Ποιο είναι το σημαντικότερο στοιχείο μιας ανάλυσης αναγκών;
Μια ανάλυση αναγκών ή εκτίμηση αναγκών μπορεί να πραγματοποιηθεί με περισσότερους από έναν τρόπους, αλλά όλοι αυτοί οι τρόποι μοιράζονται ένα κοινό σημείο: Οι οργανισμοί διεξάγουν μια ανάλυση αναγκών για να καθορίσουν τον καλύτερο τρόπο χρήσης περιορισμένων πόρων, ώστε να βελτιώσουν τις διαδικασίες χωρίς να χάσουν χρήματα ή χρόνος. Το πιο σημαντικό στοιχείο μιας ανάλυσης αναγκών είναι να αποφασίσει ποιες ανάγκες πρέπει να έχουν την ύψιστη προτεραιότητα.
Η ανάλυση αναγκών
Ένα από τα απλούστερα πλαίσια για μια ανάλυση αναγκών είναι η τριμερής αξιολόγηση συνολικών αναγκών που χρησιμοποιείται από το Υπουργείο Παιδείας των Ηνωμένων Πολιτειών. Αυτή η μέθοδος ορίζει μια "ανάγκη" ως τη διαφορά μεταξύ του τρόπου που είναι τα πράγματα και του τρόπου με τον οποίο πρέπει να είναι. Το πρώτο στάδιο της διαδικασίας είναι να προσδιοριστούν τα γεγονότα σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση και να εντοπιστούν τομείς για ενδεχόμενη βελτίωση. Το δεύτερο στάδιο είναι ο προσδιορισμός των αναγκών με τη συλλογή πληροφοριών. Το τρίτο στάδιο είναι να καθορίσουμε τις ανάγκες και να κάνουμε ένα σχέδιο για την αντιμετώπισή τους. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση θα μπορούσε να καταλήξει στο συμπέρασμα ότι οι παραδόσεις αυτή τη στιγμή διαρκούν πέντε ημέρες κατά μέσο όρο - έναν ρυθμό που ίσως δεν είναι ανταγωνιστικός. Εάν η έρευνα δείχνει ότι οι ανταγωνιστές έχουν κατά μέσο όρο τις παραδόσεις τριών ημερών, αυτή είναι η διαφορά μεταξύ του τρόπου που είναι τα πράγματα και του τρόπου που πρέπει να είναι. Η εταιρεία πρέπει να μειώσει τους χρόνους παράδοσης κατά τουλάχιστον δύο ημέρες για να παραμείνει ανταγωνιστική.
Πολλαπλές ανάγκες
Μια ανάλυση αναγκών σπάνια θα αποκαλύψει μόνο μία ανάγκη. Στον πραγματικό κόσμο, πολλοί ενδιαφερόμενοι έχουν πολλαπλές ανάγκες. Ορισμένες από αυτές τις ανάγκες θα εκτιμηθούν περισσότερο από άλλες. Για παράδειγμα, μια μη κερδοσκοπική οργάνωση που επιδιώκει να μειώσει τα ποσοστά κατανάλωσης ανήλικων μπορεί να συμβουλευθεί τους νέους για να μάθουν ποιες είναι οι ανάγκες τους, αλλά ο οργανισμός είναι απίθανο να αξιολογήσει την ανάγκη ανθρώπων σε αυτό το δημογραφικό για κοινωνικοποίηση και ψυχαγωγία οπουδήποτε, να μειώσουν τους θανάτους που οδηγούν σε μεθυσμένους λόγους. Μια επιχείρηση με πολλαπλά τμήματα και έργα μπορεί να διαπιστώσει ότι κάθε ομάδα στην οργάνωση έχει τις δικές της ανάγκες και προτεραιότητες. Θα είναι συχνά αδύνατο να καλύπτονται εξίσου όλες οι ανάγκες, οπότε η ανάλυση των αναγκών πρέπει να προσδιορίζει ποιες ανάγκες έχουν την υψηλότερη προτεραιότητα όταν δεν είναι άμεσα προφανείς.
Συνέπεια και κρισιμότητα
Ο πρωταρχικός παράγοντας που καθορίζει την προτεραιότητα μιας ανάγκης είναι το πόσο κρίσιμες θα είναι οι συνέπειες εάν δεν τηρηθεί η ανάγκη. Εάν μια εταιρεία προσπαθεί να μειώσει τις προθεσμίες παράδοσης κατά δύο ημέρες για να παραμείνει ανταγωνιστική, η συνέπεια της αποτυχίας αυτής θα μπορούσε να είναι η απώλεια όλων των πελατών σε πιο αποτελεσματικούς ανταγωνιστές. Μία κλίμακα από ένα έως πέντε, χάνοντας όλους τους πελάτες θα βαθμολογούνταν ασφαλώς πέντε. Αν ο διαχειριστής του ναυτιλιακού τμήματος προτιμηθεί να εγκαταλείψει παρά να αλλάξει τις διαδικασίες που γνωρίζει, τότε η απώλεια ενός έμπειρου διαχειριστή ναυτιλίας είναι επίσης συνέπεια. Ωστόσο, σε σύγκριση με την απώλεια όλων των πελατών, η συνέπεια αυτή θα μπορούσε να αποτιμήσει μόνο δύο στους πέντε. Η βελτίωση των χρόνων αποστολής είναι η ανάγκη υψηλότερης προτεραιότητας.
Δυσκολία διόρθωσης
Ο τελικός καθοριστικός παράγοντας για το τι χρειάζεται να έχει η υψηλότερη προτεραιότητα είναι το πόσο δύσκολο θα ήταν να διορθωθεί το πρόβλημα. Εάν δύο ανάγκες τρία από τα πέντε, αλλά μία μπορεί να αντιμετωπιστεί με μια απλή αλλαγή της διαδικασίας ενώ η άλλη μπορεί να αντιμετωπιστεί μόνο με την αγορά ενός ακριβού νέου εξοπλισμού, η ανάγκη που μπορεί να αντιμετωπιστεί γρήγορα και εύκολα έχει την υψηλότερη προτεραιότητα. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο μια ανάλυση αναγκών, μηδενίστε το τι είναι πιο κρίσιμο και διορθώστε τι μπορεί να καθοριστεί πιο εύκολα προτού προσπαθήσετε να αντιμετωπίσετε κάτι πιο δύσκολο.