Τι είναι ένας γραφειοκρατικός οργανισμός;
Μια απλή, μονολεκτική περιγραφή μιας γραφειοκρατικής οργάνωσης θα ήταν «σφιχτή». Σε αυτό το είδος οργάνωσης, υπάρχουν πολιτικές και διαδικασίες για τα πάντα. Υπάρχει αυστηρός έλεγχος στις καθημερινές δραστηριότητες της εταιρείας και η αλλαγή είναι αργή, αν έρθει καθόλου.
Οι γραφειοκρατικές οργανώσεις είναι επίσημες και άκρως οργανωμένες, με οργανωτικούς χάρτες για κάθε τμήμα. Κάθε εργαζόμενος γνωρίζει τη θέση του και καταλαβαίνει τις ευθύνες του στην επιστολή. Υπάρχει ένα πρωτόκολλο λήψης αποφάσεων και ο έλεγχος είναι απόλυτος.
Η δομή μιας γραφειοκρατικής οργάνωσης
Συνήθως, πολλά επίπεδα διοίκησης υπάρχουν σε μια γραφειοκρατία. Όλα αρχίζουν στην κορυφή, με τον πρόεδρο ή τον διευθύνοντα σύμβουλο της εταιρείας. Βρίσκονται στην κορυφή της οργανωτικής πυραμίδας. Οι αντιπρόεδροι αναφέρουν στον διευθύνοντα σύμβουλο. διευθυντές αναφέρουν στους αντιπροέδρους · έκθεση των διευθυντικών στελεχών προς τους διευθυντές · οι εποπτικές αρχές αναφέρουν στους διαχειριστές · εργαζόμενοι να υποβάλλουν εκθέσεις στους επιβλέποντες. Αυτή η δομή είναι βασικά μια πυραμίδα, με έναν όλο και μεγαλύτερο αριθμό εργαζομένων σε κάθε επίπεδο καθώς κατεβαίνετε στην πυραμίδα. Η δομή αυτή είναι ζωτικής σημασίας για τη λειτουργία μιας γραφειοκρατικής οργάνωσης.
Ποιος κρατάει τη δύναμη σε έναν γραφειοκρατικό οργανισμό;
Η δύναμη κρατείται από λίγους ανθρώπους. Συνήθως, αυτά είναι τα στελέχη του «c-level», συμπεριλαμβανομένου του Διευθύνοντος Συμβούλου, του CFO, του COO κ.ο.κ., που ακολουθείται από υψηλού επιπέδου διοίκηση. Αυτά τα υψηλόβαθμα στελέχη ελέγχουν τις αποφάσεις σχετικά με τους στόχους της εταιρείας, είτε πρόκειται για οικονομικούς, ανθρώπινους πόρους είτε για πολιτικές.
Οποιαδήποτε ώθηση για μια συγκεκριμένη απόφαση ωθείται προς τα πάνω μέσω της ιεραρχίας στους ανώτατους αξιωματούχους. Αυτή η διαδικασία μπορεί να κάνει την αλλαγή και την εφαρμογή της αλλαγής αργή σε μια γραφειοκρατία, καθώς οι οδηγίες και η ανατροφοδότηση στις οδηγίες αυτές πρέπει να ταξιδεύουν σε όλα τα επίπεδα της ιεραρχίας μεταξύ της πηγής και του προορισμού.
Διοίκηση γραφειοκρατικής οργάνωσης
Οι διοικητικές πολιτικές, οι διαδικασίες και οι κανόνες κυριαρχούν σε όλες τις γραφειοκρατικές οργανώσεις. Κάθε εργαζόμενος θα κάνει πραγματικά κάποια διοικητικά καθήκοντα, κάθε τόσο.
Με μια γραφειοκρατική οργάνωση, όλες οι πολιτικές είναι προσεκτικά επεξεργασμένες και διατυπωμένες. Στη συνέχεια διανέμονται διεξοδικά σε ολόκληρο τον οργανισμό και όλοι αναμένεται να τα ακολουθήσουν. Θα υπάρξουν συχνές αναφορές σε αυτές τις διαδικασίες και πολιτικές και αυτές οι πολιτικές διέπουν τα περισσότερα από τα καθήκοντα των εργαζομένων. Είναι συνήθως η εργασία των διαχειριστών να ερμηνεύουν αυτές τις πολιτικές για το προσωπικό τους.
Οι γραφειοκρατικές οργανώσεις είναι απρόσωπες
Η αξία ενός ατόμου σε μια γραφειοκρατική οργάνωση είναι συνδεδεμένη, ως προς το πόσο καλά εκτελείται ένα άτομο τα καθήκοντά του και ως προς το πόσο καλά τηρεί την πολιτική της επιχείρησης. Η ατομική λήψη αποφάσεων και η δημιουργικότητα αποθαρρύνονται με κάθε κόστος. Υπάρχουν αυστηροί κανονισμοί που διέπουν κάθε πτυχή της λειτουργίας μιας γραφειοκρατικής οργάνωσης.
Τέτοιες οργανώσεις είναι συνήθως γεμάτοι τίτλους για σχεδόν κάθε θέση. Ο καθένας αναμένεται να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει και να το κάνει καλά. Η δομή της εταιρείας προάγει την αυστηρή διατύπωση και πλησιάζει τον στρατιωτικό τομέα.
Οι γραφειοκρατικές οργανώσεις είναι το πιο αυστηρό είδος οργανισμού που υπάρχει. Αυτά διαμορφώνονται μετά από την ιδέα ότι μια επιχείρηση πρέπει να λειτουργήσει σαν ένα μηχάνημα με καλά ελαιωμένους γρανάζια.