5 βήματα στη διαδικασία επικοινωνίας στο χώρο εργασίας
Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, πιθανότατα θα περάσετε το καλύτερο μέρος της επικοινωνίας κάθε μέρα - επικοινωνώντας με τους υπαλλήλους, τους πελάτες, τους πιθανούς πελάτες σας, τους πωλητές, καθώς και ποιος-γνωρίζει-ποιος-άλλος. Έτσι, φαίνεται σαν μια έξυπνη ιδέα να ανανεώσετε τη μνήμη σας για τα πέντε βήματα της διαδικασίας επικοινωνίας, ώστε να μπορείτε να ακονίσετε τις ικανότητές σας. Ο ηλεκτρολόγος Claude Elwood Shannon δημοσίευσε το γνωστό ως "η μητέρα" όλων των μοντέλων επικοινωνίας σε ένα περιοδικό μαθηματικών το 1948. Οι ιδέες του ζουν σε συνδυασμό με μερικές σύγχρονες προκλήσεις που οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων αντιμετωπίζουν συχνά στο χώρο εργασίας.
Δημιουργήστε μια ιδέα
Για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η διατύπωση μιας ιδέας για ένα μήνυμα είναι το πιο εύκολο βήμα στη διαδικασία των πέντε βημάτων, επειδή υπάρχει μια ώθηση. Το μήνυμα συχνά εμπίπτει στην κατηγορία των «καλών ειδήσεων» (« σας δίνω μια προσφορά! ») Ή στην κατηγορία που δεν είναι τόσο καλή (" Αυτός ο πελάτης που σας κακομεταχειρίστηκε υπέβαλε άλλο παράπονο .")
Πρόκληση για τον ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης: Μόλις αξιοποιήσετε την προσοχή κάποιου, μπορεί να είναι δελεαστικό να φέρετε και άλλα θέματα στο τραπέζι. Μην διακινδυνεύετε όμως να αραιώνετε ή να συγχέετε το μήνυμά σας. να κολλήσετε με ένα θέμα και να διατηρήσετε την εστίαση μόνο σε αυτό.
Κωδικοποιήστε και αναπτύξτε το μήνυμα
"Κωδικοποίηση" είναι ένας άλλος τρόπος να πούμε ότι η μετατροπή ή η μετάφραση μιας ιδέας σε ένα μήνυμα. Εάν έχετε σκεφτεί ποτέ, "ξέρω τι θέλω να πω? Απλά δεν ξέρω πώς να το πω ", τότε ίσως είστε κολλημένοι στο βήμα κωδικοποίησης. Μπορεί να είναι πιο δύσκολο από ό, τι πιστεύουν πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων.
Πρόκληση για τον ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης: Πάρτε το χρόνο σας με αυτό το σημαντικό βήμα και, όπως συνηθίζουν συχνά οι συγγραφείς, "μιλάτε" το δρόμο σας μέσα από ακατέργαστα μπαλώματα. Επιλέξτε τις λέξεις σας προσεκτικά, επιλέγοντας σαφείς, άμεσες λέξεις και όρους. Eschew ρητορικές ερωτήσεις, οι οποίες μπορεί να συγχέουν τον παραλήπτη του μηνύματός σας.
Μήνυμα ταξιδεύει πάνω από ένα μέσο
Πρώτα, πρέπει να αποφασίσετε ποιο μέσο είναι το κατάλληλο για το μήνυμά σας προτού το στείλετε. Η περισσότερη επικοινωνία εμφανίζεται σε οπτικά ή ακουστικά μέσα. Θεωρήστε μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο ως συνδυασμός των δύο, που μπορεί να είναι ιδανική για τους σκοπούς σας, αφού μπορείτε να ενισχύσετε τα λόγια σας με μη λεκτικά.
Πρόκληση για τον ιδιοκτήτη επιχείρησης: Εξετάστε το περιβάλλον στο οποίο βρίσκεται το μέσο. Θα μπορούσε να παρεμποδίσει την ακριβή αποκωδικοποίηση του μηνύματός σας. Εάν, για παράδειγμα, ένα περιβάλλον είναι υπερβολικά ζεστό, θορυβώδες ή αλλιώς αποστασιοποιητικό, επανεξετάστε την επιλογή σας.
Ο παραλήπτης λαμβάνει και αποκωδικοποιεί το μήνυμα
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι αυτό μπορεί να είναι το πιο επισφαλές βήμα στη διαδικασία επικοινωνίας. Και αν επιλέγετε μια προσωπική συνάντηση με έναν υπάλληλο ή έναν πελάτη, είναι πιθανό να συνειδητοποιήσετε αυτό το γεγονός το δεύτερο που βλέπετε ένα βλέμμα σύγχυσης να ξεπλένετε πάνω από το πρόσωπο του παραλήπτη.
Πρόκληση για τον ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης: Θυμηθείτε να τοποθετήσετε την εστίαση από πού ανήκει: στην ερμηνεία του μηνύματός σας από τον παραλήπτη . (Με απλά λόγια, είχατε τη σειρά σας, τώρα είναι του.) Μπορεί να κάνει ερωτήσεις καθώς προσπαθεί να ερμηνεύσει, να αναλύσει και να καταλάβει το μήνυμα, αλλά όχι πάντα. Τον δώστε λίγο χρόνο για να το κάνετε.
Ανατροφοδότηση από τον παραλήπτη ολοκληρώνει τη διαδικασία
Η ανατροφοδότηση είναι ζωτικής σημασίας για τη διαδικασία επικοινωνίας σε πέντε βήματα, διότι συμβάλλει στη διασφάλιση σωστής κατανόησης ενός μηνύματος. Σε συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο, η ανάδραση μπορεί να γίνει αμέσως, κάτι που προσφέρει ένα πλεονέκτημα. Μια γραπτή επικοινωνία και απάντηση (όπως σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) μπορεί να προτιμηθεί από ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων που επικαλούνται την πίεση του χρόνου. Αλλά μεταξύ των δυνατοτήτων για καθυστερήσεις και παρεξηγημένες λέξεις και έμφαση, μπορεί να υποτιμήσει τις καλύτερες προθέσεις ενός ιδιοκτήτη επιχείρησης.
Πρόκληση για τον ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης: Ακόμα κι αν ο παραλήπτης σας κλίνει σε συμφωνία - πάντα καλό σημάδι - πάρτε το επιπλέον βήμα να του ζητήσετε να το επαναδιατυπώσει προς όφελός σας. Αυτή είναι μια ενεργή ικανότητα ακρόασης, η οποία προσφέρεται, επειδή μπορεί να μετριάσει τις αναλύσεις της επικοινωνίας. Δεν ήταν κατασκευασμένο από τον Claude Elwood Shannon, αλλά είναι πιθανό ότι θα είχε εγκρίνει το απλό στυλ του. Ήξερε, όπως και ο καθένας, πόσα εμπόδια μπορούν να παρεμβαίνουν στην «απλή» αμφίδρομη δραστηριότητα της επικοινωνίας.