Τι είναι το Επιχειρηματικό Σχέδιο Έκτακτης Ανάγκης;

Πολλές επιχειρήσεις δεν εξετάζουν ούτε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης ούτε συνειδητοποιούν ότι η επιλογή υπάρχει και είναι μια καλή πρακτική. Η δημιουργία ενός σχεδίου παραβλέπεται ή ξεχνιέται πιο συχνά όταν οι καιροί είναι καλές και οι επιχειρήσεις ακμάζουν. Δυστυχώς, δεν χρειαζόμαστε πολλά για να γυρίσουμε τα πράγματα γύρω μας. Ένα τεχνικό ατύχημα που συντρίβει ένα διακομιστή, μια χαμένη παράδοση ή ένα μεγάλο έργο που πηγαίνει απλήρωτα μπορεί να μετατρέψει μια επιχείρηση ανάποδα σε μια βιασύνη.

Ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης είναι η διαδικασία κατασκευής μιας διαδικασίας προετοιμασίας για το απόλυτο χειρότερο. Όταν τα πράγματα πάνε στραβά, το σχέδιο είναι εκεί για να διασώσουμε την επιχείρησή σας και να δώσουμε την ευκαιρία να ξαναγυρίσουμε τα πράγματα. Οι περισσότερες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης είναι εκτός ελέγχου σας και σε πολλές περιπτώσεις δεν μπορείτε να τις δείτε εκ των προτέρων. Μπορείτε να δημιουργήσετε σχέδια έκτακτης ανάγκης για να απαντήσετε στην αποτυχία των στοιχείων που βρίσκονται μέσα στον άμεσο έλεγχο σας, αλλά αυτή η προσπάθεια εξυπηρετείται καλύτερα στην επίλυση αυτών των ζητημάτων εκ των προτέρων για να διασφαλιστεί η ομαλή λειτουργία της επιχείρησης. Το ανεξέλεγκτο, ωστόσο, απαιτεί ένα πλάνο για να αποφύγετε τον εαυτό σας και να τραβήξετε την επιχείρηση πίσω από το νερό.

Είδη προγραμματισμού έκτακτης ανάγκης

Αυτός ο ακριβής τύπος σχεδίου έκτακτης ανάγκης που δημιουργείτε πρέπει να εξαρτάται από τον τύπο της επιχείρησης και την τοποθεσία. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που βρίσκεται σε μια ζώνη τυφώνων θα πρέπει να προσθέσει ασφάλιση πλημμυρών και αποκατάσταση βλαβών από τυφώνες στο σχέδιό της. Το ίδιο το σχέδιο είναι ουσιαστικά μια λεπτομερής ακολουθία βημάτων και διαδικασιών που θα χρησιμοποιηθούν σε χειρότερα σενάρια.

Μπορείτε να κάνετε ένα σχέδιο για φυσικές καταστροφές, οικονομικές ελλείψεις και συντριβές της αγοράς, προσωρινό πληθωρισμό των τιμών υλικών ή εργασίας, και ούτω καθεξής. Το πιο βασικό σχέδιο θα καλύψει τις οικονομικές και υλικές πτυχές της επιχείρησης. Ένα σε βάθος σχέδιο εντοπίζει περιοχές της επιχείρησης που βρίσκονται στην πρώτη γραμμή για περικοπές, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να εξαλειφθούν και όπου το κόστος μπορεί να μειωθεί δραστικά για εξοικονόμηση δαπανών αμέσως κατά την είσοδο σε μια φάση ανασυγκρότησης. Βασίζεται βασικά στο "Τι γίνεται αν ...;" σενάρια. Τι συμβαίνει εάν η αγορά καταρρεύσει; Τι γίνεται αν υπάρχει έλλειψη εργατικού δυναμικού; Τι γίνεται αν ο πελάτης δεν πληρώσει; Τι γίνεται αν το σύστημα μας πέσει απροσδόκητα; Τι θα συμβεί αν βρεθούμε μπροστά μας; Ρωτήστε τον εαυτό σας κάθε δυνατή "Τι εάν ...;" που θα μπορούσαν να ισχύουν για την εταιρεία σας, και στη συνέχεια ξεκινήστε την οικοδόμηση ενός σχεδίου για να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις.

Παραδείγματος χάριν: "Εάν η αγορά καταρρεύσει, μπορούμε να μειώσουμε το κόστος κατά 50 τοις εκατό εξαλείφοντας αυτά τα τμήματα και μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε κεφάλαια έκτακτης ανάγκης σε αυτόν τον αποταμιευτικό λογαριασμό έκτακτης ανάγκης." Τώρα δημιουργείτε ένα σχέδιο που μπορεί να σώσει την επιχείρηση αν τα πράγματα στραφούν προς λάθος κατεύθυνση. Η δημιουργία ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης απαιτεί χρόνο και κάποια βαθιά σκέψη. Η διαδικασία θα πρέπει να περιορίζεται στους ιδιοκτήτες και τους υπευθύνους λήψης αποφάσεων. Το να λέτε στους υπαλλήλους όπου θα εξαλείψετε τις θέσεις σε ένα σενάριο χειρότερης περίπτωσης είναι απλά κακή ηγεσία και δεν θα εμπνεύσει ή θα οικοδομήσει εμπιστοσύνη.

Πώς να γράψετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης

Το σχέδιο έκτακτης ανάγκης λειτουργεί ως ακολουθία γεγονότων με βάση την προτεραιότητα.

Καταρχήν, κάντε μια λίστα με τα πιο πιθανά σημαντικά γεγονότα που θα μπορούσαν να αλλάξουν την πορεία των επιχειρήσεων προς το χειρότερο. Δημιουργήστε μια μεμονωμένη απάντηση για κάθε ένα από αυτά τα συμβάντα. Πώς θα προετοιμαστείτε και ποια ενεργά μέτρα θα εκτελέσετε μετά από τα γεγονότα;

Αφού έχετε κάθε σενάριο και απάντηση σε χαρτί, ήρθε η ώρα να δώσετε προτεραιότητα. Σε περίπτωση χρηματοπιστωτικής κρίσης, ποια είναι τα βήματα έκτακτης ανάγκης τα πιο σημαντικά; Ποια δίκαια περιουσιακά στοιχεία μπορούν να πωληθούν ή να χρησιμοποιηθούν ως εγγύηση έναντι προσωρινού δανείου ή γραμμής πίστωσης; Πού μπορείτε να κόψετε λίγο λίπος αμέσως χωρίς να χάσετε έδαφος στις διαδικασίες; Τοποθετήστε αυτά τα πράγματα με σειρά προτεραιότητας, ώστε να μπορείτε να έχετε ένα σχέδιο δράσης έτοιμο για χρήση αμέσως μετά τη λήψη ενός μεγάλου χτυπήματος. Δεν θα προωθήσετε κάθε βήμα ζωντανά σε ένα στιγμιότυπο, γι 'αυτό πάρτε πραγματικά το χρόνο να δώσετε προτεραιότητα στις περικοπές και τις ενέργειές σας.

Χρονοδιάγραμμα του Σχεδίου

Ο χρονισμός είναι δύσκολος σε μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης, αλλά η ύπαρξη ενός χρονοβόρου χρονοδιαγράμματος βοηθάει στην οδήγηση επιζήμιων αποτελεσμάτων. Μπορείτε να ορίσετε προθεσμίες έναντι των βημάτων έκτακτης ανάγκης προς αποκατάσταση. Το πιο σημαντικό κομμάτι για το χρονοδιάγραμμα είναι η διατήρηση της εταιρείας διαλυτών. Εάν πουλάτε X αριθμό περιουσιακών στοιχείων, κόψτε ένα τμήμα και τραβήξτε ένα ταμείο έκτακτης ανάγκης, πόσο θα βοηθήσει και για πόσο καιρό; Πρέπει να ξέρετε τι χρονικό πλαίσιο χρειάζεστε για να επιστρέψετε στα πόδια σας. Πόσα αποθέματα πρέπει να πουλήσουν σε αυτό το χρονικό πλαίσιο για να ανακάμψουν; Πόσα έσοδα θα σας φέρουν σε ένα σημείο ισορροπίας. Σε ένα σενάριο χειρότερης περίπτωσης, η αγορά της επιχείρησης ένα χρόνο χρόνο ανάκτησης είναι χρήσιμη. Περισσότερο από ένα χρόνο δεν είναι συχνά ρεαλιστικό, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να χρειαστείτε τόσο πολύ για να επιβιώσετε και να γυρίσετε σε μια περίοδο κακής οικονομικής ανάπτυξης. Μπορείτε επίσης να ορίσετε χρονικά πλαίσια μαζί με κάθε βήμα έκτακτης ανάγκης. Για παράδειγμα, η απόδοση της ασφάλισης για καταστροφές θα σας αγοράσει δύο μήνες και νέο απόθεμα. Εάν αυτό δεν είναι αρκετό, η αξιοποίηση των αποταμιεύσεων θα σας αγοράσει άλλους δύο μήνες. Αν αυτό αποτύχει, η περικοπή συγκεκριμένων εξόδων θα σας αγοράσει άλλους δύο μήνες. Η επιχείρησή σας βρίσκεται σε λειτουργία επιβίωσης, και κάθε δεκάρα μετράει για μεγαλύτερο χρόνο αποκατάστασης.

Χρηματοδότηση έκτακτης ανάγκης και ασφάλιση

Μπορείτε να πάρετε μπροστά από την καμπύλη για τη χρηματοδότηση έκτακτης ανάγκης και ασφαλιστήρια συμβόλαια για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Είναι καλό να έχουμε μια προπληρωμένη πιστωτική γραμμή έκτακτης ανάγκης ή ένα λογαριασμό ταμιευτηρίου που βρίσκεται μακριά από μια βροχερή μέρα. Αυτό εξοικονομεί έναν τόνο χρόνου και πονοκεφάλους αν τα πράγματα πάνε νότια. Μπορείτε να εκμεταλλευτείτε αμέσως αυτά τα χρήματα για να ξανακάνετε τα πράγματα ή για να παραμείνετε στη ζωή μέχρι να περάσει η καταιγίδα. Μια καλή μέθοδος για την οικοδόμηση της εξοικονόμησης έκτακτης ανάγκης σας είναι μέσω ενός απλού φόρου. Αφήστε κατά μέρος ένα μικρό ποσοστό των μηνιαίων εσόδων και παρακολουθήστε το ταμείο σας μεγαλώνει. Όταν υπάρχει έκτακτη ανάγκη, μπορείτε να στηρίξετε το ταμείο για να παραμείνει λειτουργικό και διαλυτό. Εάν το έλλειμμα είναι σε ολόκληρο τον κλάδο, πολλοί από τους ανταγωνιστές σας χωρίς σχέδια έκτακτης ανάγκης θα κλείσουν τις πόρτες τους. Οι υπόλοιπες επιχειρήσεις είναι όλο και ισχυρότερες μετά την επιβίωσή τους και μπορούν να συλλάβουν μεγαλύτερο μερίδιο της αναδυόμενης αγοράς.

Η ασφάλιση κατά των φυσικών καταστροφών και οτιδήποτε εκτός του ελέγχου σας είναι επίσης ένας μεγάλος πόρος. Σχεδιάστε τα σχέδια ασφάλισης με προσοχή στα σχέδια που έχουν δικαίωμα αποζημίωσης για περιουσιακά στοιχεία που έχουν χαθεί σε φυσικές καταστροφές και σε κάθε περίπτωση χειρότερης περίπτωσης. Είναι συνηθισμένο να εξοικονομήσετε λίγα δολάρια για το μηνιαίο ασφάλιστρο, αγνοώντας πρόσθετα προστατευτικά - αλλά αυτές οι μικρές λεπτομέρειες και οι επιπλέον πληρωμές είναι εκείνες που θα σώσει την επιχείρησή σας. Συνεργάστηκε στενά με τον αντιπρόσωπό σας και χρησιμοποιήστε έναν πληρεξούσιο, εάν είναι δυνατόν, για να μεγιστοποιήσετε το δυναμικό πληρωμής και το ποσό πληρωμής για τη διατήρηση της πολιτικής.

Σχέδια μικρών επιχειρήσεων

Η οικοδόμηση ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης για μια μικρή επιχείρηση είναι απλή, επειδή η επιχείρηση έχει λιγότερους υπαλλήλους και κινούμενα μέρη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι θέμα της περικοπής των επιχειρηματικών εξόδων και της εξόδου από την πτώση με λογαριασμό αποταμίευσης. Η μικρή επιχείρηση έχει το πλεονέκτημα ότι είναι ευκίνητος και ανταποκρίνεται στις ταχείες αλλαγές στην αγορά. Μια μικρή επιχείρηση, ωστόσο, έχει το μειονέκτημα ότι τυπικά κατέχει λιγότερα περιουσιακά στοιχεία και εξαρτάται περισσότερο από αυτά τα περιουσιακά στοιχεία για τα ημερήσια έσοδα. Στην περίπτωση αυτή, το σχέδιο έκτακτης ανάγκης θα πρέπει να βασίζεται στην προστασία αυτών των περιουσιακών στοιχείων και οτιδήποτε απαιτείται για την οδήγηση εισοδήματος.

Για παράδειγμα, ένας εργολάβος εξωραϊσμού πρέπει να αποφύγει να πωλεί τον εξοπλισμό του με κάθε κόστος. Αν διαθέτετε δύο εκσκαφείς, ίσως χρειαστεί να πουλήσετε ένα σε περίπτωση χειρότερης περίπτωσης, αλλά η πώληση και των δύο εκσκαφέων είναι το ίδιο με την έξοδο από την επιχείρηση, εκτός εάν έχετε πρόσβαση στον εξοπλισμό με άλλο τρόπο. Η κατοχή των περιουσιακών στοιχείων εντελώς βοηθά όταν είναι δυνατό. Εργάζεστε για να αποκτήσετε τα πιο βασικά και απαραίτητα περιουσιακά στοιχεία σας, όταν τα έσοδα είναι στο αποκορύφωμα, σημαίνει ότι δεν καταδιώκονται πληρωμές για να παραμείνουν στη ζωή κατά τη διάρκεια μιας σύγκρουσης.

Επιχειρήσεις μεσαίου μεγέθους και επιχειρήσεων

Υπάρχουν περισσότεροι υπάλληλοι και κινούμενα μέρη σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις με διαφορετικούς ρόλους εργασίας και πολλαπλά τμήματα. Το σχέδιο έκτακτης ανάγκης σας θα πρέπει να εξετάσει πρώτα τα λιγότερο σημαντικά τμήματα και τα περιουσιακά στοιχεία πρώτα για περικοπές. Μια μεγαλύτερη επιχείρηση απαιτεί λεπτομερή λογιστική και μια στρατηγική μεγάλη εικόνα για την αντιμετώπιση κακών καταστάσεων. Ποια πτυχή της επιχείρησης έχει τα καλύτερα έσοδα και τη χαμηλότερη γενική δομή; Ενώ οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις έχουν περισσότερες περιοχές για περικοπή και περισσότερα κομμάτια για να κυκλοφορούν, αυτό μπορεί επίσης να τους χαλιναγωγήσει σε ύφεση ή έκτακτη ανάγκη. Η δυνατότητα γρήγορης έγκρισης του σχεδίου έκτακτης ανάγκης μπορεί να προκαλέσει ή να σπάσει την επιχείρηση. Η σπατάλη του κρίσιμου χρόνου, ενώ τα έσοδα στρέφουν προς τα κάτω μπορούν να ωθήσουν την επιχείρηση στην άκρη σε ένα σημείο όπου είναι απλά πολύ αργά για να ανακάμψει.

Πώς να οργανώσετε και να εφαρμόσετε το Σχέδιο

Έχοντας το σχέδιο έκτακτης ανάγκης σας σε χαρτί είναι μεγάλο, αλλά πρέπει να αναθέσετε ρόλους και να εφαρμόσετε το σχέδιο. Όταν δημιουργείτε το σχέδιο, το κάνετε με μια μικρή ομάδα υψηλού επιπέδου ή με τους περισσότερους αξιόπιστους υπαλλήλους. Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης είναι υπεύθυνος για τον καθορισμό του χρόνου εφαρμογής του σχεδίου και τα άλλα μέλη της επιτροπής έχουν συγκεκριμένους ρόλους. Αναθέστε έναν ρόλο συντονιστή για τη διαχείριση των ενεργειών αφού το σχέδιο έχει πράσινο φως για να προχωρήσει. Ο συντονιστής θα ακολουθήσει τα ενεργητικά βήματα για να διασφαλίσει ότι το σχέδιο παρακολουθείται και εκτελείται σωστά. Αυτό το πρόσωπο είναι ουσιαστικά ο διαχειριστής του σχεδίου, και κρατούν τα πάντα κινούνται ενώ καλύπτουν τα βήματά τους νόμιμα. Στη συνέχεια προστίθεται ένας ελεγκτής για να ελέγξει εκ των υστέρων την κατάσταση έκτακτης ανάγκης και να αναζητήσει αδύναμα σημεία. Η εύρεση αδυναμιών και η αναθεώρηση του σχεδίου μπορεί να είναι απαραίτητη, διότι τίποτα δεν είναι στατικό στην επιχείρηση. Τέλος, πρέπει να επιφορτιστεί με ένα δύσκολο επικοινωνιακό ρόλο. Αυτό είναι το πρόσωπο που επικοινωνεί τις νέες διαδικασίες και την οργάνωση των επιχειρήσεων με το προσωπικό και τον έξω κόσμο. Αυτό μπορεί να σημαίνει επιβολή απολύσεων και δικαιολόγηση κάθε δράσης σε έναν ρόλο που αντιμετωπίζει το κοινό.

Ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης δεν είναι μια ακριβής τέχνη και σε πολλές περιπτώσεις καταλήγει πραγματικά στην ανάλυση των αριθμών και στην προσπάθεια επίτευξης θετικού αποτελέσματος. Η διατήρηση σαφών στόχων και η τήρηση του γενικού σχεδίου κατά την αναθεώρηση και τον έλεγχο κατά μήκος της πορείας είναι μια σταθερή προσέγγιση. Η ικανότητα προσαρμογής, εντοπίζοντας νέες ευκαιρίες και μετατρέποντας μια προβληματική επιχείρηση γύρω, δεν είναι εύκολη υπόθεση και απαιτεί δύσκολες διαδικασίες λήψης αποφάσεων.

Θετικά και Surplus Σχέδια Έκτακτης Ανάγκης

Οι καταστάσεις έκτακτης ανάγκης απαιτούν προετοιμασία για το απροσδόκητο, χειρότερο σενάριο, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις απαιτείται ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για θετική ανάπτυξη. Μια επιχείρηση μπορεί να αγωνιστεί όταν η ανάπτυξη συμβαίνει γρήγορα και δεν μπορεί να κλιμακωθεί σωστά. Είναι μια περίεργη γραμμή σκέψης, αλλά αυξάνεται πολύ γρήγορα μπορεί πραγματικά να παραλύσει μια επιχείρηση που είναι απροετοίμαστη. Θεσπίζεται ένα θετικό σχέδιο έκτακτης ανάγκης για τη διαχείριση της ανάπτυξης με ταυτόχρονη κλιμάκωση με βιώσιμο και αποτελεσματικό τρόπο. Μια σημαντική πτυχή αυτής της διαδικασίας είναι η διατήρηση ενός εξωτερικού συνόλου συμβούλων που διατίθενται για να αξιοποιήσουν τις συμβουλές και τους πόρους σε ένα βέλτιστο σενάριο. Αυτό το θετικό σχέδιο συνεργάζεται επίσης με το αρνητικό σας σχέδιο έκτακτης ανάγκης, επειδή τα νέα τμήματα και οι διαδικασίες διαχείρισης της ανάπτυξης λειτουργούν αντίστροφα όταν αποτυγχάνουν τα πράγματα. Καθώς προσθέτετε στην επιχείρηση και μεγαλώνετε, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στο ποια κινούμενα μέρη είναι τα πιο παραγωγικά και απαραίτητα και που μπορούν να χτυπήσουν ή να κόψουν, αν χρειαστεί. Δεν είναι μια εύκολη διαδικασία, αλλά κάνοντας αυτές τις παρατηρήσεις κατά τη διάρκεια της φάσης ανάπτυξης είναι μια χρήσιμη και παραγωγική πρακτική.