Ποιος είναι ο νόμος για την αποστολή των δηλώσεων W-2;

Όταν η φορολογική περίοδος κυλά γύρω από κάθε χρόνο, οι δεσμεύσεις των εγγράφων που μια επιχείρηση πρέπει να οργανώσει και να καταθέσει με το IRS μπορεί να φαίνεται συντριπτική. Ανεξάρτητα από το πόσο πλημμυρισμένο και απασχολημένο είναι μια επιχείρηση, όμως, όλες οι δηλώσεις που κατατίθενται στο IRS πρέπει να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερες για να αποφεύγονται οι έλεγχοι ή οι νομικές ενέργειες της ομοσπονδιακής κυβέρνησης. Για επιχειρήσεις με εργαζόμενους, ένα σημαντικό έγγραφο που πρέπει να συμπληρώνεται κάθε χρόνο είναι η δήλωση W-2.

Ο νόμος και ο W-2

Το Έντυπο W-2 αναφέρει τους φορολογούμενους μισθούς που καταβάλλονται σε έναν εργαζόμενο κατά τη διάρκεια μιας περιόδου ενός έτους, καθώς και τους φόρους απασχόλησης που παρακρατούνται από τους μισθούς για το συγκεκριμένο έτος. Ομοσπονδιακός νόμος απαιτεί από όλους τους εργοδότες να στέλνουν στους υπαλλήλους W-2 δηλώσεις ανεξάρτητα από το πόσο χαμηλά είναι τα κέρδη ή οι μισθοί. Αυτές οι δηλώσεις W-2 μπορούν να αποσταλούν είτε σε έντυπη είτε σε ψηφιακή μορφή και πρέπει να παραληφθούν από τους υπαλλήλους το αργότερο στις 31 Ιανουαρίου του επόμενου έτους. Οι εργοδότες πρέπει επίσης να καταθέσουν αντίγραφο των εργαζομένων W-2s στο IRS.

Προειδοποίηση

• Η μη έγκαιρη αποστολή των εντύπων W-2 μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικά πρόστιμα για την επιχείρησή σας. Από το 2018, μπορείτε να επιβληθείτε πρόστιμο μεταξύ $ 50 και $ 260 ανά φόρμα, ανάλογα με το πόσο αργά είναι η αλληλογραφία σας. Για τις μικρές επιχειρήσεις, η μέγιστη χρηματική ποινή ενός φορολογικού έτους μπορεί να κυμανθεί μεταξύ $ 187.500 και $ 1.072.500.

Λείπει ή λάθος W-2s

Μερικές φορές, οι φόρμες W-2 μπορεί να είναι εσφαλμένες ή να λείπουν από την αλληλογραφία. Εάν παρουσιαστούν αυτές οι καταστάσεις, οι υπάλληλοι θα επικοινωνήσουν πιθανώς με την υπηρεσία μισθοδοσίας ή με το ανθρώπινο δυναμικό για να ζητήσουν διορθώσεις ή αντίγραφο του εντύπου. Το προσωπικό σας θα πρέπει να είναι προετοιμασμένο να ανταποκριθεί σε αυτές τις αιτήσεις έγκαιρα, ιδιαίτερα καθώς η φορολογική περίοδος καταρρέει και πλησιάζει η προθεσμία υποβολής.

Υποκατάστατο για λείπουν W-2s

Για να αντικαταστήσει τις λείπει W-2 φόρμες, το IRS θα προετοιμάσει και θα στείλει έναν υπάλληλο ένα Έντυπο 4852. Σύμφωνα με το IRS, αυτό το έντυπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί αντί W-2, αν ο υπάλληλος δεν έχει ακόμη λάβει το W-2 πριν από την προθεσμία υποβολής. Η χρήση του εντύπου 4852 ενδέχεται να καθυστερήσει την επιστροφή φόρου, αν και, επειδή το IRS θα πρέπει να επαληθεύσει τις πληροφορίες σχετικά με τη φόρμα. Εάν ένας υπάλληλος αρχειοθετήσει το έντυπο 4852 και αργότερα λάβει την διορθωμένη ή ελλείπουσα W-2 και συνειδητοποιήσει ότι ορισμένες πληροφορίες σχετικά με το 4852 ήταν ανακριβείς, μπορεί να καταθέσει το έντυπο 1040X στο IRS. Το Έντυπο 1040Χ είναι τροποποιημένη επιστροφή φόρου εισοδήματος.

Άλλα Θέματα Φόρουμ

Οι εργοδότες υποχρεούνται νομικά να φυλάσσουν τα έντυπα W-2 στο αρχείο για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια. Οι εργοδότες υποχρεούνται επίσης νομικά να συμπληρώσουν ένα έντυπο αναγνώρισης αριθμού απασχόλησης (EIN). Τα συμπληρωμένα έντυπα EIN θα παρέχουν στους εργοδότες ατομικά αναγνωριστικά φορολογικά πιστοποιητικά για κάθε εργαζόμενο. Αυτά τα φορολογικά αναγνωριστικά στοιχεία απαιτούνται κατά την αναφορά των μισθών των εργαζομένων και των φορολογικών παρακρατήσεων. Για να λάβετε μια φόρμα EIN, επικοινωνήστε με το IRS στο 1-800-829-4933.