Λογιστικές Μέθοδοι & Μειονεκτήματα
Η λογιστική μέθοδος που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο θα παρακολουθείτε τα χρήματα που εισέρχονται στην εταιρεία (δηλαδή έσοδα) και τα χρήματα που βγαίνουν (έξοδα). Οι επιλογές σας είναι ταμειακή λογιστική ή λογιστική σε δεδουλευμένη βάση - αν και, ανάλογα με την επιχείρησή σας, μπορεί να μην έχετε καμία επιλογή. Και οι δύο μέθοδοι έχουν τα πλεονεκτήματά τους, αλλά και οι δύο έχουν πολύ πραγματικές μειονεκτήματα.
Λογιστική μετρητών
Η ταμειακή λογιστική είναι η απλούστερη από τις δύο. Όταν πραγματοποιείτε ταμειακή λογιστική, καταγράφετε έσοδα όταν λαμβάνετε μετρητά - και μόνο όταν λαμβάνετε μετρητά. Θα μπορούσατε να κάνετε μια δουλειά για κάποιον τον Μάιο, αλλά αν ο πελάτης δεν πληρώσει μέχρι τον Σεπτέμβριο, τότε δεν θα καταγράψετε τα έσοδα μέχρι τον Σεπτέμβριο. Ομοίως, καταγράφετε ένα έξοδο μόνο όταν πληρώνετε μετρητά. Αν αγοράσετε εμπορεύματα για το απόθεμά σας το Μάρτιο αλλά δεν τα πουλήσετε μέχρι τον Νοέμβριο, τα έξοδα αναφέρθηκαν τον Μάρτιο. Η λογιστική μετρητών είναι η πιο δημοφιλής μέθοδος μεταξύ των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων, δεδομένου ότι δεν απαιτεί καμία πραγματική λογιστική κατάρτιση και ταιριάζει σχεδόν με τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι χειρίζονται το δικό τους βιβλιάριο επιταγών.
Μειονεκτήματα σε μετρητά
Το μεγαλύτερο πρόβλημα με την ταμειακή λογιστική είναι ότι παράγει μια εικόνα των εσόδων και εξόδων που μπορεί να είναι ριζικά αντίθετη με την πραγματική επιχειρηματική σας δραστηριότητα. Φανταστείτε μια εταιρεία που κάνει πολλές εποχιακές επιχειρήσεις τον Νοέμβριο και τον Δεκέμβριο. Μια τέτοια εταιρεία μπορεί να αποθέσει στο απόθεμα (και να υποστεί έξοδα) στις αρχές του φθινοπώρου. Η πληρωμή σε μετρητά ενδέχεται να μην φτάσει μέχρι τις αργίες, τον Ιανουάριο. Επομένως, οι πραγματικοί πολυάριθμοι μήνες του έτους της επιχείρησης ενδέχεται να δείχνουν ελάχιστα τα έσοδα και τα έξοδα. Ένα άλλο μειονέκτημα για την ταμειακή λογιστική είναι ότι ο φορολογικός κώδικας δεν του επιτρέπει για οποιαδήποτε επιχείρηση που έχει συσταθεί ως εταιρεία, οποιαδήποτε επιχείρηση με περισσότερα από $ 5 εκατομμύρια ετησίως στις πωλήσεις ή οποιαδήποτε επιχείρηση που διατηρεί απογραφή και έχει περισσότερα από $ 1 εκατομμύριο ετησίως εμπορικός. Θα μπορούσατε κυριολεκτικά να "ξεπεράσετε" τη μέθοδο μετρητών.
Λογιστική σε δεδουλευμένη βάση
Η μέθοδος λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να αντικατοπτρίζει με μεγαλύτερη ακρίβεια την επιχειρηματική δραστηριότητα. Καταγράφετε έσοδα κάθε φορά που τα κερδίζετε, όχι όταν λαμβάνετε τα μετρητά. Κάνετε δουλειά τον Μάιο, καταγράψτε τα έσοδα τον Μάιο - ακόμα κι αν ο πελάτης δεν πληρώνει μέχρι τον Σεπτέμβριο. Εν τω μεταξύ, καταγράφετε τα έξοδα όταν τα υποφέρετε, όχι όταν πληρώνετε μετρητά. Και τα έξοδα ταιριάζουν με τα έσοδα που παράγουν. Εάν αγοράσετε εμπορεύματα για απογραφή τον Μάρτιο και δεν τα πουλήσετε μέχρι τον Νοέμβριο, τότε καταγράφετε το έξοδο το Νοέμβριο, ώστε να μπορείτε να τα ταιριάξετε με τα έσοδα από την πώληση.
Μειονεκτήματα δεδουλευμένων εσόδων
Σε σύγκριση με την ταμειακή λογιστική, η μέθοδος απόκτησης είναι πολύ περίπλοκη. Οι κανόνες σχετικά με την αναγνώριση εσόδων απαιτούν να διεκδικήσετε έσοδα που δεν έχετε δει και να αναφέρετε τα έξοδα που δεν έχετε πληρώσει ακόμη και υπάρχουν άλλοι κανόνες για τα χρήματα που λαμβάνετε προτού τα κερδίσετε και για τα προπληρωμένα έξοδα. Πρέπει να εκτιμήσετε και να αναφέρετε ως έξοδο το κόστος των επισφαλών απαιτήσεων πριν συμβεί ακόμη και πολλά άλλα πολλά που αντιβαίνουν στο cash-in, cash-out mind-set που πολλοί μικροί επιχειρηματίες έχουν συνηθίσει. Επιπλέον, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση μπορεί να παράγει μια εικόνα των εσόδων και εξόδων που διαφέρουν σημαντικά από την πραγματική ταμειακή σας ροή. Τα βιβλία σας μπορούν να παρουσιάσουν ένα χείμαρρο εσόδων χωρίς μετρητά για να το δείξουν (ή να πληρώσουν τους λογαριασμούς σας με).