Διαδικασίες λογιστικής και εσωτερικού ελέγχου
Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συνήθως ξοδεύουν άφθονα ποσά χρόνου λειτουργίας επιχειρηματικών λειτουργιών και διαδικασιών. Η λογιστική είναι μια σημαντική επιχειρηματική λειτουργία στις μικρές επιχειρήσεις. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χρησιμοποιούν τη λογιστική για να καταγράφουν και να αναφέρουν διάφορα κομμάτια των οικονομικών πληροφοριών της εταιρείας τους. Οι λογιστικές διαδικασίες αντιπροσωπεύουν τις συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές που ακολουθούν οι ιδιοκτήτες και οι εργαζόμενοι κατά την κατάρτιση των λογιστικών πληροφοριών Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι μια άλλη σημαντική λειτουργία μικρών επιχειρήσεων. Οι εσωτερικοί έλεγχοι δημιουργούν διασφαλίσεις για την προστασία των επιχειρηματικών ή χρηματοοικονομικών πληροφοριών και των επιχειρησιακών επιδόσεων της εταιρείας.
Λογιστική ροή εργασιών
Η ροή εργασιών λογιστικής είναι μια διαδικασία που καθορίζει τον τρόπο ροής των πληροφοριών ή των εγγράφων μέσω των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης. Αυτή η διαδικασία μπορεί να μην είναι τόσο σημαντική για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που ολοκληρώνουν όλες τις λογιστικές λειτουργίες. Ωστόσο, οι μεγαλύτερες επιχειρηματικές οργανώσεις χρησιμοποιούν λογιστικές διαδικασίες για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι χειρίζονται όλες τις οικονομικές πληροφορίες με συνεπή τρόπο. Η ροή εργασιών λογιστικής παρέχει οδηγίες για τη συλλογή εσωτερικών και εξωτερικών εγγράφων, την εισαγωγή πληροφοριών στο λογιστικό βιβλίο της εταιρείας και την κατάθεση σύμφωνα με τις τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας.
Πάγιο ενεργητικό
Οι λογιστικές διαδικασίες των πάγιων στοιχείων ενεργητικού είναι σημαντικές διαδικασίες στη λογιστική των μικρών επιχειρήσεων. Τα πάγια αντιπροσωπεύουν εγκαταστάσεις, εξοπλισμό, οχήματα ή άλλα σημαντικά αντικείμενα που ανήκουν στην εταιρεία. Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία χρησιμοποιούνται συνήθως για τη δημιουργία αγαθών και υπηρεσιών που πωλούνται στους καταναλωτές. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δημιουργούν λογιστικές διαδικασίες σχετικά με την απόκτηση και την απόσβεση παγίων περιουσιακών στοιχείων. Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις καταγράφουν πάγια περιουσιακά στοιχεία με την ιστορική τους αξία και το γενικό βιβλίο της εταιρείας. Καθώς το περιουσιακό στοιχείο χρησιμοποιείται στις επιχειρηματικές δραστηριότητες, ένα ποσό απόσβεσης καταχωρείται ως έξοδο κάθε μήνα για να αντιπροσωπεύει το ποσό της χρήσης του ενεργητικού.
Μικρό ταμείο
Οι μικρές διαδικασίες ρευστότητας αντιπροσωπεύουν τη χρήση μετρητών για μικρές αγορές. Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συχνά δημιουργούν διαδικασίες και πολιτικές για μικρά μετρητά για να περιορίσουν τις δαπάνες εκτός ελέγχου. Οι μικρές διαδικασίες ρευστών διαθεσίμων περιλαμβάνουν τον καθορισμό ενός σταθερού μικρού ποσού μετρητών για κάθε μήνα, που απαιτεί έγκριση πριν από τη δαπάνη μετρητών και τη συμφιλίωση των μικρών μετρητών τουλάχιστον μία φορά το μήνα. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χρησιμοποιούν αυτές τις διαδικασίες για να τηρούν ακριβή καταγραφή των μικρών χρηματικών δαπανών.
Πρόληψη της απάτης
Οι εσωτερικοί έλεγχοι παρέχουν συγκεκριμένες οδηγίες για την απαγόρευση της συμπεριφοράς ορισμένων εργαζομένων στην εταιρεία. Η πρόληψη της απάτης είναι η κύρια αιτία για τους εσωτερικούς ελέγχους. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χρησιμοποιούν εσωτερικούς ελέγχους για να εξασφαλίσουν ότι ένας υπάλληλος δεν ολοκληρώνει πάρα πολλές λογιστικές λειτουργίες. Οι εργαζόμενοι που πραγματοποιούν πολλαπλές λογιστικές λειτουργίες (όπως η κατάθεση καταθέσεων και η εναρμόνιση των τραπεζικών δηλώσεων) έχουν πολλές ευκαιρίες για χειραγώγηση των πληροφοριών, για απάτη ή για υπεξαίρεση χρημάτων από την εταιρεία.
Επαληθεύστε τα Λογιστικά Δεδομένα
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να χρησιμοποιήσουν εσωτερικούς ελέγχους για να επαληθεύσουν τα λογιστικά τους στοιχεία. Οι μικρές επιχειρήσεις με πολλούς λογιστικούς υπαλλήλους χρησιμοποιούν μια διαδικασία αναθεώρησης για να διασφαλίσουν ότι όλες οι πληροφορίες καταγράφονται με ακρίβεια. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, οι ελεγκτές ή οι διαχειριστές λογαριασμών ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για την έγκαιρη επανεξέταση της λογιστικής εργασίας των εργαζομένων, προκειμένου να επαληθεύσουν την ακρίβεια και την εγκυρότητα τους.
Λειτουργική απόδοση
Οι εσωτερικοί έλεγχοι μπορούν επίσης να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να μετρήσουν και να ελέγξουν τις επιχειρησιακές επιδόσεις Οι εσωτερικοί έλεγχοι απαιτούν από τους υπαλλήλους να ακολουθούν όλες τις τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν επίσης να μετρήσουν τις επιδόσεις των εργαζομένων με βάση τις τυποποιημένες οδηγίες εσωτερικού ελέγχου. Οι εσωτερικοί έλεγχοι επιβάλλουν πρότυπα ασφαλείας για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι δεν θα τραυματιστούν κατά την ολοκλήρωση των επιχειρηματικών λειτουργιών.