την εξυπηρέτηση πελατών, τις τραπεζικές πληροφορίες, τη διαχείριση μετρητών, τις μισθοδοτικές και άλλες οικονομικές λειτουργίες, ώστε οι έλεγχοι να μπορούν να εφαρμοστούν στη δημιουργία δεδομένων και μπορούν να φορτωθούν στο λογιστικό πρόγραμμα που έχει ήδη ελεγχθεί.

Διαχείριση επιχειρηματικών κινδύνων

Πολλές εταιρείες εγκαθιστούν λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών κινδύνων το οποίο συνδέει τις διοικητικές και λογιστικές λειτουργίες με ένα συνολικό σύστημα καταγραφής και αναφοράς αρχείων, το οποίο μπορεί να έχει πρόσβαση τόσο η διοίκηση όσο και το διοικητικό συμβούλιο. Συχνά, το διοικητικό συμβούλιο, το καθήκον του οποίου είναι να εποπτεύει τις ηθικές και εμπορικές λειτουργίες μιας εταιρείας και να καθορίζει πολιτική, θα έχει πρόσβαση στον ΜΣΙ μέσω του δικού του ενδοδικτύου που τους επιτρέπει έναν ασφαλές ηλεκτρονικό χώρο όπου θα μπορούν να αναθεωρούν τα βιβλία και τις λειτουργίες της εταιρίας, τα δικά τους έγγραφα, να σημειώνουν και να συζητούν την εταιρεία σε ιδιωτικό.